Datenaustausch: Digitale Schnittstellen zur Buchhaltung

Schnittstellen zwischen der Buchhaltung und der Materialwirtschaft, dem Vertrieb oder dem Personalwesen hat es schon immer gegeben. Diese analogen Schnittstellen werden mit IT-Unterstützung durch digitale Übergaben ersetzt. Um einen solchen Eingriff von außerhalb der kontrollierten Buchungsprogramme zu beherrschen, sind definierte Schnittstellen notwendig.

1 Anforderungen an eine IT-Schnittstelle

1.1 Vorteile digitaler Schnittstellen

Warum ist es für den Buchhalter so interessant, die für seine Arbeit notwendigen Daten digital aus den anderen Unternehmensbereichen zu erhalten? Digitale Daten können automatisch verarbeitet werden. Das erspart der Buchhaltung manuelle Erfassungsarbeit in wesentlichem Umfang. Gleichzeitig wird die Verbuchung so schnell erledigt, dass gegenüber der manuellen Verarbeitung erheblich Zeit eingespart wird. Die Diskussion über einen Fast Close auch für kleine und mittlere Buchhaltungen wäre ohne digitale Schnittstellen zur Buchhaltung überflüssig.

Die Vorteile für den Buchhalter müssen erkauft werden. Die Abhängigkeit der Buchhaltung von den digitalen Schnittstellen ist erheblich. Zunächst muss die Datenübernahme verlässlich funktionieren. Ein Ausfall kann gefährliche Verzögerungen mit sich bringen. Dann muss Aufwand für eine korrekte Verarbeitung an der Schnittstelle getrieben werden. Die Abhängigkeit der Buchungsqualität von den Informationen aus anderen Unternehmensbereichen ist für viele Buchhalter nur schwer zu ertragen.

1.2 Grundsätzliche Anforderungen

Um die Risiken der IT-Schnittstellen zur Buchhaltung möglichst gering zu halten, muss der Buchhalter auf einige grundsätzliche Anforderungen bestehen.

  • Die Zuverlässigkeit jeder Schnittstelle, also deren Verfügbarkeit und Funktionalität, muss permanent nachgewiesen werden. Dazu können jederzeit Testläufe gestartet werden.
  • Schnittstellen, die ihre Verbuchungen zunächst sammeln und erst auf Abruf durch die Buchhaltung bearbeiteten, sind vorzuziehen. Schnittstellen, die immer direkt in die Konten der Buchhaltung buchen, müssen besonders streng geprüft werden.
  • Die Korrektheit der Ergebnisse muss regelmäßig geprüft werden können. Dazu sind sowohl manuelle Stichproben als auch automatische permanente Kontrollen durch das IT-System notwendig.
  • Die Arbeit der Schnittstellen muss vollkommen nachvollziehbar und von den manuellen Buchungen trennbar sein. Dazu werden z. B. unterschiedliche Konten oder Buchungsarten für die unterschiedlichen Buchungen verwendet. Außerdem erfordert es eine lückenlose Dokumentation der verarbeiteten Daten, die im Fall eines Fehlers zur Klärung herangezogen werden kann.
  • Die Buchhaltung bestimmt und kontrolliert die Parameter, die in den Fachbereichen für die automatische Verbuchung über Schnittstellen notwendig sind. Tabellen mit Steuerungsdaten (z. B. Mehrwertsteuersätze) und Stammdaten mit buchhaltungsrelevanten Inhalten (z. B. Auslandskennzeichen der Kunden) werden von der Buchhaltung gepflegt oder zumindest freigegeben.
  • Die IT steht zur Verfügung, wenn die Schnittstellen und deren Funktionalität von den Wirtschaftsprüfern geprüft wird. Dies kann im Rahmen des Jahresabschlusses notwendig sein. Die IT muss die Dokumentation aktuell halten, Tests ermöglichen und Erklärungen zum Ablauf abgeben.

2 Vorteile und Probleme von Schnittstellen unterschiedlichster Unternehmensbereiche

Da es Schnittstellen zu den unterschiedlichsten Fachbereichen im Unternehmen gibt, gibt es auch unterschiedlichste Möglichkeiten und Problembereiche. Inhalt und Umfang der Daten, der Zeitpunkt und die Art der Nutzung sind individuell an die Aufgabe angepasst. Daher müssen alle möglichen Bereiche separat untersucht werden.

2.1 Fakturierung: Erlöse, Erlösschmälerungen und Umsatzsteuer werden in die Debitorenbuchhaltung übernommen

Eine bewährte Schnittstelle bildet die Integration der Daten, die bei der Fakturierung anfallen. Bei jeder Ausgangsrechnungen fallen Buchungen an, die Erlöse, Umsatzsteuer, Erlösschmälerungen usw. betreffen. Sie können in die Debitorenbuchhaltung integriert werden, ohne dass manuelle Arbeit anfällt.

  • Die Schnittstelle von der Fakturierung in die Buchhaltung ist erprobt und bewährt.
  • Sie eignet sich gut für eine Stapelverarbeitung, da z. B. alle Fakturadaten eines Tages gesammelt und gemeinsam verarbeitet werden können.
  • Sinnvoll ist sie nur, wenn ausreichend Ausgangsrechnungen mit einfacher Logik digital erstellt werden. Handelt es sich um nur wenige, komplexe Rechnungen (z. B. für ein Bauvorhaben) kann die manuelle Erstellung der Ausgangsrechnungen und damit auch die manuelle Verbuchung wirtschaftlicher sein.
  • Die Buchhaltung muss die Ausgangsrechnungen nicht mehr manuell erfassen. Damit entfallen Fehler. Die Verarbeitungsgeschwindigkeit steigt.
  • In der Praxis gibt es immer wieder Probleme mit der Korrektheit der notwendigen Parameter und Daten (z. B. Erlöskontenzuordnung).
  • Komplexe Regeln zur Berechnung, z. B. mit Liefer- und Zahlungskonditionen, oder komplexe Vereinbarungen über die Zuordnung von Kunde, Debitor und Zahlstelle verlangen...

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