Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / I. Dokumentation

Rn. 5

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Der JA hat – wie die Buchführung insgesamt – einen Dokumentationszweck. Eine ordnungsmäßige Dokumentation ist Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Buchführungs- und RL-Verfahrens (vgl. IDW RS FAIT 1 (2002); hinsichtlich des KA: IDW RS FAIT 4 (2012)). Buchführung und JA sollen sämtliche Zahlungsvorgänge sowie Realgüterströme erfassen und widerspiegeln. Die Dokumentation dieser Vorgänge dient als Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten (vgl. Leffson (1987), S. 47ff.; Kruse (1970), S. 199ff.; überdies: §§ 258ff.) und damit zugleich der Sicherung von Besteuerungsgrundlagen. Speziell die strafrechtlichen Vorschriften (vgl. §§ 283, 283b StGB) machen den Dokumentationszweck deutlich: Buchführung, Inventare und Bilanzen dienen der Beweissicherung, insbesondere im Insolvenzfall (vgl. BT-Drs. 7/3441, S. 38). Stützel (ZfB 1967, S. 314 (323)) formuliert diesen JA-Zweck als "Bündelung von Buchführungszahlen zur Sicherung von Urkundenbeständen gegen nachträgliche Inhaltsänderung im Interesse der Rechtspflege und damit im Interesse aller, die am Handelsverkehr" teilnehmen.

Rn. 6

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Der Dokumentationszweck von Buchführung und JA findet in einer Reihe von handels- und steuerrechtlichen Vorschriften seinen Niederschlag (vgl. zu den aus dem Dokumentationszweck abgeleiteten Dokumentationsgrundsätzen im Einzelnen HdR-E, Kap. 4, Rn. 56f.). Von überragender Bedeutung ist dabei die Normierung der Buchführungspflicht des Kaufmanns sowie der allg. Anforderungen an die Buchführung. Hiernach hat der Kaufmann "Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen" (§ 238 Abs. 1). Zudem dürfen gemäß § 239 Abs. 3 Eintragungen oder Aufzeichnungen in den Handelsbüchern "nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind" (vgl. so auch § 146 Abs. 4 AO). Zuletzt sind die so erstellten Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und JA gemäß § 257 Abs. 4 zehn Jahre geordnet aufzubewahren (vgl. auch § 147 Abs. 3 AO).