Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / e) Allgemeine Verwaltungskosten (§ 275 Abs. 3 Nr. 5)

Rn. 138

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Wie bereits in HdR-E, HGB § 275, Rn. 130 f. ausgeführt, ist bei Ausübung des Aktivierungswahlrechts für "allg. Verwaltungskosten" der Posten Nr. 5 prinzipiell umsatzbezogen auszuweisen. Das bedeutet, dass der Periodenaufwand um die im GJ erfolgte Veränderung in der Aktivierung von Verwaltungskosten (in "Bestandsveränderungen" und "aktivierte[n] Eigenleistungen" des laufenden Jahrs) korrigiert in der GuV zu zeigen ist. Verwaltungskosten werden aber tatsächlich relativ selten aktiviert und selbst dann wird der Veränderungsbetrag meist sehr gering sein. Deshalb wird eine Mitverrechnung dieses Veränderungsbetrags für "allg. Verwaltungskosten" bei Posten Nr. 2 für zulässig gehalten. Als Regelfall ergibt sich damit der Ausweis des Periodenaufwands im Posten Nr. 5.

Rn. 138a

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Die Ausnahme – Korrektur der zeitbezogenen Aufwendungen in Nr. 5 – ist erforderlich, wenn erstmals erhebliche "allg. Verwaltungskosten" aktiviert werden und/oder bei schon bisheriger Aktivierung infolge erheblicher "Bestandsveränderungen" (und "Eigenleistungen") der Veränderungsbetrag in Bezug auf die gesamten "allg. Verwaltungskosten" des GJ als wesentlich zu quantifizieren ist. Wird dann die Korrektur des Periodenaufwands im Posten Nr. 5 vorgenommen, so kommt entweder ein offener Ausweis der Korrektur oder eine entsprechende Aufgliederung im Anhang in Betracht (analog zur Lösung für aktivierte Zinsen – vgl. HdR-E, HGB § 275, Rn. 118 f.).

Rn. 139

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Von der Aufwandsart gehören hierzu insbesondere "Personalaufwand" und "Fremdleistungen", aber auch "Abschreibungen" (z. B. auf Verwaltungsgebäude) und "Materialaufwand", jeweils soweit sie dem Verwaltungsbereich zuzuordnen sind. Dies wiederum hängt von der Zuordnung nach Kostenstellen und Schlüsselung im BAB ab. Durch die Einfügung des Postens "sonstige betriebliche Aufwendungen" als Sammelposten für nicht zuordenbare Aufwendungen entfällt bei den "allg. Verwaltungskosten" die Notwendigkeit, diesen den Charakter eines Restpostens beizumessen. Die Abgrenzung des Inhalts des Postens nach Nr. 5 ergibt sich allein aus dem funktionalen Begriff "allgemeine Verwaltung".

Rn. 140

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Zum Posten Nr. 5 gehören danach die funktional definierten Aufwendungen für die allg. Geschäftsleitung, Gesellschaftsorgane, Betriebsrat, für die Verwaltungs-, Finanz-, Planungs-, Rechts-, Revisions- und Steuerabteilung, für Nachrichtenwesen, Öffentlichkeitsarbeit, allg. Rechnungswesen und Finanzbuchhaltung, Controlling sowie allg. Fürsorge (einschließlich Betriebskrankenkasse). Ein Teil dieser Aufwendungen wird auch in R 6 Abs. 3 EStR (2012) aufgeführt. Bei anderen dort genannten Aufwendungen sind allerdings Zweifel angebracht: So sind Kosten für Einkauf und Wareneingang wohl dem Beschaffungsbereich (vgl. HdR-E, HGB § 275, Rn. 133 ff.) und damit dem Posten Nr. 2 zuzuordnen; bei anderen Kosten wie für Personalbüro, Ausbildungswesen, Betriebsabrechnung, Statistik und Kalkulation erscheint eine Zuordnung nach den drei Funktionsbereichen erforderlich. Gleiches gilt für die Aufwendungen der EDV-Abteilung und des Rechenzentrums.

Rn. 140a

Stand: EL 25 – ET: 05/2017

Sieht man sich die in HdR-E, HGB § 275, Rn. 77 genannten Aufwandsarten an, so sind die folgenden regelmäßig unter Nr. 5 zu erfassen: Prüfungs- und Steuerberatungskosten, allg. Rechtsberatungskosten, Beiträge zu Berufsvertretungen, Kosten des AR und der HV bzw. Gesellschafterversammlung, Kosten des Zahlungsverkehrs, Gründungskosten, Schwerbeschädigten-Ausgleichsabgabe(n). Die anderen an dieser Stelle genannten Aufwandsarten, soweit nicht bei den Posten Nr. 2, 4 oder 7 auszuweisen und dort erwähnt (z. B. Ausgangsfrachten, Provisionen und Werbekosten: Nr. 4; Transport- und Lagerkosten: Nr. 2; Zuschüsse an Organgesellschaften sowie Verluste aus Schadensfällen: i. d. R. Nr. 7), werden dagegen je nach Situation auf die einzelnen Funktionsbereiche zuzuordnen bzw. zu verteilen sein. Dies gilt z. B. für Reise-, Beratungs-, Zertifizierungskosten, Versicherungsprämien, Fernsprech- und Postgebühren, Bücher und Zeitschriften, Mieten, Leasinggebühren und Pachten, Aus- und Fortbildungskosten, Verluste aus ARGE, Fremdreparaturen, Umlagen des MU, Aufwand für Fremdpersonal, Abfindungen, Kostenbeteiligungen an Dritte, Kursverluste aus Fremdwährungsgeschäften. Zinsen und Betriebsteuern sind i. d. R. nicht hier, sondern bei der entsprechenden Aufwandsart auszuweisen (es wird indes auf die Ausführungen unter HdR-E, HGB § 275, Rn. 5 ff., 120 ff. verwiesen).