Geschenke an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde

Geschenke im Unternehmenskontext machen nicht nur Freude – gerade in Finanzbuchhaltung und Entgeltabrechnung. Kaum ein Mitarbeitender kennt die Vorschriften zur Dokumentation, von den Grenzen bei Betriebsausgabenabzug und Lohnsteuer ganz zu schweigen. Deswegen sind Geschenke auch ein Lieblingsobjekt jeder Betriebsprüfung.

Die lohnsteuerlichen Regelungen und Dokumentationspflichten zu Geschenken an Mitarbeitende und Geschäftsfreunde sind vielfältig. Nachfolgend werden die gängigsten Fragen zum Umgang mit Geschenken beantwortet. Sie sind ein Auszug aus dem Haufe Online-Seminar "Wie Geschenke auch in Fibu und Entgeltabrechnung für Freude sorgen".

Was sind Streuwerbeartikel und welche Voraussetzungen müssen sie erfüllen?

Das BMF definiert Streuwerbeartikel in seinem Schreiben vom 19. Mai 2015 (IV C 6 - S 2297-b/14/10001) folgendermaßen: "Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 Euro nicht übersteigen, sind bei der Anwendung des § 37b EStG als Streuwerbeartikel anzusehen". Bei der weiteren Vergabe von Geschenken in einem Wirtschaftsjahr an denselben Empfänger sind diese bei der 35-Euro-Grenze zu berücksichtigen.

Geschenke: Ist lediglich die Wertigkeit eines einzelnen Artikels zu beachten?

Grundsätzlich zählt bei Geschenken an Mitarbeitende oder Geschäftsfreunde die Wertigkeit des einzelnen Artikels. Wird allerdings eine Sachgesamtheit verschenkt (zum Beispiel Tasse mit Logo, Trinkschoko-Pulver als Füllung für die Tasse und ein Löffel), wird auf den Wert aller Artikel abgestellt.

Müssen Streuwerbeartikel mit Logos versehen sein?

Nein, Streuwerbeartikel müssen nicht immer mit dem Unternehmenslogo versehen sein. Wichtig ist die Absicht der Steigerung des Bekanntheitsgrades durch eine breite Streuung auf viele Empfänger. Ein gutes Beispiel: Ein Weinhändler vergibt an 100 Kunden eine Flasche Wein zum Test.

Muss ein Streuwerbeartikel im Lohnkonto des Mitarbeitenden berücksichtigt werden?

Wenn Sie einem Mitarbeitenden einen Streuwerbeartikel zukommen lassen, ist dies gemäß BMF-Schreiben vom 19. Mai 2015 (IV C 6 - S 2297-b/14/10001) kein Geschenk und damit auch nicht ausweispflichtig im Lohnkonto. Erst wenn die Grenze überschritten wird und ein steuerpflichtiges Geschenk überlassen wird, ist ein Ausweis im Lohnkonto notwendig.

Eine Aufzeichnungspflicht besteht dennoch: Es müssen Angaben zu Bezeichnung, Abgabetag, Abgabeort und Wert erfolgen (Erleichterungen sind möglich).

Müssen nicht in einem Wirtschaftsjahr übergebene Streuwerbeartikel bei der Inventur erfasst und als Bestand erfasst werden?

Nach den Regelungen des Handelsrechts sind grundsätzlich alle Warenbestände und Bestände an Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen im Rahmen der Inventur aufgenommen und werden in Inventar und Bilanz ausgewiesen. Hierzu zählen grundsätzlich auch Streuwerbeartikel. Diesem Ansatz folgt auch das Steuerrecht.

Wann ist die 35-Euro-Grenze als Netto und wann als Brutto anzusehen?

Beim vorsteuerabzugsberechtigten Zuwendenden gilt bei der 35-Euro-Grenze der Nettobetrag, sonst der Bruttobetrag. Beim Beschenkten ist es eine steuerpflichtige Einnahme, die der Individualbesteuerung zu unterwerfen ist, soweit der Zuwendende nicht die Pauschalbesteuerung nach § 37b EstG gewählt hat.

Ist der Beschenkte über die Steuerübernahme durch den Zuwendenden zu informieren?

Ja, der Zuwendende gibt die Information zur Steuerübernahme an den Beschenkten weiter.

Kann bei Geschenken an Geschäftsfreunde auf die Empfängerangabe verzichtet werden, wenn nach der Art des Gegenstandes auszuschließen ist, dass die 35-Euro-Grenze überschritten wird?

Erlässlich ist die Empfängerangabe lediglich bei Streuwerbeartikeln. Die 35-Euro-Grenze ist eine Jahresgrenze pro Empfänger. Diese lässt sich tatsächlich nur nachvollziehen, wenn die Empfängerangabe dokumentiert wird. 

Geschenke: Wann liegt ein persönlicher Anlass vor und welche Grenze muss beachtet werden?

Ein persönlicher Anlass liegt immer dann vor, wenn er nur den beschenkten Arbeitnehmer betrifft und nicht alle Arbeitnehmenden, zum Beispiel bei Geburtstagen, Geburt des Kindes, Eheschließung, Betriebsjubiläum und so weiter. Geschenke dürfen hier die Grenze von 60 Euro nicht überschreiten, um weiterhin die Steuerfreiheit als Aufmerksamkeit zu genießen. Mit Überschreitung der 60-Euro-Grenze liegt eine lohnsteuerpflichtige Zuwendung an den Arbeitnehmenden vor, welche in der Entgeltabrechnung zu versteuern ist, soweit der Arbeitgeber nicht vom Wahlrecht der Pauschalbesteuerung Gebrauch macht.

Müssen Porto- und Verpackungskosten mit in den Geschenkwert einberechnet werden?

Teils, teils. Die Geschenkverpackung ist in den Geschenkwert einzubeziehen. Die Versandkosten sind nur einzuberechnen, soweit diese für den Weg vom Hersteller / Schenker an den Beschenkten anfallen.

Geschenke: Mit welchem Wert werden eigene Produkte ausgewiesen?

Geschenke sollen die "Bereicherung" des Beschenkten abbilden, daher ist immer der UVP anzusetzen, auch bei Eigenprodukten. Anschaffungs- bzw. Herstellungskosten sind nicht zu berücksichtigen.

Tipp: Seminar-Aufzeichnung inkl. Produktschulung "Geschenkemanager"

Im kostenlosen Haufe Online-Seminar "Wie Geschenke auch in Fibu und Entgeltabrechnung für Freude sorgen" informieren wir Sie über die vielfältigen Steuerregelungen und Dokumentationspflichten. Zudem stellen wir Ihnen in einer Produktpräsentation die neue Lösung "Geschenkemanager" Schritt für Schritt vor.

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Schlagworte zum Thema:  Geschenk, Sachzuwendung, Sachbezug