Reisekosten Ausland für Arbeitnehmer: Richtig abrechnen und buchen

Der einheitliche Begriff der "Auswärtstätigkeit" gilt auch bei Geschäftsreisen ins Ausland. Die Reisekosten – also auch die Auslandsreisekosten – sind mit Wirkung zum 1.1.2014 neu geregelt worden. Für die Verpflegungspauschalen gelten 2 Stufen. Bei einer Abwesenheit von 24 Stunden ist die Verpflegungspauschale mit 120 % der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz anzusetzen und in den übrigen Fällen mit 80 %. Die Verpflegungspauschalen für die jeweiligen Länder werden durch das BMF im Einvernehmen mit den obersten Finanzbehörden der Länder festgelegt.

Unternimmt der Arbeitnehmer für seinen Arbeitgeber eine Geschäftsreise ins Ausland, erstattet ihm sein Arbeitgeber die entstandenen Kosten. Vorsicht! Die Reisekosten, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer erstatten kann, stimmen zumindest teilweise nicht mit den Beträgen überein, die der Unternehmer selbst geltend machen kann.

Erstattet der Arbeitgeber z. B. Reisekosten steuerfrei, die er als steuerpflichtigen Arbeitslohn hätte behandeln müssen, haftet er für die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die nicht einbehalten worden sind.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Die maßgeblichen steuerrechtlichen Normen sind § 3 Nr. 16 EStG, § 4 Abs. 5 Nrn. 5-6a EStG, § 8 Abs. 2 EStG, § 9 Abs. 1 Nrn. 4-5a EStG, § 9 Abs. 2-4a EStG.

Verwaltungsseitige Erläuterungen finden Sie u. a. in R 9.4-9.8 LStR;, BMF, Schreiben v. 17.12.2012, IV C 5 – S 2353/08/10006 :003, BMF, Schreiben v. 11.11.2013, IV C 5 – S 2353/08/10006 :004; BMF, Schreiben v. 24.10.2014, IV C 5 – S 2353/14/10002.

1 Welche Reisekosten der Unternehmer seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann

Bei den Reisekosten bestehen Übereinstimmungen und Unterschiede zwischen den Reisekosten des Unternehmers und den Beträgen, die er seinem Arbeitnehmer erstatten kann. Die nachfolgende Übersicht zeigt, welche Kosten der Unternehmer lohnsteuerfrei erstatten kann.

  • Verkehrsmittel/ Art der Kosten • Was der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei erstatten kann
  • Firmenwagen • Kosten, die der Arbeitnehmer verauslagt hat, z. B. Benzinkosten
  • Privatfahrzeug • pauschal 0,30 EUR pro km anteilige tatsächliche Kosten bzw. hieraus errechneter pauschaler Kilometersatz
  • andere (öffentliche) Verkehrsmittel • tatsächlicher Fahrpreis ggf. mit Zuschlägen und Aufpreisen
  • Verpflegung • lohnsteuerfreie Übernahme der Verpflegungskosten, wenn dem Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale zusteht; amtlich festgelegte Verpflegungspauschalen gemäß den jeweils festgesetzten Pauschbeträgen für Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland (ggf. Kürzung erforderlich)
  • Übernachtung • tatsächliche Übernachtungskosten ohne Verpflegungsanteil oder amtlich festgelegte Übernachtungspauschalen
  • Nebenkosten • tatsächliche Kosten, wie z. B. Mautgebühren, Taxi- und Telefonkosten

Tab. 1: Welche Kosten der Arbeitgeber steuerfrei erstatten kann

2 Erstattung der Fahrtkosten bei Auslandsreisen

Welche Beförderungsmittel der Arbeitnehmer nutzt, entscheidet er in Abstimmung mit seinem Arbeitgeber. Nutzt er ein Flugzeug, die Bahn, einen Leihwagen oder ein Taxi, erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung bzw. Quittung. Den ausgewiesenen Betrag kann der Arbeitgeber insgesamt für ihn zahlen bzw. ihm erstatten. Es handelt sich um Auslagenersatz, der beim Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist. Der Arbeitgeber kann allerdings nur die deutsche Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, wenn er als Leistungsempfänger in der Rechnung ausgewiesen ist.

Nutzt der Arbeitnehmer einen Pkw, muss der Arbeitgeber danach unterscheiden, ob das Fahrzeug ein Firmenwagen, ein privates Fahrzeug oder ein Leihwagen ist.

2.1 Der Arbeitnehmer nutzt einen Firmenwagen

Gehört der Pkw, den der Arbeitnehmer nutzt, zum Betriebsvermögen seines Arbeitgebers, übernimmt dieser in der Regel alle anfallenden Kfz-Kosten. Dazu gehören auch alle Aufwendungen, die während der Geschäftsreise entstehen, also auch alle ausländischen Benzin- und Reparaturkosten. Es ist

  • erforderlich, die Fahrtkosten, die anlässlich einer Geschäftsreise entstanden sind, belegmäßig nachzuweisen,
  • nicht erforderlich, die Fahrtkosten für jede Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen.

Die ausländische Umsatzsteuer darf der Arbeitgeber nicht als Vorsteuer abziehen. Es kommt allenfalls infrage, eine Erstattung der ausländischen Umsatzsteuer zu beantragen. Dieses Vergütungsverfahren wird für EU-Länder generell über das Bundeszentralamt für Steuern abgewickelt.

Praxis-Beispiel: Umsatzsteuer im EU-Ausland

Ein Unternehmer hat seinem Arbeitnehmer, der in Grenznähe zu Österreich wohnt, einen Firmenwagen überlassen. Der Arbeitnehmer tankt häufiger in Österreich, weil er dort pro Liter Benzin 1,24  EUR zahlt, statt 1,44  EUR in Deutschland. Aus den deutschen Tankquittungen (Kleinbetragsrechnungen) kann der Unternehmer den Vorsteuerabzug beanspruchen, aus den österreichischen Quittungen jedoch nicht.

Obwohl die Preisdifferenz 0,20 EUR beträgt, spart der Unternehmer nichts, weil der Nettobetrag (1,44  EUR : 1,19 =) 1,21  EUR beträgt. Wegen...

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