Auftragsgrößenstruktur: Möglichkeiten der Optimierung - mit Excel-Anwendung

Zusammenfassung

• Der Umfang eines Auftrags, also Volumen oder Umsatz, bestimmt häufig nur in geringem Ausmaß die Kosten für seine Bearbeitung. Die Bearbeitung eines großen Auftrags kostet in etwa das Gleiche wie die Bearbeitung einer kleinen Order. Oft decken kleine und kleinste Aufträge nicht einmal die Kosten, die sie durch ihre Bearbeitung verursachen. An eine Kostendeckung für den eigentlichen Auftrag oder gar einen Gewinnbeitrag ist überhaupt nicht zu denken.
• Ziel jedes Unternehmens sollte es daher sein, die Anzahl kleiner und kleinster Aufträge deutlich zu reduzieren oder zumindest die Bearbeitungskosten ganz oder teilweise an die Kunden weiterzugeben. Dennoch dominieren gerade in kleinen und mittelständischen Betrieben die kleinen und unattraktiven Aufträge. Mithilfe einer systematischen und regelmäßigen Auftragsstrukturanalyse lässt sich mit wenig Aufwand erkennen, ob und in welchem Umfang Handlungsbedarf besteht. Dann lässt sich mit unterschiedlichen Maßnahmen die Anzahl der Kleinaufträge schnell und dauerhaft reduzieren.
• Diesem Beitrag liegt der Fall einer GmbH zugrunde, die mithilfe einer systematischen Auftragsstrukturanalyse eine Umsatz-, Kosten- und letztendlich Ergebnisverbesserung erreicht hat. Schwerpunkt des Artikels ist deshalb die praktische Umsetzung. Alle Arbeitsschritte der GmbH können Sie direkt anhand der Excel-Anwendung nachvollziehen.

1 Ziele und Aufgaben der Auftragsgrößenanalyse

Vielen Betrieben ist nicht bewusst, welches Ratiopotenzial sie durch eine gezielte Verbesserung ihrer aktuellen Auftragsgrößenstruktur erschließen könnten. Bei der Bearbeitung von Aufträgen entstehen Kosten, die in vielen Fällen weitgehend unabhängig vom Volumen (Umsatz) einer Bestellung sind. Das bedeutet, dass die Bearbeitung von kleinen und kleinsten Aufträgen annähernd die gleichen Kosten verursacht wie Aufträge, die um ein Vielfaches höher ausfallen. Ausnahmen stellen meist große Projektaufträge und kundenindividuelle Großaufträge dar.

Diese Bearbeitungskosten übersteigen oft das Gesamtvolumen derartiger Aufträge. Wenn die Bearbeitungskosten für einen Auftrag beispielsweise 30 EUR betragen, lohnt sich allein aufgrund dieser Kosten die Abwicklung von Aufträgen unterhalb der variablen Kosten plus der Bearbeitungskosten aus betriebswirtschaftlicher Sicht nicht. Betragen die variablen Kosten für einen Auftrag z.B. 20 EUR, muss nach dieser Logik ein Auftrag mindestens ein Volumen von 50 EUR besitzen, um wenigstens kostenneutral abgewickelt zu werden. Dann fällt aber noch kein Cent zur Deckung der Fixkosten an! Erst ab einem Volumen von über 50 EUR rentiert sich in diesem Fall ein Auftrag. Umgekehrt sind die auftragsbezogenen Kosten bei einem Volumen von etwa 500 EUR und einem Anteil variabler Kosten von z.B. 250 EUR fast zu vernachlässigen. Ziel eines Unternehmens muss es daher sein, die Anzahl kleiner und kleinster Aufträge nachhaltig zu reduzieren, oder, wenn das nicht möglich ist, seinen Kunden die Bearbeitungskosten separat in Rechnung zu stellen. Zudem lässt sich ein bestimmtes Umsatz- und Gewinnziel meist einfacher erreichen, wenn weniger, aber dafür größere Aufträge mit größeren Deckungsbeitrags- oder Gewinnspannen abgewickelt werden. Durch die Reduktion der Anzahl an Kleinaufträgen lassen sich außerdem erhebliche Kosteneinsparungen erreichen, da die benötigte Arbeitszeit oft um 20 oder mehr Prozent zurückgeht.

Praxis-Beispiel

Ein Betrieb bearbeitet monatlich im Schnitt 1.000 Aufträge. Je Order fallen durchschnittlich 20 EUR Bearbeitungskosten an. Folgende Auftragsstruktur ist gegeben:

Volumen/Auftrag in EUR	Anzahl	Umsatz in EUR[*]	Bearbeitungskosten in EUR[**]
20	430	8.600	8.600
50	270	13.500	5.400
100	190	19.000	3.800
200	90	18.000	1.800
500	20	10.000	600
	1.000	69.100	20.200

Gelingt es nun, die Aufträge in Höhe von 20 EUR zu halbieren und die Aufträge in Höhe von 200 und 250 EUR um je 50 % zu steigern, ergibt sich folgendes Bild:

Volumen/Auftrag in EUR	Anzahl	Umsatz in EUR[*]	Bearbeitungskosten in EUR[**]
20	215	4.300	4.300
50	270	13.500	5.400
100	190	19.000	3.800
200	135	27.000	2.700
500	30	15.500	600
	840	78.800	16.800

Dieses stark vereinfachte Beispiel zeigt, dass die Anzahl der Aufträge um 16 % sinkt, der Umsatz um 9.700 EUR steigt und das bei einer gleichzeitigen Reduktion der Bearbeitungskosten um 3.400 EUR. Auf das Jahr gerechnet, bei unterstellten unveränderten sonstigen Bedingungen, ergibt das eine Verbesserung des Betriebsergebnisses von rund 157.000 EUR!

[*] Anzahl Aufträge multipliziert mit Auftragsvolumen

[**] Bearbeitungskosten multipliziert mit Anzahl Aufträge

[*] Anzahl Aufträge multipliziert mit Auftragsvolumen

[**] Bearbeitungskosten multipliziert mit Anzahl Aufträge

2 Das Unternehmen und Grundsätzliches zur Excel-Datei

2.1 Gründe für die Durchführung der Auftragsstrukturanalyse im Beispielunternehmen

Bei der GmbH handelt es sich um ein kleines produzierendes Unternehmen aus der Metallindustrie mit 24 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz in der Größenordnung von knapp 3,2 Mio. EUR. Der Gewinn vor Steuern liegt seit Jahren im Mittel bei 250.000 EUR. Die GmbH beliefert vor allem kleine und mittelständische Unternehmen sowie Privatkunden mit Metallprodukten, wie beispielsweise Wink...