Digitalisierung im Rechnungswesen: Online-Banking und automatische Verbuchung der digitalen Bankkontoauszüge

Zusammenfassung

 

Überblick

Digitalisierung beinhaltet immer auch den Austausch von Daten, bei denen dann Medienbrüche durch die digitale Verarbeitung ausgeglichen werden. Ein Medienbruch entsteht, wenn innerhalb eines Datenverarbeitungsprozesses Informationen manuell erfasst werden müssen. Die Buchhaltung muss wie alle anderen Nutzer der Digitalisierung mit Partnern, die diese Daten senden oder empfangen, arbeiten. Die Partner können aus dem Unternehmen stammen oder externe Stelle sein. Ein externer Partner mit viel Erfahrung in der digitalen Welt sind die Banken. Diese haben den wohl höchsten Grad der Digitalisierung in der Geschäftswelt erreicht. Doch auch sie benötigen dazu Partner und haben ein großes Interesse daran, Unternehmen bei gemeinsamen Maßnahmen auf dem Weg dahin zu unterstützen.

Jeder kennt das Online-Banking. Privat wird es von mehr 60 % der Bankkunden genutzt. Geschäftskunden dürften noch öfter diesen Weg für ihre Bankgeschäfte wählen. Betroffen davon ist vor allem der Zahlungsausgang, der über Online-Banking abgewickelt wird. Wesentliche Vorteile für das Unternehmen bietet die Möglichkeit, die Bankbewegungen aus dem Kontoauszug automatisch verbuchen zu lassen. Doch bis dahin ist es immer ein weiter Weg.

1 Online-Banking und automatische Verbuchung

Online-Banking

Mit Online-Banking können alle täglichen Bankvorgänge digital erledigt werden. Die Bandbreite reicht von der Auskunft über den Kontostand und die Kontobewegungen über die Ausführung von Überweisungen bis zur Einrichtung von Daueraufträgen oder SEPA-Mandaten. Dabei wird im privaten Bereich meist eine webbasierte Lösung, die auf dem Server der Bank läuft, verwendet. Im Geschäftsbereich wird eine Bankenlösung auf dem PC installiert und genutzt.

 

Praxis-Tipp

Kosten für Software

Die Banken verlangen für ihre Softwarepakete in der Regel einen Preis. Dieser ist sicher auch gerechtfertigt, vor allem weil darüber auch die Konten anderer Banken abgewickelt werden können, das Unternehmen also immer nur eine Software benötigt. Da aber auch Ihre Hausbank ein Interesse daran hat, dass Sie in der Buchhaltung digital arbeiten, sind Preiszugeständnisse möglich.

Früher war es üblich, die Datei mit den Zahlungsaufträgen per Diskette und später per USP-Stick als Datenträgertransfer zur Bank zu transportieren. Das wurde bereits vor einigen Jahren ersetzt durch die Übertragung im Netz und letztlich durch die Übertragung mit Hilfe der Banking-Software. Dabei wird aus der Finanzbuchhaltungsanwendung eine Zahlungsdatei erzeugt, die in das Online-Banking importiert wird. Dort wird dann die eigentliche Transferdatei erstellt und an die Bank geschickt. Damit agiert die Banking-Software als Schnittstelle zwischen der IT-Anwendung und der Bank.

Automatische Verbuchung

Im Online-Banking stehen dem Nutzer auch die Bewegungen des Kontos zur Verfügung. Sie sind digital vorhanden und könnten digital verarbeitet werden. Immer mehr Anwendungen im Finanzbuchhaltungsbereich bieten die Möglichkeit, die Bankbewegungen digital zu integrieren. Voraussetzung dafür ist, dass es eine Integrationsdatei mit definiertem Aufbau gibt. Dazu wird in der Regel der SWIFT-Standard für Kontoauszüge MT940 verwendet. Es sind aber auch andere Standards möglich. Aus dem Online-Banking wird diese Datei erzeugt und in der IT-Anwendung verarbeitet. Damit das möglichst automatisch geschehen kann, muss in der Bankbewegung die notwendige Information z. B. zur bezahlten Rechnung, zur Kreditnummer oder zur internen Bestellnummer vorhanden sein. Durch lernende Algorithmen wird der Anteil der Bewegungen, die tatsächlich automatisch verbucht und nicht in der Fehlerdatei abgelegt werden, regelmäßig verbessert.

2 Die manuellen Abläufe

Die Abläufe, die in der Buchhaltung mit Banken zu tun haben, sind sehr komplex. Darin spiegeln sich die hohen Anforderungen wieder, die gesetzlich und durch international anerkannte Regeln im Umgang mit Banken zu erfüllen sind. Entsprechend hoch ist der Aufwand für die manuelle Erledigung der Aufgaben.

Manueller Ablauf Zahlungsausgang

Neben dem rein manuellen Ablauf, der meist in kleineren Unternehmen den Tag in der Buchhaltung bestimmt, gibt es teilweise automatisierte Abläufe, die in der Vorbereitung der Daten eine IT-Anwendung nutzen. Der folgende Ablauf ist daher oft zwei geteilt.

  1. Der Zahlungsvorschlag wird erstellt. Er enthält alle zur Zahlung vorgesehenen Verbindlichkeiten.

    1. Im rein manuellen Ablauf werden die zur Zahlung fälligen Posten manuell zusammengestellt.
    2. Wird eine IT-Anwendung genutzt, erstellt diese einen Vorschlag aus den offenen Posten der Kreditorenbuchhaltung.
  2. Die Zahlungsanweisung wird erstellt.

    1. Es werden Überweisungsträger aus Papier ausgefüllt.
    2. Aus dem Zahlungsvorschlag der IT-Anwendung wird eine Datei mit digitalen Zahlungsanweisungen erstellt.
  3. Die Zahlungen werden autorisiert.

    1. Die Überweisungsträger werden unterschrieben.
    2. Für eine Datei wird ein Begleitzettel erstellt und unterschrieben.
  4. Die Dokumente (Überweisungen, Begleitzettel) werden zur Bank transportiert. Die digitale Datei wird übertragen.
  5. Die Bank erfasst die Überweisungsträger manuell (o...

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