Idealerweise verteilen Sie Ihre Chefaufgaben über alle zwölf Monate und tragen diese als „feste Termine“ direkt in Ihren Kalender ein. Bild: Haufe Online Redaktion

In vielen Unternehmen bestimmt das Tagesgeschäft auch die tägliche Aufgabenliste von Chefin oder Chef. Zu kurz kommen oft die eigentlichen „Chefaufgaben“: die Führung und Weiterentwicklung des Unternehmens. Daher empfiehlt sich eine „Chefaufgaben-Jahresplanung“.

In den meisten Unternehmen werden viele der wichtigen unternehmerischen Aufgaben, der Chefaufgaben, natürlich neben dem Tagesgeschäft auch erledigt. Das Problem ist genau dies: „neben dem Tagesgeschäft auch“.

Da die Chefaufgaben nicht täglich anfallen, sondern manche nur einmal im Jahr, gehen sie nicht so leicht von der Hand wie das Tagesgeschäft. Sie benötigen mehr Zeit für die Vorbereitung, für die Durchführung und eventuell auch für die Nachbereitung – vor allem die Ableitung weiterer Schlussfolgerungen und Aktivitäten. Wenn das nur neben dem Tagesgeschäft läuft, ist die Gefahr groß, dass Unternehmer die Chefaufgaben nicht umfassend bearbeiten – und manche womöglich übersehen und gar nicht bearbeiten.

Der Katalog der Chefaufgaben

Die meisten Chefaufgaben sind auch für die meisten Unternehmen wichtig:

  • Strategie weiter entwickeln
  • Themen der Digitalen Transformation bearbeiten
  • Ziele setzen und Planen
  • Plan-Ist-Vergleich durchführen
  • Kalkulationen aktualisieren, durchführen
  • Produkte und Dienstleistungen weiter entwickeln
  • Gespräche mit den Mitarbeitenden führen
  • Teamgespräche führen
  • Grundsatzgespräche mit den TOP-Kunden führen über die weitere Zusammenarbeit
  • Ebenso mit den TOP-Lieferanten
  • Kooperationen entwickeln und pflegen
  • Gespräche mit dem Steuerberater führen
  • Gespräche mit den Hausbanken führen
  • An Fortbildungen teilnehmen
  • In einer Erfahrungsaustauschgruppe mit arbeiten
  • Das Privatleben nicht vergessen

Die Liste der individuellen Chefaufgaben

Als Unternehmerin und Unternehmer stellen Sie sich am besten Ihre eigene Liste mit Ihren „Chefaufgaben für 2018“ zusammen. Die obige Liste kann Ihnen dazu als Grundlage dienen. Vermutlich fallen Ihnen mit Blick auf Ihr Unternehmen auch noch andere Themen ein.

Legen Sie Prioritäten fest:

  • Welche Chefaufgaben sind für Sie in diesem Jahr besonders wichtig? Hier kann schon eine Einteilung nach A, B und C eine Hilfe sein.
  • Wie viel Zeit werden Sie voraussichtlich benötigen, wollen Sie investieren?
  • Wann könnten Sie die einzelnen Chefaufgaben im Laufe des Jahres am besten bearbeiten? Welche Zwänge müssen Sie dabei beachten – zum Beispiel weil die Kreditverlängerung bei Ihrer Hausbank im Juni ansteht oder weil Sie von einem TOP-Kunden wissen, dass dieser im Herbst eine neue Produktlinie plant, oder weil ein wichtiger Mitarbeiter Unzufriedenheit signalisiert hat oder . . . Bedenken Sie dabei auch typische Saisonverläufe und Auslastungs- und Belastungs-Spitzen. Denn Chefaufgaben bearbeiten Sie am besten in „ruhigeren“ Zeiten.

Ihre Chefaufgaben-Liste könnte dann folgende fünf Spalten haben:

  • Chefaufgabe
  • Details zur Chefaufgabe
  • Wer muss ggf. mitwirken (z.B. Gesprächspartner oder Zuarbeiter)
  • Wie viel Zeit schätzen Sie dafür ein
  • Wann werden Sie Aufgabe durchführen

Wird Ihre Liste zu lang, dann überlegen Sie nochmals nach Prioritäten und verschieben ggf. „C-Aufgaben“ und in eine Reserveliste. Wichtig dabei: Sie dürfen diese C-Aufgaben nicht einfach streichen – vielleicht sind es im kommenden Jahr A-Aufgaben.

Die Jahresarbeitsplanung der Chefaufgaben

Idealerweise verteilen Sie Ihre Chefaufgaben über alle zwölf Monate und tragen diese als „feste Termine“ direkt in Ihren Kalender ein. Denn sonst ist die Gefahr groß, dass das Tagesgeschäft Sie doch wieder überrollt.

Wenn Ihnen dies als zu aufwändig oder wenig realistisch in Ihrem Arbeitsumfeld erscheint, gibt es einen alternativen Weg: Nehmen Sie sich fest vor, jede Woche eine Stunde für Ihre Chefaufgaben zu reservieren. Legen Sie diese Stunde in einen ohnehin schon störungsarmen Zeitraum und machen Sie diese Stunde komplett störungsfrei: kein Telefon, kein Smartphone, keine Mails, keine sonstigen Störungen! Sie werden feststellen: In dieser unterbrechungsfreien Stunde werden Sie richtig produktiv sein und Ihre Chefaufgabe erfolgreich bearbeiten.

Wenn Sie damit eine positive Erfahrung machen, dann erhöhen Sie eventuell auf zwei Stunden pro Woche. Vielleicht ist die eine Stunde aber auch schon ausreichend.

Und vergessen Sie nicht Ende des Jahres, Ihre Chefaufgaben-Liste für das kommende Jahr zusammen zu stellen. Arbeiten Sie so mehr „am Unternehmen“ als „im Unternehmen“.

Praxis-Tipp: Mit Chefaufgabenliste mehr Zufriedenheit und Erfolg

Legen Sie eine Liste Ihre unternehmerischen Chefaufgaben an und arbeiten Sie diese konsequent ab – Sie werden zufriedener und Ihr Unternehmen erfolgreicher sein.

Mehr zum Thema Unternehmensstrategie:

Unternehmensziele: Ziele für 2017 setzen und erreichen

Schlagworte zum Thema:  Unternehmenserfolg, Unternehmensstrategie, Unternehmensentwicklung

Aktuell
Meistgelesen