17.06.2013 | Top-Thema Zeitnahe Betriebsprüfung

Erfahrungswerte eines Betriebs in der Pilotphase

Kapitel
Zeitnahe Betriebsprüfung: Erfahrungswerte eines Betriebs
Bild: Marko Greitschus ⁄

Die Vorteile der zeitnahen Betriebsprüfung überwiegen. Das hat ein Unternehmen in der Pilotphase feststellen können. Auch wenn nicht immer eine Kostenreduktion erreicht werden kann, so wird doch die Buchhaltung entlastet und die Kommunikation zwischen Betriebsprüfer und Rechnungswesen verbessert.

Positive Erfahrungen aus der Pilotphase
Ein Unternehmen konnte mit der zeitnahen Betriebsprüfung in der Pilotphase folgende positiven Erfahrungen machen:

  • Jahresabschlüsse bieten hohe Sicherheit
  • Gewinnausschüttungen sind nach weniger als zwölf Monaten verbindlich. Unternehmen und Gesellschafter verfügen über eine hohe Planungssicherheit.
  • Positive Veränderungen in der Buchhaltung hinsichtlich Verhalten und Arbeit, wie z. B. Abschaffung der gesonderten Zwischenablage

Praxis-Hinweis: Leider hat die Praxis auch gezeigt, dass mit Blick auf die bald folgende Betriebsprüfung immer öfter auf detaillierte Dokumentationen verzichtet wurde. Ergebnis war, dass während der Betriebsprüfung die richtigen Argumente nicht mehr in Erinnerung gerufen wurden. Das ist jetzt durch eine verbindliche Verfahrensanweisung abgestellt.

Konzentration auf das Wesentliche
Durch die zeitnahe Betriebsprüfung ergeben sich die folgenden administrativen Erleichterungen: 

  • Einfachere Organisation eines freien Raums für den Betriebsprüfer, weil nur ein kurzer Zeitraum betroffen ist
  • Permanente Einrichtung eines IT-Accounts für den Betriebsprüfer, ohne Einschränkung auf den Prüfungszeitraum
  • Betriebsprüfer behält Zugriff auf die Daten bis zum aktuellen Prüfungstag
  • Wegfall der fachlichen Vorbereitung der Mitarbeiter im Rechnungswesen, weil alle noch im Thema sind
  • Wegfall der Einarbeitung des Betriebsprüfers in grundsätzliche Gegebenheiten des Unternehmens, wie Strukturen und Abläufe, weil er mit dem Unternehmen vertraut ist
  • Reduzierung des Umfangs der nötigen Dokumente, z. B. durch Wegfall der Zwischenablage 

Neu ist auch die Zusammenstellung aller wesentlichen Vorkommnisse im Unternehmen während des Prüfungszeitraums, wie größere Investitionen oder Änderungen in der Kapitalstruktur oder im Produktionsprogramm.

Tipp: Es hat sich als sinnvoll erwiesen, die Informationen des Betriebsprüfers über Veränderungen nicht mit dem Ende des Prüfungszeitraums abzuschließen. Wenn auch die Neuigkeiten im laufenden Jahr besprochen werden, kann der Betriebsprüfer viele Entscheidungen im alten Jahr besser beurteilen. Das vereinfacht zudem die Information im nächsten Jahr.

Weniger Betreuung seitens des Rechnungswesens
Durch die zeitnahe Betriebsprüfung beherrscht der Betriebsprüfer das IT-System besser. Dadurch kann er sich Konten, Ausgangsbelege und Informationen über zu klärende Sachverhalte selbst beschaffen. In der Abschlussbesprechung zeigt sich, dass der Betriebsprüfer viele Sachverhalte ohne Mithilfe des Buchhalters geprüft und mit vorhandenen Informationen geklärt hat. So sinkt der Betreuungsaufwand seitens der Mitarbeiter im Rechnungswesen.

Sachlichere Diskussion mit gerechteren Ergebnissen
Unterschiede in der Auffassung zwischen dem Betriebsprüfer und dem Buchhalter müssen weniger diskutiert werden. Der Grund dafür liegt in der wesentlich besseren Information aller Beteiligten. Damit sind die Entscheidungen fundierter und die Gründe für oder gegen eine bestimmte Buchung oder Bewertung fester. Alle Seiten empfinden die Diskussion sachlicher und die Entscheidungen als gerechter.

Praxis-Hinweis: In den Gesprächen mit den Betriebsprüfern entsteht der Eindruck, dass sie bei Sachverhalten, die sich kurzfristig auf das Unternehmensergebnis und damit auf die Steuergrundlage auswirken, weniger kompromissbereit sind als während einer Mehrjahresprüfung. Beträgt der Prüfungszeitraum fünf Jahre und ist die Nutzungsdauer eines im ersten Prüfungsjahr angeschafften Wirtschaftsgutes strittig, dann ist bereits in den ersten fünf Jahren ein gewisser Ausgleich erfolgt. Dieser fehlt, wenn das gerade abgelaufene Jahr sofort geprüft wird.

Keine Kostenreduktion
Die Kosten der Betriebsprüfung haben sich, entgegen aller vorherigen Annahmen, nicht verringert. Sie sind sogar leicht gestiegen, denn: 

  • Fünf mal zwei Wochen Betriebsprüfung plus fünfmalige Vorbereitung sind mehr als acht Wochen Betriebsprüfung und einmalige Vorbereitung.
  • Der Berater kam während der Fünfjahresprüfung an zwei bis drei Tagen ins Unternehmen, bei der zeitnahen Betriebsprüfung kommt er immer mindestens einen Tag. Das ergibt Mehrkosten bei fünf Tagen in fünf Betriebsprüfungen gegenüber drei Tagen in einer Prüfung.
  • Der IT-Account wird das ganze Jahr über für den Betriebsprüfer reserviert. Das spart zwar IT-Betreuung, verursacht aber Lizenzkosten.

Dennoch wird die zeitnahe Betriebsprüfung wegen der anderen Vorteile als wesentlicher Fortschritt für das Unternehmen gesehen.

Ausblick auf die E-Bilanz
Da sich die personelle Ausstattung der Betriebsprüfungsfinanzämter zukünftig nicht wirklich verbessern wird, soll über die zeitnahe Betriebsprüfung eine Effizienzsteigerung erreicht werden. Diese kann z. B. in Verbindung mit den wesentlich detaillierteren Informationen aus der E-Bilanz die Prüfung wesentlich beschleunigen, ohne das Ergebnis für den Staat zu reduzieren.

Praxis-Hinweis: Die Buchhaltung muss sich darauf einstellen, dass der Betriebsprüfer zeitnah und detailliert prüft. Dies muss nicht in einer Betriebsprüfung geschehen, sondern kann auch durch Untersuchung der Daten aus der E-Bilanz in der Finanzbehörde erledigt werden.

Schlagworte zum Thema:  Betriebsprüfung, Steuererklärung

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