Rechnung: Kosten sparen mit der elektronischen Rechnung

Zusammenfassung

Überblick

Beim Blick auf mögliche Kosteneinsparungen kann der Blick auch auf die elektronische Rechnung fallen. Ab Juli 2011 wurde die elektronische Rechnungsstellung enorm vereinfacht. Eine Arbeitsgruppe hat eine weitere Plattform zur Implementierung dieser Rechnungsform vorgestellt. Das Bundesfinanzministerium hat 2019 ein Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Was im Kontext der elektronischen Rechnung beachtet werden muss und wie man von deren Möglichkeiten profitiert, zeigt dieser Beitrag.

Aktuell (Stand: Oktober 2023) gibt es Planungen, die elektronische Rechnung ab 1.1.2025 verpflichtend einzuführen.

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 146, § 147 Abgabenordnung (AO)

§ 12, § 14, § 14b, § 14c, § 15 Umsatzsteuergesetz (UStG)

Abschn. 14.4 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)

BMF, Schreiben v. 2.7.2012, IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :003 (Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1.7.2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011)

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, IV A 4 – S 0316/19/10003 :001 (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD))

BFH, Beschluss v. 26.9.2007, I B 53, 54/07

1 Rechtlicher Rahmen der elektronischen Rechnung

1.1 Umsatzsteuersystem: So wird die Umsatzsteuer erfolgsneutral

Umsätze von Unternehmern unterliegen regelmäßig der Umsatzsteuer. Der Steuersatz beträgt derzeit 19 % (in Ausnahmefällen 7 % und 0 %).^[1] Der leistende Unternehmer rechnet seinen erbrachten Umsatz (100 %) ab und schlägt, wenn der Regelsteuersatz gilt, zusätzlich noch einmal 19 % Umsatzsteuer auf. Der Kunde muss dann den Rechnungsbetrag i. H. v. 119 % begleichen.

Der leistende Unternehmer führt die 19 % Umsatzsteuer an das Finanzamt ab; es verbleiben ihm die 100 % Umsatz (das umsatzsteuerliche Entgelt).^[2] Sofern der Kunde ebenfalls ein Unternehmer ist und er die Leistung für sein Unternehmen bezieht und nicht für Umsätze verwendet, die den Vorsteuerabzug ausschließen,^[3] kann er sich die 19 % Umsatzsteuer des Leistenden vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen, sofern er im Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung ist.^[4] Betriebswirtschaftlich ist er dann nur mit 100 % (dem umsatzsteuerlichen Entgelt des Leistenden) belastet.

[1] § 12 Abs. 1, Abs. 2 und Abs. 3 UStG.

[2] § 10 Abs. 1 Satz 1 und Satz 2 UStG.

[3] § 15 Abs. 2 und Abs. 3 UStG.

[4] § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG.

1.2 Gleichstellung von Papier und elektronischer Rechnung

Seit etlichen Jahren dürfen Rechnungen auch in elektronischer Form gestellt werden . Damit sind die Rechnung in Papierform und die Rechnung in elektronischer Form weitgehend gleichgestellt. Voraussetzung ist

• die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnungserteilung

  und, dass

• die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
• die Unversehrtheit des Inhalts und
• die Lesbarkeit des Inhalts

gewährleistet sind.^[1]

[1] § 14 Abs. 1 UStG.

1.2.1 Zustimmung des Rechnungsempfängers

Für die Zustimmung des Empfängers zur elektronischen Rechnungserteilung bedarf es keiner besonderen Form.^[1] Sie kann schriftlich, mündlich oder mittels durchgeführter Praxis, also stillschweigend, erfolgen.^[2]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 2 UStAE.

[2] Abschn. 14.4 Abs. 1 Satz 3 bis Satz 5 UStAE.

1.2.2 Echtheit der Herkunft

Mit dem Erfordernis der Echtheit der Herkunft soll sichergestellt werden, dass die Rechnung auch tatsächlich von dem im Rechnungsformular genannten Rechnungsaussteller kommt.^[1]

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 2 UStAE.

1.2.3 Unversehrtheit des Inhalts

Unter Unversehrtheit des Inhalts versteht man, dass bei der Übermittlung der Rechnung die in der Rechnung nach dem Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben nicht geändert werden können.^[1] Es soll sichergestellt sein, dass beispielsweise die Bezeichnung der Leistung, die Bezeichnung des Leistenden, das Entgelt und der Steuersatz nicht verändert werden können.

[1] Abschn. 14.4 Abs. 3 Satz 3 UStAE.

1.2.4 Lesbarkeit des Inhalts

Bei Betriebsprüfungen, Umsatzsteuersonderprüfungen oder Umsatzsteuernachschauen will und darf das Finanzamt die elektronischen Rechnungsbelege elektronisch einsehen.^[1] Dazu muss in der Firma entsprechende Soft- und Hardware vorgehalten werden, die den elektronischen Inhalt lesbar macht. Ein Ausdruck lediglich auf Papier ist nicht zulässig.

[1] § 147 Abs. 6 AO.

1.3 Wie Nachweise erbracht werden können

Nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes^[1] müssen die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts, die Lesbarkeit und die Aufbewahrung der Rechnung gewährleistet sein. Diese Vorgaben können durch jedes betriebsspezifische Kontrollverfahren erreicht werden, wenn ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung geschaffen wird.^[2] Dies kann z. B. durch folgende Überprüfungen erreicht werden:^[3]

• Übereinstimmung der Rechnung mit dem Lieferschein,
• Abgleich der gelieferten Art und Menge der Ware und der in Rechnung gestellten Leistung oder
• Prüfung der Kontonummer(n).

Wichtig sind hier eine detaillierte Beschreibung des Verfahrens, die Dokumentation der Handlungsabläufe sowie die Aufzeichnung durchgeführter Kontrollen.

Hinweis

Qualifizierte elektronische Signatur/EDI-Verfahren

Die elektronische Signatur, wahlweise mit...