Reisekosten Inland für Unternehmer: Verpflegungskosten

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Verpflegungspauschalen
• tatsächliche Verpflegungskosten
• Vorsteuerabzug

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Unternehmer Reisekosten Verpflegungsmehraufwand	4674	6674		sonstige betriebliche Aufwendungen
Privateinlagen	1890	2180		Privat/Eigenkapital

So kontieren Sie richtig!

Unternehmer können Kosten für Verpflegung anlässlich einer Geschäftsreise steuerlich nur pauschal absetzen. Die tatsächlichen Verpflegungskosten dürfen ertragsteuerlich nicht geltend gemacht werden. Maßgebend sind nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen, die ab dem 1.1.2020 von 24 EUR auf 28 EUR bzw. von 12 EUR auf 14 EUR erhöht wurden.^[1] Der Unternehmer bucht die Verpflegungskosten auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand" 4674 (SKR 03) bzw. 6674 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand

an Privateinlagen

Hinweis

Wachstumschancengesetz

Die Verpflegungspauschale soll ab dem 1.1.2024 von 28 EUR auf 30 EUR erhöht werden (Entwurf des Wachstumschancengesetzes).

[1] § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG.

2 Praxisbeispiel für Ihre Buchhaltung: Berechnung der Verpflegungspauschalen für Unternehmer

Ein Unternehmer trifft sich mit seinem Geschäftspartner zu Verhandlungen. Er fährt am Sonntag um 17 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 12.30 Uhr in seinen Betrieb zurück. Dort endet seine Geschäftsreise. Der Unternehmer ermittelt seine Verpflegungspauschalen wie folgt:

Abwesenheit	Pauschale
Sonntag, Abwesenheit 7 Stunden (mehrtägig)	14 EUR
Montag, Abwesenheit 24 Stunden	28 EUR
Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden	28 EUR
Mittwoch, Abwesenheit 24 Stunden	28 EUR
Donnerstag, Abwesenheit 12,5 Stunden	14 EUR
Verpflegungsmehraufwand =	112 EUR

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4674/6674	Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	112	1890/2180	Privateinlagen	112

3 Mehraufwand für Verpflegung: Pauschaler Ansatz für Unternehmer

Unternehmer können Kosten für Verpflegung anlässlich einer Geschäftsreise steuerlich absetzen. Ertragsteuerlich dürfen jedoch nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die gesetzlich festgelegten Pauschalen.^[1] Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Allerdings darf der Unternehmer die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen bzw. Kleinbetragsrechnungen vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.

[1] § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG i. V. m. § 9 Abs. 4a EStG.

3.1 Inländische Verpflegungspauschalen

Bei den Verpflegungspauschalen muss zwischen ein- und mehrtägigen Geschäftsreisen unterschieden werden. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als 8 Stunden, kann ab 2020 eine Verpflegungspauschale von 14 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und Abreisetag immer eine Verpflegungspauschale von 14 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als 8 Stunden beträgt.

Eintägige Reise: 8 Stunden und weniger	0 EUR
Eintägige Reise: mehr als 8 Stunden	14 EUR
Mehrtägige Reise:
a) Anreisetag unabhängig von der Abwesenheit	14 EUR
b) Abreisetag unabhängig von der Abwesenheit	14 EUR
Abwesenheit pro Tag: 24 Stunden	28 EUR
Reise über 2 Tage ohne Übernachtung bei einer Abwesenheit von insgesamt mehr als 8 Stunden	14 EUR

Tab. 1: Verpflegungspauschalen für Geschäftsreisen des Unternehmers ab 2020

3.2 Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen.^[1] Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind.^[2]

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Deshalb ist Voraussetzung, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR (brutto) ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

Praxis-Beispiel

Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten

Ein Unternehmer unternimmt eine 2-tägige Geschäftsreise von Köln nach München. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar gezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Der Unternehmer kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:

Verpflegungspauschale von 14 EUR x 2 =	28,00 EUR
Übernachtungskosten (122 EUR – 15 EUR – 7 EUR USt =)	100,00 EUR
insgesamt	128,00 EUR

Die Vorsteuer d...