12.08.2014 | Top-Thema Personal: Demographischen Wandel im Rechnungswesen gestalten

Bedarf erkennen und Bedarf reduzieren durch Neuorganisation

Kapitel
Neu- und Reorganisation im Rechnungswesen
Bild: Haufe Online Redaktion

Damit in der Buchhaltung fehlendes qualifiziertes Personal nicht zu einer Überraschung wird, ist eine rechtzeitige Bestandsaufnahme notwendig. Außerdem kann man einen Mangel durch neue Organisationsmodelle in der Buchhaltung abfangen.

Bei einer Bestandsaufnahme wird festgestellt, welche Anforderungen an die Mitarbeiter gestellt werden. Die persönlichen Eigenschaften sind immer die gleichen:

  • Zuverlässigkeit,
  • Genauigkeit,
  • Verschwiegenheit und
  • die Fähigkeit zu logischem Denken

sind Grundvoraussetzung.

Aufgrund wachsender internationaler Verflechtungen werden Sprachkenntnisse immer wichtiger. Die notwendigen fachlichen Fähigkeiten sind individuell abhängig von der Struktur der Finanzabteilung. So wird z. B. der Abschluss nach HGB in fast allen Unternehmen notwendig sein, der nach IFRS nur in wenigen kleinen und mittleren Unternehmen.

Bedarf im Rechnungswesen reduzieren

Trotz der vielen Anstrengungen des Unternehmens wird es früher oder später einen Bedarf an zusätzlicher Expertise in der Buchhaltung geben. Um die dadurch entstehenden Kosten durch höhere Gehälter und der durch ungeeignete Mitarbeiter entstehenden Unsicherheit vorzubeugen, muss als wichtigste Maßnahme der Bedarf an Fachkräften in der Buchhaltung reduziert werden.

Externe einbinden

Eine Möglichkeit ist die Auslagerung von Aufgaben mit hohen Ansprüchen. Buchhaltung kann auch von externen Helfern oder Steuerberatern erledigt werden. Diese können die dort notwendigen Fachkräfte wesentlich effizienter einsetzen als das in kleinen Buchhaltungen geht.

Interne Aufteilung: Fachwissen und Hilfsarbeiten

Intern können die Aufgaben mit hohem Fachwissen auf eine oder wenige Stellen in der Buchhaltung konzentriert werden. Die übrigen Hilfsaufgaben können von weniger qualifizierten Mitarbeitern erledigt werden.

Praxis-Beispiel:  Zeiteinsparungen durch neue Arbeitsaufteilung

Um eine exakte Verbuchung zu gewährleisten, werden alle Buchungen der Finanzbuchhaltung, der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung von einem Mitarbeiter erledigt. Die Rechnungsprüfung, die Mahnungen und die Kassenabrechnung werden von einer Hilfskraft erledigt. Dadurch wird die Zahl der sehr gut ausgebildeten Buchhalter von zwei auf einen reduziert. Für die Hilfskraft können einfach ausgebildete Kaufleute eingesetzt werden.

Anforderungsreduktion durch Um- und Neuorganisation

Zudem können die Anforderungen reduziert werden, z. B. indem

  • monatliche Abschlüsse durch Quartalsabschlüsse ersetzt,
  • Auswertungen aus der Buchhaltung abgeschafft,
  • Mahnzyklen verlängert und
  • Zahlungshäufigkeiten verringert werden.

Das führt dazu, dass die Arbeiten in der Buchhaltung weniger werden. Das reduziert den Bedarf an Qualifikation. Ein Schritt in die richtige Richtung ist auch die vermehrte Nutzung der Informationsverarbeitung. So können die Kontoauszüge automatisch verbucht werden, die Vorbereitung und manuelle Erfassung entfällt zumindest teilweise. Ausgangsrechnungen können aus der Fakturierung übernommen werden, Eingangsrechnungen aus dem Einkauf und der Rechnungsprüfung heraus verbucht werden. Diese Möglichkeiten sind nicht neu. Unter dem Gesichtspunkt knapper personeller Ressourcen können sich die teuren IT-Erweiterungen als wirtschaftlich erweisen.

Praxis-Beispiel: Kundenanfragen in der Buchhaltung

Erhält die Buchhaltung viele Kundenanfragen zu offenen Posten, über Preise oder Zahlungsbedingungen, dann kann sich ein automatisiertes Antwortsystem bewähren. Eventuell kann die Einbindung der Informationen ins Internet viele Kunden erreichen und damit die Buchhaltung entlasten.

Der Bedarf an besonders qualifizierten Mitarbeitern für die Aufgaben im Rechnungswesen wird immer schwerer und teurer zu decken sein. Der Buchhaltungschef hat Möglichkeiten, bereits heute zu reagieren. Auch wenn das bedeutet, die Denkweise des Unternehmers über die Buchhaltung und die dort arbeitenden Menschen zu revidieren, ist die Vorbereitung notwendig.

Schlagworte zum Thema:  Organisation, Mitarbeiter, Buchhaltung, Rechnungswesen, Fachkräfte, Demografie

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