Abstimmen Geschenke – Kosten ganz genau zuordnen

In Vorbereitung auf den Jahresabschluss ist eine gut abgestimmte Buchhaltung wichtig. Was bei Geschenken für den Jahresabschluss abgestimmt werden sollte, zeigt der heutige Praxis-Tipp.

Geschenke: So gehen Sie vor

Geschenke und Bewirtungen dürfen aufgrund steuerlicher Vorschriften nur auf bestimmten, vorgesehenen Konten gebucht werden. Zudem bestehen spezielle Aufzeichnungs- und Dokumentationspflichten. Werden diese Vorgaben nicht erfüllt, kann dies die Anerkennung als Betriebsausgabe gefährden. Die Aufzeichnungen haben grundsätzlich zeitnah zu erfolgen – in der Regel innerhalb eines Monats. Außerdem dürfen auf den Konten "Geschenke" oder "Bewirtungen" keine anderen Aufwendungen wie beispielsweise Werbekosten, Zugaben u. Ä. erfasst werden. Wegen der besonderen Aufzeichnungspflichten für Geschenke und Bewirtungen sollte hier besonders darauf geachtet werden, Fehlbuchungen zu vermeiden. Eine korrekte steuerliche Abwicklung der Aufwendungen für Geschenke und Bewirtungen wird einen Betriebsprüfer positiv stimmen.

Geschenke: Freigrenze beachten

Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen an einen Dritten.

Arbeitsschritte

erledigt

Bereinigen Sie die Konten "Geschenke" und "Bewirtungskosten" von eventuellen fremden Buchungen wie beispielsweise Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten, indem Sie diese auf die entsprechenden Sachkonten umbuchen.


Buchen Sie Geschenke an Dritte mit einem Gesamtwert von über 35 EUR pro Empfänger sowie Sachgeschenke an Arbeitnehmer um.


Wurden die Höchstgrenzen überschritten, kommt für Geschenke ggf. eine Pauschalversteuerung in Betracht (§ 37b EStG).


Liegen hinsichtlich der Geschenke ausreichende Dokumentationen über Höhe und Empfänger vor? 

Geschenke bis 35 EUR je Empfänger abziehbar

Grundsätzlich können Geschenke bis 35 EUR je Empfänger und je Wirtschaftsjahr steuerlich als Betriebsausgabe abgezogen werden. Wird diese Grenze – auch nur geringfügig – überschritten, entfällt der Abzug in vollem Umfang. Um die Einhaltung der Grenze nachvollziehen zu können, verlangt das Finanzamt zu den einzelnen Geschenken detaillierte Nachweise, u. a. eine Liste der jeweiligen Empfänger.

Geschenke pauschal versteuern

Werden Geschäftsfreunden Geschenke gemacht, muss der Beschenkte unter Umständen auf den Wert des Geschenks Steuern zahlen. Dann ist die Freude über das erhaltene Geschenk schnell dahin. Um dies zu vermeiden, kann der Schenkende einheitlich sämtliche Geschenke des Jahres pauschal mit 30 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer versteuern (§ 37 b EStG) – und damit die Steuerpflicht des Beschenkten quasi übernehmen. Die Pauschalierung ist ausgeschlossen, wenn der Wert eines einzelnen Geschenks oder die Geschenke je Empfänger und Jahr 10.000 EUR übersteigen.

Geschenke an Arbeitnehmer vollständig abziehbar

Geschenke des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer sind für den Unternehmer in voller Höhe als Betriebsausgaben abziehbar. Sofern Sachzuwendungen für einen besonderen Anlass üblich sind und den Wert von 60 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschreiten, sind sie als steuerfreie freiwillige soziale Aufwendung zu erfassen und somit auch beim Arbeitnehmer ohne Versteuerung. Ohnehin sind Sachbezüge bis 44 EUR monatlich lohnsteuerfrei. Ansonsten kommt die Buchung als steuerpflichtiger Arbeitslohn auf einem Konto für Löhne oder Gehälter infrage.

Streuartikel, Zugaben und ­Aufmerksamkeiten

Nicht als Geschenke im steuerlichen Sinn werden Streuartikel, Zugaben und Aufmerksamkeiten eingestuft. Damit unterliegen sie nicht den hohen Anforderungen zur Anerkennung als Betriebsausgabe. Folgende Unterscheidung hat sich in der steuerlichen Rechtsprechung gebildet:

Streuartikel – Gegenstände von geringem Wert bis etwa 10 EUR – werden zu Hunderten oder Tausenden verschenkt, ohne dass die Empfänger bekannt sind und benannt werden müssen. Für diese Artikel besteht kein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen; vielmehr soll ein allgemeiner Werbeeffekt erzielt werden.

Zugaben werden dagegen beim Verkauf von Gegenständen kostenlos beigegeben. Sie sind deshalb als Kosten der Warenabgabe zu behandeln und abzugsfähig.

Als Aufmerksamkeit gilt die Darreichung von Kaffee, Gebäck, kleinen Snacks, Bonbons für Kinder u.Ä. Die Abgrenzung zur Bewirtung mit Speisen, die besonderen Abzugsbeschränkungen unterliegt, kann aber schon bei einer Bockwurst anfangen. Es handelt sich aufgrund des geringen Werts nicht um Geschenke (von daher ist keine Empfängerliste zu führen), aber auch nicht um Zugaben beim Warenverkauf, die getrennt zu erfassen sind.

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Schlagworte zum Thema:  Geschenk, Jahresabschluss, Buchhaltung, Buchführung