Reisekosten, Vorliegen einer ersten Tätigkeitsstätte

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Erste Tätigkeitsstätte
  • Entfernungspauschale
  • Auswärtige Tätigkeit (Reisekosten)

1 So kontieren Sie richtig!

 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Reisekosten Arbeitnehmer
Eigener Kontenplan SKR 03
  4660
IKR  
6853 SKR 04
  6650
 

Kostenstelle/

Schlüssel
 

Praxis-Wegweiser:

"Das richtige Konto"

Kontenbezeichnung

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand
Eigener Kontenplan SKR 03
  4674
IKR  
6850 SKR 04
  6674
 

Kostenstelle/

Schlüssel

So kontieren Sie richtig!

Nach dem Reisekostenrecht, das seit 2014 gilt, muss zwischen auswärtigen Tätigkeiten und Fahrten unterschieden werden, bei denen die Entfernungspauschale anzusetzen ist. Um bei 1-tägigen Geschäftsreisen eine Verpflegungspauschale geltend machen zu können, muss die Abwesenheit mehr als 8 Stunden dauern. Bei mehrtägigen auswärtigen Tätigkeiten, wird die Verpflegungspauschale immer auch für den An- und Abreisetag gewährt. Die Kosten für Verpflegung bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand" 4674 (SKR 03) bzw. 6674 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

an Privateinlage

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Abziehbare Verpflegungspauschale

Unternehmer Huber trifft sich am 10.2. mit seinem Geschäftspartner zu Vertragsverhandlungen. Er fährt am Sonntag um 17.00 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 12.30 Uhr in seinen Betrieb zurück. Dort endet seine Geschäftsreise. Der Unternehmer ermittelt seine Verpflegungspauschalen wie folgt:

 
Abwesenheit Pauschale
Sonntag, Abwesenheit 7 Stunden (mehrtägig) 12 EUR
Montag, Abwesenheit 24 Stunden 24 EUR
Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden 24 EUR
Mittwoch, Abwesenheit 24 Stunden 24 EUR
Donnerstag, Abwesenheit 12,5 Stunden 12 EUR
Verpflegungsmehraufwand = 96 EUR

Tab. 1: Ermittlung der Verpflegungspauschalen

Buchungsvorschlag:

 

Konto

SKR 03 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 03 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
4674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 96 EUR 1890 Privateinlagen 96 EUR
 

Konto

SKR 04 Soll
Kontenbezeichnung Betrag

Konto

SKR 04 Haben
Kontenbezeichnung Betrag
6674 Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand 96 EUR 2180 Privateinlagen 96 EUR

3 Verpflegungspauschalen

Seit 2014 muss bei den Verpflegungspauschalen zwischen 1- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 12 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 12 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Verpflegungspauschalen

 
Abwesenheit Pauschale
1-tägige Reise: 8 Stunden und weniger 0 EUR
1-tägige Reise: mehr als 8 Stunden 12 EUR

Reise über 2 Tage ohne Übernachtung:

Insgesamt mehr als 8 Stunden
12 EUR
Mehrtägigen Reisen: Anreisetag ohne Zeitvorgaben 12 EUR
  Abreisetag ohne Zeitvorgaben 12 EUR
Abwesenheit von 24 Stunden 24 EUR

Tab. 2:Verpflegungspauschalen ab 2014

3.1 Auswärtstätigkeit: Tätigkeit außerhalb der ersten Betriebsstätte bzw. der ersten Tätigkeitsstätte

Bei der Frage, ob es sich um Auswärtstätigkeiten (Reisekosten) oder um Fahrten handelt, bei denen nur die Entfernungspauschale anzusetzen ist, kommt es entscheidend darauf an, ob eine erste Tätigkeitsstätte bzw. erste Betriebsstätte vorhanden ist und wo sie sich befindet. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (= Geschäftsreise) liegt vor, wenn

  • ein Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb seiner ersten Betriebsstätte (= Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit) tätig wird,
  • ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Zu den Arbeitnehmern gehören auch GmbH-Gesellschafter, die steuerlich als Arbeitnehmer ihrer GmbH einzustufen sind. Ein Unternehmer bzw. Arbeitnehmer unternimmt somit eine Auswärtstätigkeit (bzw. eine Geschäftsreise), wenn er sich aus betrieblichen bzw. beruflichen Gründen vorübergehend von seiner Wohnung und seiner ersten Betriebsstätte bzw. seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Auf die Entfernung und Zeitdauer kommt es nicht an. Entscheidend ist somit,

  • ob der Arbeitnehmer eine erste Tätigkeitsstätte hat und wo sie sich befindet. Erst wenn das feststeht, kann festgestellt werden, ob der Arbeitnehmer eine auswärtige Tätigkeit ausübt oder Fahrten unternimmt, bei denen nur die Entfernungspauschale angesetzt werden kann;
  • ob der Unternehmer/Freiberufler eine erste Betriebsstätte hat.

Bei Unternehmern muss festgestellt werden, wo die erste Betriebsstätte liegt

Da das häusliche Arbeitszimmer als Betriebsstätte ausscheidet, muss jeweils festgestellt werden, ob und ggf. wo der Unternehmer seine erste Betriebsstätte hat. Die Regelung, wonach Arbeitnehmer nur eine regelmäßige Tätigkeitsstätte haben können, gilt entsprechend auch für Unternehmer und Freiberufler. Bei Unternehmern und Freiberuflern kommt es auf die erste Betriebsstätte an. Das BMF wendet hierbei die Regelungen, die für Arbeitnehmer gelten, weitgehend auch für Unternehmer und Freiberufler an. Aus dies...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Basic. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Finance Office Basic 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Artikel.


Meistgelesene beiträge