Lohnsteuerfreie freiwillige soziale Leistungen: Buchung der Aufwendungen und Auszahlungsbeträge

Zusammenfassung

 

Überblick

Sozialleistungen sind Aufwendungen für die Beschäftigten im Unternehmen, die zusätzlich zur vereinbarten Lohn-/Gehaltszahlung entstehen. Diese können sowohl lohnsteuerpflichtig als auch lohnsteuerfrei sein. An die lohnsteuerliche Behandlung dieser Leistungen ist auch deren sozialversicherungsrechtliche Behandlung gebunden.

 

Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Hier die wichtigsten Gesetzesfundstellen aus dem Einkommensteuergesetz und den entsprechenden Richtlinienbestimmungen: § 3 EStG, R 3.30, 3.31, 3.32, 3.33 LStR, § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG, R 8.1 LStR, R 19.3, 19.6, 19.7 LStR. BMF vom 14.10.2015 (BStBl I S. 832 (Betriebsveranstaltungen), (BFH, Urteile v. 16.5.2013, VI R 94/10 und v. 16.5.2013, VI R 7/11 sind nur für Zeiträume bis 2014 anwendbar)

1 Was zählt zu den freiwilligen sozialen Leistungen?

Zu den freiwilligen sozialen Leistungen zählen einerseits Leistungen im überwiegend betrieblichen Interesse, die nicht zum Arbeitslohn gehören und damit gar nicht steuerbar sind, z. B.:

  • Leistungen des Arbeitgebers, die der Verbesserung der Arbeitsbedingungen dienen (z. B. Duschen, Waschräume, Einrichtung von Erholungsräumen),[1]
  • Aufmerksamkeiten sowie Zuwendungen aus persönlichem Anlass bis zu einem Wert von 60 EUR (Änderung ab 2015),[2]
  • übliche Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen,[3]
  • Fort- und Weiterbildungsleistungen,[4]
  • Schadenersatzleistungen des Arbeitgebers, soweit dieser gesetzlich zur Zahlung verpflichtet ist,[5]
  • Maßnahmen des Arbeitgebers zur Vorbeugung spezifisch berufsbedingter Beeinträchtigungen der Gesundheit.[6]

Zu den freiwilligen sozialen Leistungen zählen andererseits Leistungen, die zwar zum Arbeitslohn gehören, aber steuerfrei[7] sind, z. B.:

  • Beihilfen und Unterstützungen an Arbeitnehmer im privaten Dienst, z. B. bei Krankheits- und Unglücksfällen bis 600 EUR jährlich (bei besonderen Notfällen auch darüber),[8]
  • der Wert der unentgeltlich überlassenen Arbeitsmittel (z. B. Werkzeuggeld sowie typische Arbeitskleidung),[9]
  • erforderliche Sammelbeförderung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mit einem vom Arbeitgeber gestellten Beförderungsmittel (üblich auf dem Bau),[10]
  • Kostenübernahme des Arbeitgebers für die Unterbringung (Betreuung, Unterkunft und Verpflegung) von nicht schulpflichtigen Kindern Betriebsangehöriger,[11]
  • zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn erbrachte Leistungen des Arbeitgebers zur Verbesserung des allgemeinen Gesundheitszustands und der betrieblichen Gesundheitsförderung (Präventivmaßnahmen) bis 500 EUR jährlich[12]
  • bestimmte Leistungen des Arbeitgebers zu Zukunftssicherungsleistungen des Arbeitnehmers, z. B. Zahlungen an eine Pensionskasse, einen Pensionsfonds oder in eine Direktversicherung,[13]
  • durchlaufende Gelder und Auslagenersatz des Arbeitnehmers für Aufwendungen des Arbeitgebers,[14]
  • die Vorteile des Arbeitnehmers aus der privaten Nutzung von betrieblichen Datenverarbeitungsgeräten und Telekommunikationsgeräten,[15]
  • Zuschüsse des Arbeitgebers zu Aufwendungen wegen beruflich bedingter doppelter Haushaltführung sowie zur Erstattung von Reisekosten.[16]
 

Hinweis

Heirat und Geburt

Geldzuwendungen anlässlich von Heirat/Geburt sind nicht steuerfrei.

2 Buchung der Aufwendungen und Auszahlungsbeträge

Der DATEV-Kontenrahmen hat für die Buchung der steuerfreien Sozialleistungen folgende Konten vorgesehen:

  • Freiwillige soziale Leistungen, lohnsteuerfrei (SKR 03 4140; SKR 04 6130): Dieses Konto ist in der GuV der Position "Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersvorsorge und Unterstützung" zugeordnet.
  • Freiwillige Sozialleistungen (SKR 03 4946; SKR 04 6822): Dieses Konto zähltin der GuV zu der Position  "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Hier sollten die Sozialleistungen gebucht werden, die keinen Arbeitslohn darstellen.

Die lohnsteuerpflichtigen Aufwendungen können auf dem Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig" (SKR 03 4145; SKR 04 6060) erfasst werden. Das Konto ist den Löhnen und Gehältern zugeordnet.

Das Konto "Geschenke abzugsfähig" (SKR 03 4630; SKR 04 6610) ist nur für Geschenke bis 35 EUR an Geschäftsfreunde (Betriebsfremde) zu verwenden.

3 Was zu den Aufmerksamkeiten zählt

Sachzuwendungen bis zu 60 EUR (z. B. Blumen, Genussmittel, Buch, Tonträger), die der Arbeitnehmer anlässlich eines persönlichen Ereignisses erhält (z. B. Geburtstag, Jubiläum, Abschied im Betrieb), gehören als bloße Aufmerksamkeiten nicht zum Arbeitslohn. Maßgeblich ist der Bruttopreis inkl. USt.

Auch Getränke, die Sie Ihrem Arbeitnehmer zum Verbrauch am Arbeitsplatz zur Verfügung stellen, gelten als Aufmerksamkeiten.

Speisen können allerdings nur dann als Aufmerksamkeit gelten, wenn sie während eines außergewöhnlichen Arbeitseinsatzes abgegeben werden. Übersteigt der Wert der Sachzuwendung die Freigrenze von 60 EUR, so wird die Zuwendung zum Sachbezug und ist in vollem Umfang steuer- und ggf. beitragspflichtig (also nicht nur der übersteigende Betrag).

 

Achtung

Ausnahme bei Geld

Geldgeschenke sind immer steuerpflichtig.

4 Geringfügige Sachbezüge bis 44 EUR

Von den Aufmerksamkeiten zu unterscheiden sind die sog. geringfügigen Sachbezüge.[1] Der Arbeitgeber hat generell die Möglichkeit, dem Arbeitnehmer ohne jeden Anlass sonstig...

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