18.02.2014 | Top-Thema Neuregelung des Belegnachweises bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Umsetzung der Neuregelung in mittelständischen Unternehmen

Kapitel
Bild: Veer Inc.

Aufgrund der verschiedenen Sonderfälle stellt sich für die Unternehmen die Frage, wie sie künftig den Belegnachweis für innergemeinschaftliche Lieferungen handhaben sollen. Die Entscheidung, welche der verschiedenen Alternativen genutzt werden soll, ist strategischer Natur und wird i. d. R. vor dem Hintergrund einer vorsichtigen Kosten-Nutzen-Abwägung getroffen werden.

Dabei werden Unternehmen unterschiedlicher Branchen und Größenklassen teilweise zu völlig unterschiedlichen Ergebnissen kommen. Insofern ist es begrüßenswert, dass der Gesetzgeber den Anwendern verschiedene Alternativen offen lässt. So kann jedes Unternehmen die individuell für sich beste Entscheidung treffen.

Sammelgelangensbestätigung per E-Mail

Erste Erfahrungen in der Praxis zeigen, dass sich viele Unternehmen für das Einholen einer monatlichen Sammelgelangensbestätigung per E-Mail entscheiden werden. Auf diese Weise können diese Unternehmen sowohl die Unterschriftsproblematik als auch die Nachverfolgung jeder einzelnen Lieferung umgehen. Auf das elektronische Format kommt es dabei nicht an. So kann die Gelangensbestätigung beispielsweise per E-Mail, als PDF- oder Textdatei im Anhang einer E-Mail oder als Download bereitgestellt werden. Wichtig ist allerdings, dass für den liefernden Unternehmer erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung im Verfügungsbereich des Abnehmers begonnen hat. Das bedeutet, es muss erkennbar sein, dass es sich bei dem Absender der E-Mail um den Abnehmer oder um einen Beauftragten des Abnehmers handelt. Ob die E-Mail aus dem Verfügungsbereich des Abnehmers stammt, ergibt sich beispielsweise aus dem Domänenteil einer dienstlichen E-Mail-Adresse. Stimmt diese mit dem Abnehmer überein, kann davon ausgegangen werden, dass die Gelangensbestätigung von einer dazu beauftragten Person stammt. Schon aus diesem Grund wird bei vielen Anwendern die E-Mail das bevorzugte Format sein.

Für die Praxis ergeben sich daraus zwei mögliche Vorgehensweisen:

  • Variante 1 (Abnehmer wird von sich aus tätig):       
    Der Abnehmer erzeugt am Ende eines Monats eine Liste aller aus Deutschland stammenden innergemeinschaftlichen Warenerwerbe eines Lieferanten und sendet diesem eine Sammelgelangensbestätigung mit allen gesetzlich geforderten Inhalten.
  • Variante 2 (Lieferant fordert den Abnehmer zur monatlichen Bestätigung auf):        
    Der Lieferant erzeugt am Ende eines Monats eine Liste aller für einen einzelnen Abnehmer bestimmten und aus Deutschland stammenden innergemeinschaftlichen Lieferungen und sendet dem Abnehmer eine vorgefertigte Sammelgelangensbestätigung per E-Mail. Er bittet darin um Rückmeldung, gegebenenfalls um bestätigende Antwort.

Da die Erstellung derartiger Mails i. d. R. automationsgestützt erfolgen wird, liegt bei der ersten Variante der Schwerpunkt der Arbeit wohl beim Lieferanten, da dieser die vom Abnehmer erstellte Aufstellung über dessen Erwerbe mit seinem eigenen Warenausgang abstimmen muss, um festzustellen, ob alle innergemeinschaftlichen Lieferungen tatsächlich aufgelistet sind. Darüber hinaus führt die erste Variante zu einem Problem, wenn sich Käufer im EU-Ausland nicht über die Wichtigkeit der nationalen (rein deutschen) Vorschrift zum Belegnachweis bewusst sind und nachlässig melden.

Es ist daher vorhersehbar, dass ein Großteil der deutschen Exporteure Variante 2 bevorzugen wird. In diesem Fall muss wohl der Abnehmer im EU-Gemeinschaftsgebiet die vorgefertigte Sammelgelangensbestätigung auf Vollständigkeit prüfen. Diese Aufgabe kann möglicherweise entschärft werden, indem sich Lieferant und Abnehmer im Vorfeld darüber verständigen, dass die Gelangensbestätigung lediglich steuerlichen Zwecken dient und keinerlei zivilrechtliche Konsequenzen haben wird.

In beiden Fällen ist der Lieferant jedoch auf die Kooperation seines Abnehmers angewiesen, denn ohne die Rückmeldung des Abnehmers liegt keine gültige Gelangensbestäti­gung vor. Da zunächst nicht von vollständigen „Rücklaufquoten“ ausgegangen werden darf, wird die Gelangensbestätigung manche Lieferanten vor nicht unerhebliche logistische Herausforderungen stellen.

Innerhalb der EU wird überwiegend Englisch als Handelssprache verwendet. In der Mehrzahl der Fälle wird die Gelangensbestätigung daher in englischer Sprache erfolgen.

Die Gelangensbestätigung ist weder an eine besondere Form noch ein besonderes Muster gebunden. Bei Anwendung von Variante 2 (Lieferant fordert den Abnehmer zur monatlichen Bestätigung auf) könnte der Lieferant für seine vorgefertigte E-Mail m. E. beispielsweise folgende Formulierung in englischer Sprache verwenden:

Confirmation of arrival for intra-Community supplies to another EU Member State for the month of [Platzhalter für Monat und Jahr der Ankunft des Liefergegenstands im Bestimmungsland]

For the attention of Mr./Mrs. [Platzhalter für Vor- und Nachname des Käufers bzw. einer von ihm benannten vertretungsberechtigten Person]

Dear [Platzhalter für Name des Käufers bzw. einer von ihm benannten vertretungsberechtigten Person],

We kindly ask you to confirm the following information.

In the above stated month, [Platzhalter für deutschen Lieferanten] has provided the below-mentioned intra-Community supplies to your company,

[Platzhalter für Name und Anschrift und E-Mail-Adresse des Käufers der innergemeinschaftlichen Lieferungen]:

 

order

bill of delivery

invoice

place of final destination

date of arrival at the place of final destination

Auftragsnummer

Lieferschein-nummer

Rechnungsnummer

Mitgliedstaat und Ort (inkl. PLZ), wohin der Liefergegenstand im Rahmen einer Beförderung oder Versendung gelangt ist.

Monat und Jahr des Erhalts des Liefergegenstands im Mitgliedstaat, in den der Liefergegenstand gelangt ist.

 

Please confirm the arrival of these goods at the respective place of destination. The German VAT code asks for such a confirmation in order to ensure a correct taxation in the country of origin (Germany). Please answer by email. For these purposes, it will be sufficient if you answer with a simple statement saying “We hereby confirm the below information.”

This confirmation will be used for tax matters only. In terms of civil law or commercial law matters, we hereby agree to consider the confirmation as non-effective (e.g. no loss of claims; the confirmation will not be considered as an approval in terms of civil law or commercial law).

Kind regards

[Platzhalter für deutschen Lieferanten]“

Antwortet der Abnehmer auf diese E-Mail mit einem einfachen “We hereby confirm the below information.”, und wird die vorangegangene E-Mail in seiner Antwortmail wie üblich unten angefügt, so enthält seine Antwort alle gesetzlich geforderten Bestandteile, da die Gelangensbestätigung Bezug auf die jeweiligen Rechnungen nimmt (welche damit Bestandteil der Bestätigung werden) und die Antwortmail bei Standardmailversand auch noch das geforderte Ausstellungsdatum (§ 17a Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 Buchst. d UStDV) enthält.

Aufteilung innergemeinschaftlicher Lieferungen nach Versandart

Für viele Unternehmen wird es nicht sinnvoll sein, den Belegnachweis für sämtliche innergemeinschaftliche Lieferungen pauschal anhand der beschriebenen E-Mail-Sammel­bestätigung zu führen. Insbesondere Exporteure mit vielen kleinen Einzelkäufern oder solche, die nicht auf die Zuverlässigkeit ihrer Abnehmer bei der Übersendung der monatlichen Bestätigung vertrauen können, werden nach anderen Lösungen suchen müssen.

Alternativ kann ein Exporteur seine innergemeinschaftlichen Lieferungen ins EU-Ausland in verschiedene Versandgruppen aufteilen, für die jeweils unterschiedliche Vorgaben gelten. Zu den Lieferungen der jeweiligen Versandgruppen muss dann der benötigte Belegnachweis eingeholt werden.

Darin und in der Nachverfolgung liegt übrigens für viele deutsche Exporteure der eigent­liche Mehraufwand aus der Neuregelung zum Belegnachweis. Während bislang im Grunde ein Beleg für alle innergemeinschaftlichen Lieferungen verwendet werden konnte – nämlich der im Moment der Übergabe vollständig ausgefüllte Frachtbrief – wird nunmehr eine Unterscheidung nach verschiedenen Versandarten erforderlich. Zwar sind die jeweiligen Belegnachweise pro Versandart nicht unbedingt aufwendiger als bisher, doch der eigentliche organisatorische Mehraufwand im Unternehmen besteht in der Unterscheidung verschiedener Nachweise für unterschiedliche Versandarten. Mitarbeiter müssen geschult werden, bei welcher Versandart welcher Beleg verwendet werden kann und nahezu alle Belege müssen individuell nachverfolgt werden. Bei Unternehmen, die bis zuletzt bei Übergabe der Ware mit einem vollständig ausgefüllten Frachtbrief als einzigem Beleg gearbeitet hatten, musste bislang kaum eine Nachverfolgung angestoßen werden, weil dieser Beleg ja bereits im Zeitpunkt der Übergabe der Ware vorlag.

Die Aufteilung nach Versandarten kann wie folgt durchgeführt werden:

a)   Versand vom Lieferanten veranlasst        

In diesem Fall wäre die „Spediteurbescheinigung“ der naheliegende Beleg.

b)   Versand vom Abnehmer veranlasst         

Hier kann der im Moment der Übergabe unterzeichnete Frachtbrief verwendet werden. Daneben muss geprüft werden, ob die Lieferung vom Bankkonto des Abnehmers bezahlt wurde (diesbezüglich können vertragliche Vereinbarungen getroffen werden) und ob begründete Zweifel vorliegen, dass die Ware nicht ins Bestimmungsland überführt wird (sollte dies der Fall sein, müssen zudem weitere Sorgfaltspflichten erfüllt werden).

c)   Abholung durch den Kunden       

In diesem Fall muss stets eine Gelangensbestätigung eingeholt werden.

d)   Eigenbeförderung

Auch hier ist stets eine Gelangensbestätigung erforderlich. Im Falle der Eigenbeförderung sollten allerdings bei der Ausstellung der Gelangensbestätigung kaum Probleme auftreten.

e)   Versand über Paket-/Kurierdienstleister   

Wird über einen Paket- oder Kurierdienstleister versendet, der ein Tracking-and-Tracing-Protokoll anbietet, müssen neben diesem keine weiteren Nachweise eingeholt werden.

f)    Versand über Postdienstleister    

Liegt ein Nachweis über die Bezahlung der Lieferung (egal ob bar oder unbar) vor, muss lediglich die Zustellungsbestätigung des Postdienstleisters eingeholt werden. Ansonsten kann die Ware ohne weitere Nachweise versendet werden.

Grundsätzlich gilt, je mehr Versandarten eingesetzt werden, desto größer der Aufwand, die Neuregelung zum Belegnachweis umzusetzen. Es ist daher denkbar, dass Unternehmen künftig die Zahl der genutzten Versandarten reduzieren werden. Manche Unternehmer werden womöglich eine Abholung durch den Kunden in Zukunft ablehnen, andere nur noch mit eigenen Spediteuren arbeiten, die ihnen für den Versand ins EU-Gemeinschafts­gebiet zuverlässig weiße Spediteurbescheinigungen ausstellen. Als weitere Option bietet sich an, bei zuverlässigen EU-Kunden künftig eine monatliche Sammelgelangensbestä­tigung einzuholen und gleichzeitig bei allen anderen EU-Kunden die Zahl der verwendeten Versandarten erheblich zu reduzieren (z. B. nur noch Versand durch eigenen Spediteur bzw. Kurierdienst).

Zeitpunkt der Gelangensbestätigung

Mit Ausnahme des vom Abnehmer veranlassten Versandes kann der Belegnachweis für eine innergemeinschaftliche Lieferung ab 1.10.2013 nur ex post erbracht werden. In der Praxis gilt wohl Gleiches für vom Abnehmer veranlasste Transporte, da der für die vereinfachte Spediteurbescheinigung benötigte Nachweis über die Bezahlung vom Bankkonto des Abnehmers i. d. R. nicht ex ante vorliegen wird.

Da die Gelangensbestätigung eine gesetzliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung darstellen soll, ist die Steuerfreiheit zwischen dem Moment des Absendens (i. d. R. Zeitpunkt der Lieferung) und dem Erhalt der Gelangensbestätigung für den Lieferanten in der Schwebe. Dies entspricht nicht dem vom EuGH geforderten Grundsatz, dass Steuerpflichtige ihre steuerlichen Verpflichtungen kennen müssen, bevor sie ein Geschäft abschließen.

Ein Großteil der Versendungen wird dem Abnehmer natürlich erfolgreich überstellt werden. Ebenso wird der Abnehmer die Empfangsbestätigung in der Regel, wenn auch auf Nachfrage, erteilen. Verweigert der Kunde allerdings die Gelangensbestätigung endgültig, obwohl die Ware bei ihm angekommen ist, bringt die Neuregelung erhebliche Probleme für den liefernden Unternehmer. Die entscheidenden Fragen für den Unternehmer lauten, zu welchem Zeitpunkt die Gelangensbestätigung eingeholt worden sein muss und wann es zu spät dafür ist.

Der Verfasser dieser Zeilen ist der Auffassung, dass eine Gelangensbestätigung mindestens noch bis zum Beginn der mündlichen Verhandlung vor einem Finanzgericht rechtskräftig nachgeholt werden kann, selbst wenn bis zu diesem Zeitpunkt kein Belegnachweis vorlag. Aus der retrospektiven Natur der Bestätigung folgt, dass sie auch noch später eingeholt werden kann, und zwar unabhängig vom Zeitpunkt. Außerdem wird durch die Gelangensbestätigung festgehalten, dass die Voraussetzung für die Steuerfreiheit (die Ware sei ins Gemeinschaftsgebiet gelangt) von Beginn an objektiv vorgelegen hatte. Liegt dem Unternehmer nach Auslieferung der Ware also kein oder nur ein fehlerhafter Belegnachweis vor, so kann dieser Schwebezustand durch eine nachträglich eingeholte Gelangensbestätigung m. E. stets geheilt werden.

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Schlagworte zum Thema:  Mittelständische Unternehmen, Umsetzung, Gelangensbestätigung, Belegnachweis, Innergemeinschaftliche Lieferung

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