Küting/Weber, Handbuch der ... / II. Die Dokumentationsgrundsätze
 

Rn. 56

Stand: EL 13 – ET: 12/2011

§ 238 Abs. 1 stellt die Generalnorm für die Bufü dar. Er lautet: ›Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.‹ Das ist nur möglich, wenn die Dokumentationsgrundsätze eingehalten werden.

 

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Stand: EL 13 – ET: 12/2011

Die Dokumentationsgrundsätze sollen in erster Linie eine zuverlässige und vollständige Aufzeichnung und eine systematische Ordnung der Geschäftsvorfälle in der Bufü gewährleisten sowie die wahrheitsgetreue Wiedergabe der wirtschaftlichen Lage als Aggregation aller Geschäftsvorfälle im JA sichern. Sie sollen zudem gewährleisten, dass unredliches Verhalten verhindert wird und VG gesichert werden. Die Dokumentationsgrundsätze sind teilw. in § 239 kodifiziert. Dieser Paragraph entspricht § 43 HGB 1980. Die Dokumentationsgrundsätze besagen i. E. Folgendes (vgl. Leffson, U./Baetge, J. 1970, Sp. 315 ff.):

(1) Der Grundsatz des systematischen Aufbaus der Bufü fordert die Ableitung eines systematischen Kontenplans aus einem Kontenrahmen als Voraussetzung für jede Bufü.
(2) Der Grundsatz der Sicherung der Vollständigkeit der Konten besagt, dass die Konten entspr. der Verarbeitungstechnik (z. B. manuelle Bufü, EDV-Bufü) gegen Veränderungen und Verlust zu schützen sind.
(3) Durch den Grundsatz der vollständigen und verständlichen Aufzeichnung wird festgelegt, dass jeder Geschäftsvorfall chronologisch zu buchen ist. Die Aufzeichnungen müssen nach § 239 Abs. 1 Satz 1 in einer lebenden Sprache erfolgen. Nach § 244 ist der JA allerdings in deutscher Sprache und in Euro aufzustellen. Veränderungen und Berichtigungen, die die Aufzeichnungen unleserlich machen, sind unzulässig (vgl. § 239 Abs. 3 Satz 1). Unzulässig sind auch Veränderungen, von denen sich nicht eindeutig feststellen lässt, ›ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind‹ (§ 239 Abs. 3 Satz 2).
(4) Der Beleggrundsatz besagt, dass zu jeder Buchung ein Beleg gehört und umgekehrt. Sind keine Belege von Außenstehenden vorhanden, müssen Eigenbelege erstellt werden. Anhand von Verweisen ist kenntlich zu machen, welcher Beleg zu welcher Buchung gehört. Zum Beleggrundsatz gehört auch der Grundsatz der Einzelerfassung. Die in § 252 Abs. 1 Nr. 3 geforderte Einzelbewertung setzt die Einzelerfassung voraus. Die Einzelerfassung bezieht sich auf folgende Verpflichtungen: erstens des § 238 Abs. 1 Satz 3, die Geschäftsvorfälle in der Bufü so zu erfassen, dass sie sich ›in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen‹, und zweitens des § 240 Abs. 2 Satz 1 i. V. m. Abs. 1, ein Verzeichnis aller einzelnen Bilanzgegenstände für den Schluss eines jeden GJ, das sog. Inventar, als Basis des JA aufzustellen, soweit nicht die Vereinfachungen des § 240 Abs. 3 und 4 sowie die des § 241 zulässig sind.
(5) Der Grundsatz zur Einhaltung der Aufbewahrungs- und Aufstellungsfristen ist i. W. in §§ 238 Abs. 2, 239 Abs. 2, 243 Abs. 3 (vgl. HdR-E, Kap 4, Rn. 51 ff.) und § 264 Abs. 1 kodifiziert (vgl. die entspr. Kommentierungen).
(6) Von besonderer Bedeutung ist der Grundsatz der Sicherung der Zuverlässigkeit und Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens durch ein der Art und Größe des UN angemessenes Internes Überwachungssystem (IÜS). Ein IÜS umfasst ›die Gesamtheit aller ... Methoden und Verfahren, die das Vermögen der Unternehmung sichern und die Richtigkeit und Zuverlässigkeit des Rechnungswesens garantieren sollen‹ (Leffson, U. 1988, S. 244). Die Überwachungsmethoden und -verfahren müssen bspw. auf die Verarbeitungsform der Daten (z. B. EDV), die Produktart oder die Mitarbeiterzahl abgestimmt sein, damit das IÜS der Art und Größe des UN entspricht (vgl. Brockmeyer, K./Knüppe, W. 1985, S. 491 ff.).
(7) Der Grundsatz der Dokumentation und Sicherung des IÜS besagt, dass die Konzeption des IÜS bspw. durch Organigramme und Ablaufpläne schriftlich niederzulegen ist, um der UN-Leitung sowie internen und externen Prüfern einen Einblick in das IÜS und damit eine Informationsbasis für die Beurteilung der Bufü gem. § 238 Abs. 1 Satz 2 zu verschaffen.

(Zu einer Modifikation und Anpassung der Dokumentationsgrundsätze an eine PC-gestützte Finanz-Bufü vgl. Fröhlich, M. 1988, S. 47 ff.).

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