Küting/Weber, Handbuch der Rechnungslegung – Einzelabsch ... / B. Ausgewählte Rechnungslegungszwecke

I. Dokumentation

Rn. 5

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Der JA hat – wie die Buchführung insgesamt – einen Dokumentationszweck. Eine ordnungsmäßige Dokumentation ist Voraussetzung für die Nachvollziehbarkeit des Buchführungs- und RL-Verfahrens (vgl. IDW RS FAIT 1 (2002); hinsichtlich des KA: IDW RS FAIT 4 (2012)). Buchführung und JA sollen sämtliche Zahlungsvorgänge sowie Realgüterströme erfassen und widerspiegeln. Die Dokumentation dieser Vorgänge dient als Beweismittel bei Rechtsstreitigkeiten (vgl. Leffson (1987), S. 47ff.; Kruse (1970), S. 199ff.; überdies: §§ 258ff.) und damit zugleich der Sicherung von Besteuerungsgrundlagen. Speziell die strafrechtlichen Vorschriften (vgl. §§ 283, 283b StGB) machen den Dokumentationszweck deutlich: Buchführung, Inventare und Bilanzen dienen der Beweissicherung, insbesondere im Insolvenzfall (vgl. BT-Drs. 7/3441, S. 38). Stützel (ZfB 1967, S. 314 (323)) formuliert diesen JA-Zweck als "Bündelung von Buchführungszahlen zur Sicherung von Urkundenbeständen gegen nachträgliche Inhaltsänderung im Interesse der Rechtspflege und damit im Interesse aller, die am Handelsverkehr" teilnehmen.

Rn. 6

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Der Dokumentationszweck von Buchführung und JA findet in einer Reihe von handels- und steuerrechtlichen Vorschriften seinen Niederschlag (vgl. zu den aus dem Dokumentationszweck abgeleiteten Dokumentationsgrundsätzen im Einzelnen HdR-E, Kap. 4, Rn. 56f.). Von überragender Bedeutung ist dabei die Normierung der Buchführungspflicht des Kaufmanns sowie der allg. Anforderungen an die Buchführung. Hiernach hat der Kaufmann "Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muß so beschaffen sein, daß sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen" (§ 238 Abs. 1). Zudem dürfen gemäß § 239 Abs. 3 Eintragungen oder Aufzeichnungen in den Handelsbüchern "nicht in einer Weise verändert werden, daß der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiß läßt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind" (vgl. so auch § 146 Abs. 4 AO). Zuletzt sind die so erstellten Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und JA gemäß § 257 Abs. 4 zehn Jahre geordnet aufzubewahren (vgl. auch § 147 Abs. 3 AO).

II. Selbstinformation

Rn. 7

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Buchführung und JA sollen dem Kaufmann (bzw. der UN-Leitung) einen Überblick über die VG und Schulden, über das EK sowie über Höhe und Zusammensetzung des erzielten Erfolgs vermitteln. Der Zwang zur Rechenschaft des Kaufmanns vor sich selbst soll verhindern, dass das UN aus mangelnder Übersicht über den Vermögensstand in eine finanzielle Krise gerät (vgl. Leffson (1987), S. 55f.) und dient dadurch mittelbar auch dem Gläubigerschutz (vgl. Stützel, ZfB 1967, S. 314 (323)). Die Aufstellung eines JA liegt danach im ureigensten Interesse des Kaufmanns (vgl. ADS (1998), § 242, Rn. 2) selbst.

Rn. 8

Stand: EL 38 – ET: 01/2023

Dass der Gesetzgeber mit der Verpflichtung zur RL auch der Selbstinformation des Kaufmanns ein großes Gewicht beimisst, lässt sich daraus ableiten, dass Kaufleute nach den §§ 238ff. JA grds. unabhängig davon erstellen müssen, ob sie zu veröffentlichen sind oder nicht (vgl. Leffson (1987), S. 55). So obliegt z. B. auch dem Einzelkaufmann, der Dritten grds. keine Rechenschaft schuldet, die Pflicht zur Aufstellung eines JA (vgl. Leffson (1987), S. 55). Diese Vorschriften wurden im Zuge des BilMoG insofern relativiert, als Einzelkaufleute i. S. d. § 241a von der Pflicht zur Buchführung und Erstellung eines Inventars befreit sind, wenn diese in zwei aufeinander folgenden GJ nicht mehr als 600.000 EUR Umsatz und 60.000 EUR Jahresüberschuss aufweisen (vgl. § 241a Abs. 1 Satz 1 (i. d. F. des sog. Bürokratieentlastungsgesetzes vom 28.07.2015, BGBl. I 2015, S. 1400ff.)).

Daraus jedoch weit(er)reichende Folgen für den Zweck der Selbstinformation abzuleiten, erscheint unangemessen (vgl. mit wohl a. A. Beck-HdR, B 100 (2016), Rn. 15). So korrespondiert die Befreiung i.W. mit der Befreiungswirkung bei fehlender Kaufmannseigenschaft, zumal die eingeführten handelsrechtlichen Schwellenwerte denen des Steuerrechts entsprechen (vgl. § 141 Abs. 1 Satz 1 AO). Somit werden tatsächlich nur wenige Kaufleute von dieser Ausnahmeregelung profitieren können (vgl. so auch Petersen/Zwirner (2009), Kap. III, S. 378 (382)). Darüber hinaus müssen die von den handelsrechtlichen Pflichten entbundenen Einzelkaufleute dennoch im Regelfall für steuerliche Zwecke – ebenso wie zur Überprüfung der Schwellenwerte – zumindest eine Gewinnermittlung mit Hilfe der EÜR gemäß § 4 Abs. 3 EStG vornehmen, mithin einer begrenzten Verpflichtung nachkommen, sich einen Überblick über ihre Geschäfte zu ve...