18.02.2014 | Top-Thema Neuregelung des Belegnachweises bei innergemeinschaftlichen Lieferungen

Alternative Nachweise

Kapitel
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Es gibt nach der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung auch alternative Nachweise.

1. Spediteur wurde vom Lieferanten beauftragt (Frachtbrief oder Spediteurbescheinigung)

Wird der Versand eines Gegenstandes vom Lieferanten beauftragt, so hat dieser in der Regel genügend Einfluss auf den Spediteur, um ihn zur Mithilfe beim Belegnachweis zu bewegen. Kommt jedoch ein vom Abnehmer beauftragter Spediteur zum Einsatz, so ist es für den Lieferanten ungleich schwerer, von diesem Spediteur beim Belegnachweis unterstützt zu werden. Daher gelten die folgenden Alternativnachweise insbesondere für jene Fälle, in denen die Beauftragung des Spediteurs durch den Lieferanten erfolgte.

  • Der liefernde Unternehmer kann gemäß § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a UStDV anhand eines handelsrechtlichen Frachtbriefs, eines Konnossements oder eines Doppelstücks aus Konnossement oder Frachtbrief den Nachweis führen, dass die Ware in einen EU-Mitgliedstaat überführt wurde. Der handelsrechtliche Frachtbrief muss vom Auftraggeber des Frachtführers und vom Empfänger des Gegenstandes unterzeichnet sein. Die erforderte Unterschrift setzt den handelsrechtlichen Frachtbrief jedoch de facto mit einer Gelangensbestätigung gleich. Damit kann der für die Steuerfreiheit so wichtige Nachweis vom Lieferanten erst ex post erbracht werden. Der Lieferant ist also auch hier auf die Mitwirkung des Käufers angewiesen. Der Abnehmer hat im Prinzip die Wahl, ob er den Frachtbrief unterschreibt oder nicht. Verweigert er die Unterschrift, wäre der Frachtbrief kein ausreichender Belegnachweis nach § 17 UStDV. Exporteure können sich somit wohl nicht mehr auf die BFH-Rechtsprechung berufen, der handelsrechtliche Frachtbrief wäre auch ohne Unterschrift des Empfängers ein gültiger Nachweis über die Steuerfreiheit.
    Es mag Einzelfälle geben, bei denen Unternehmer von dieser „Alternative“ Gebrauch machen werden, doch vielfach wird es in der Praxis einfacher sein, eine Gelangens­bestätigung einzuholen, als den Rücklauf eines unterschriebenen handelsrechtlichen Frachtbriefs zu organisieren und zu überwachen.
  • Als zweite Variante erlaubt § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b UStDV eine Spedi­tionsbescheinigung als Nachweis. Dies beinhaltet wie bisher zulässig die sog. „weiße Spediteurbescheinigung“. Die Spediteurbescheinigung muss gem. § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b Doppelbuchst. aa bis gg UStDV folgende Angaben beinhalten:
    - den Namen und die Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum,
    - den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung,
    - die Menge des Gegenstands der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung,
    - den Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
    -den Monat, in dem die Beförderung des Gegenstands der Lieferung im übrigen Gemeinschaftsgebiet geendet hat,
    - eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind, sowie
    - die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers.

    Hier ist eine elektronische Übermittlung ohne Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers ausreichend, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung aus dem Verfügungsbereich des befördernden Unternehmens stammt. Dies stellt folglich eine Erleichterung gegenüber der bislang zulässigen „weißen Spediteurbescheinigung“ dar.

Die Spediteurbescheinigung sowie der handelsrechtliche Frachtbrief können, wie die Gelangesbestätigung, als Sammelbestätigung gebündelt werden oder in ihrer Form aus mehreren Dokumenten bestehen. Werden Kraftfahrzeuge geliefert, ist darauf zu achten, dass zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummern angegeben werden müssen.

2. Spediteur wurde vom Abnehmer beauftragt (vereinfachte Spediteurbescheinigung)

Wird die Versendung vom Abnehmer der Ware veranlasst, sind die beiden zuvor genannten Nachweisalternativen zwar ebenfalls zulässig, doch für den Lieferanten ist es in diesen Fällen i. d. R. ungleich schwerer, den Spediteur zur Mitwirkung zu motivieren. Wohl aus diesem Grund erlaubt der Gesetzgeber noch eine weitere Möglichkeit, den Belegnachweis zu führen, sofern die Versendung durch den Abnehmer beauftragt wurde (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 2 UStDV). Bei dieser vereinfachten Spediteurbescheinigung genügt die Unterschrift des Spediteurs (oder dessen Beauftragten) bei Übergabe der Ware. Zusätzlich muss der Lieferant jedoch einen Zahlungsnachweis für die Ware vom Bankkonto des Abnehmers vorweisen können. Dabei wird sich in praxi noch herausstellen, ob der unmittelbare Zusammenhang zwischen dem Abnehmer und dem ihm gehörenden Bankkonto immer sofort ersichtlich sein wird. Ferner erfolgt die Bezahlung einer Ware häufig erst nach Lieferung. Somit kann ex ante nicht festgestellt werden, ob in diesem Fall eine vereinfachte Spediteurbescheinigung ausreichen wird. Zudem darf der Lieferant bei dieser Alternative keine begründeten Zweifel daran haben, dass der Liefergegenstand tatsächlich ins übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (§ 17a Abs. 3 Satz 4 UStDV). Bei derartigen Zweifeln wären aber nach der Rechtsprechung des BFH ohnehin weitere Nachweise einzuholen.

Können diese zusätzlichen Voraussetzungen erfüllt werden, so reicht es aus, wenn die vereinfachte Spediteurbescheinigung folgende Angaben enthält:

  • den Namen und die Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum,
  • den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung,
  • die Menge des Gegenstands der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung,
  • den Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
  • eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet zu befördern sowie
  • die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers.

Die Spediteurbescheinigung darf in diesem Fall bereits zum Zeitpunkt der Warenübernahme ausgestellt werden. Diese Variante kann nicht elektronisch und unterschriftlos oder als Sammelbestätigung erfolgen.

3. Eigentransport und Abholung (Gelangensbestätigung)

Bei einem Eigentransport des liefernden Unternehmens sowie bei der Abholung der Ware durch den Abnehmer bleibt die Gelangensbestätigung als einziger Nachweis über die Steuerbefreiung bestehen. Wird die Ware per Eigentransport überstellt, ist der Nachweis über die Gelangensbestätigung weniger problematisch, weil der Lieferant sich ja bei Übergabe bereits vor Ort befindet und dort die Ankunft bestätigt werden kann.

4. Transport durch Kurierdienstleister (Tracking-and-Tracing-Protokoll)

Wird vom beauftragten Beförderer ein lückenloses Transportprotokoll erstellt, welches den Transport bis zur Ablieferung beim Abnehmer belegt („Tracking-and-Tracing-Protokoll“), genügt dies als Nachweis der Überstellung der Ware an den Abnehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat (§ 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. c UStDV). Das Tracking-and-Tracing-Protokoll kann nicht nur von Kurierdienstleistern angewendet werden. Verfolgt ein anderes Transportunternehmen, beispielsweise ein Spediteur, die Lieferung unter Einsatz elektronischer Mittel, die dem Tracking-and-Tracing-Protokoll entsprechen, so kann auch dieses seinen Kunden damit einen ausreichenden Belegnachweis ausstellen.

5. Postsendung

Als Nachweis über den Empfang der Ware im EU-Mitgliedstaat im Falle einer Postsendung, bei dem kein dem tracking-and-tracing entsprechendes Protokoll vorliegt, reicht gem. § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. d UStDV die Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters aus, wenn zusätzlich ein Nachweis über die Bezahlung der Lieferung (egal ob bar oder unbar) vorliegt. Auch hier ist eine Sammelbestätigung oder eine aus mehreren Dokumenten bestehende Bestätigung möglich.

6. Besonderheiten

Bei der Lieferung von verbrauchsteuerpflichtigen Waren, von Autos und bei der Beförderung im gemeinschaftlichen Versandverfahren gelten Besonderheiten, auf die in diesem Text aus Gründen der Schwerpunktsetzung nicht näher eingegangen wird.

Schlagworte zum Thema:  Nachweis, Umsatzsteuer, Gelangensbestätigung, Belegnachweis, Innergemeinschaftliche Lieferung

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