Reisekosten, Aufteilung in einen betrieblichen und privaten Kostenanteil

Wo die Probleme sind:

• Das richtige Konto
• Gemischter Reiseanlass
• Aufteilungsmaßstab
• Untergeordnete Bedeutung

1 So kontieren Sie richtig!

Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto

Kontenbezeichnung	SKR 03	SKR 04	Eigener Kontenplan	Bilanz/GuV-Position
Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	4673	6673		sonstige betriebliche Aufwendungen
Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand	4676	6680		sonstige betriebliche Aufwendungen

So kontieren Sie richtig!

Ist eine Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst, können die Aufwendungen, wie z. B. die Fahrtkosten, in einen betrieblichen und privaten Anteil aufgeteilt werden, wenn der betriebliche Anteil mindestens 10 % beträgt. Bei Zahlungen vom Geschäftskonto ist der private Anteil als Privatentnahme zu buchen. Den betrieblichen Anteil der Fahrtkosten bucht der Unternehmer auf das Konto "Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten" 4673 (SKR 03) bzw. 6673 (SKR 04).

Buchungssatz:

Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten

an Bank

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Kombination Fachseminar mit Urlaub

Ein Unternehmer besucht ein 4-tägiges Fachseminar in Österreich. Im Anschluss an das Seminar macht er einen 5-tägigen Urlaub. Es handelt sich daher um eine gemischt veranlasste Reise.

Die Reise dauert insgesamt 9 Tage. Davon entfallen auf den betrieblichen Teil der Reise 4 Tage und auf den privaten Teil der Reise 5 Tage. Zunächst trennt der Unternehmer die Kostenbestandteile ab, die sich leicht und eindeutig dem betrieblichen bzw. dem privaten Bereich zuordnen lassen. Die übrigen Aufwendungen der Reise teilt er im Verhältnis 4/9 und 5/9 auf. Die Aufteilung der Kosten sieht wie folgt aus:

Art der Aufwendungen	Kosten insgesamt EUR	betriebl. Anteil 4/9 EUR	privater Anteil 5/9 EUR
Seminar- und Tagungsgebühren	2.900	2.900	---
Flugkosten	432	192	240
Kosten für Transfer (Taxi)	90	40	50
Übernachtungskosten Hotel	1.620	720	900
Verpflegungspauschale 28 EUR + 3 x 40 EUR =	148	148	---
Summe der Kosten	5.190	4.000	1.190

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4945/6821	Fortbildungskosten	2.900
4673/6673	Reisekosten Unternehmer Fahrtkosten	232
4676/6680	Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand und Reisenebenkosten	720
1800/2100	Privatentnahmen allgemein	1.190	1200/1800	Bank	5.042

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4674/6644	Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand	148	1890/2180	Privateinlagen	148

Schwierigkeiten können sich ergeben, wenn es darum geht festzustellen, ob und ggf. in welchem Umfang neben den beruflichen bzw. betrieblichen Interessen Zeiten für private Aktivitäten und Freizeitgestaltungen genutzt worden sind. Es können sich z. B. dann Probleme ergeben, wenn zwischen dem Ende der beruflichen Veranstaltung und der Rückreise mehr als ein Tag liegt.

Fazit: Es ist möglich, auswärtige Tätigkeiten mit einem privaten Urlaub zu kombinieren, ohne den Betriebsausgaben- oder Werbungskostenabzug völlig zu verlieren!

3 Wann von gemischten Aufwendungen auszugehen ist

Es handelt sich um gemischte Aufwendungen, wenn sie sowohl privat als auch betrieblich veranlasst sind. Abziehbar ist nur der betriebliche bzw. berufliche Teil der Aufwendungen. Um die Aufwendungen aufteilen zu können, muss der Unternehmer einen plausiblen Aufteilungsmaßstab finden:

• Bei gemischten Reisen können die Aufwendungen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden und
• bei Veranstaltungen nach der Zahl der teilnehmenden Personen. Der private und betriebliche/berufliche Anteil kann – wenn kein anderer Aufteilungsmaßstab vorhanden ist – auch nach Prozentanteilen geschätzt werden.

Der Unternehmer kann seine gemischten Aufwendungen nur dann aufteilen, wenn der betriebliche bzw. berufliche Anteil der Aufwendungen mindestens 10 % beträgt. Liegt der betriebliche bzw. berufliche Anteil aber unter 10 %, dürfen die allgemeinen Kosten nicht aufgeteilt und als Betriebsausgaben abgezogen werden. Bei der umgekehrten Situation, bei der die private Mitveranlassung unter 10 % liegt, dürfen alle Aufwendungen als Betriebsausgaben abgezogen werden, soweit es keine anderweitigen gesetzlichen Einschränkungen gibt.

Die Aufwendungen, die ausschließlich betrieblich bzw. beruflich veranlasst sind, kann der Unternehmer zu 100 % als Betriebsausgaben abziehen. Ob die betriebliche Veranlassung im Übrigen von untergeordneter Bedeutung ist, spielt keine Rolle.

Praxis-Beispiel

Fachseminar während einer Urlaubsreise

Ein Unternehmer nimmt während seiner 14-tägigen Urlaubsreise an einem eintägigen Fachseminar teil. Das Fachseminar ist von untergeordneter Bedeutung (unter 10 % der Gesamtdauer). Der Unternehmer kann daher die Fahrtkosten zum Urlaubsort und die Übernachtungskosten nicht, auch nicht teilweise als Betriebsausgaben abziehen. Was er zu 100 % abziehen kann, sind

• die Seminargebühren,
• die Kosten für die Fahrt vom Urlaubsort zum Seminarort und zurück und
• ggf. einen Pauschbetrag für Verpflegungsmehraufwand.

Die 10-%-Grenze gilt auch, wenn der Unternehmer seinen Arbeitnehmer beauftragt, eine Geschäftsreise zu unternehmen. Arbeitgeber müssen daher prüfen, ob ihre Arbeitnehmer diese Geschäftsreise mit einer private...