09.12.2015 | Top-Thema Jahreswechsel 2015/2016: Wichtige Informationen für das Rechnungswesen

Lohnbuchhaltung

Kapitel
Wichtige Informationen zum Jahreswechsel in der Lohnbuchhaltung.
Bild: Haufe Online Redaktion

In der Lohnbuchhaltung sind viele wichtige Änderungen zu beachten: Gesetzesänderungen für Betriebsveranstaltungen, Folgen beim Minijob durch den Mindestlohn, Übermittlung der elektronischen Lonsteuerbescheinigungen, Sachbezugswerte 2016 uvm.

Weihnachtsfeier: Gesetzesänderung ab 2015 für Betriebsveranstaltungen

Leistungen eines Arbeitgebers aus Anlass einer Betriebsveranstaltung (R 19.5 Abs. 2 LStR 2015) sind bei Überschreiten einer Freibetrags (110 EUR) als Arbeitslohn zu werten.

In die Ermittlung, ob der Freibetrag überschritten ist, sind

  • alle vom Arbeitgeber gezahlten Gesamtkosten (einschließlich USt) der Veranstaltung einzubeziehen und
  • zu gleichen Teilen auf die Gäste aufzuteilen.

Es kommt ab 2015 nicht mehr darauf an. ob die Kosten den einzelnen Arbeitnehmern individuell zurechenbar sind oder ob es sich um einen rechnerischen Anteil an den Kosten der Betriebsveranstaltung handelt, die der Arbeitgeber gegenüber Dritten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung aufwendet wie Künstlerauftritt, Musik etc. (§ 19 Abs.1 Nr. 1a S. 2 EStG).

Als Aufwendungen für den äußeren Rahmen sind auch die Kosten zu erfassen, die nur zu einer abstrakten Bereicherung des Arbeitnehmers führen. Dies sind beispielweise:

  • die Kosten für anwesende Sanitäter,
  • die Kosten für die Erfüllung behördlicher Auflagen,
  • Stornokosten oder
  • Trinkgelder.

Rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers bleiben unberücksichtigt. Damit werden z. B die Abschreibung aufs Unternehmensgebäude oder Lohnkosten für Mitarbeiter, die die Veranstaltung vorbereiten, nicht einbezogen.

Achtung:

Der auf mitgebrachte Familienangehörige entfallende Aufwand ist den Arbeitnehmern bei der Berechnung, ob der Freibetrag überschritten ist, zuzurechnen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 2 EStG).

Praxis-Tipp: Lohnsteuerpauschalierung

Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer mit einem Pauschsteuersatz von 25 % erheben (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG), wenn er Arbeitslohn aus Anlass von Betriebsveranstaltungen zahlt. Reisekosten liegen ausnahmsweise vor, wenn die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Veranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. Steuerfreie Erstattungen durch den Arbeitgeber sind nach den Grundsätzen des § 3 Nr. 13 oder § 3 Nr. 16 EStG zulässig.

Neues BMF-Schreiben v. 14.10.2015, IV C 5 – S 2332/15/10001 zu Betriebsveranstaltungen beachten!

Die Ehrung eines einzelnen Jubilars oder eines einzelnen Arbeitnehmers z. B bei dessen Ausscheiden aus dem Betrieb, auch unter Beteiligung weiterer Arbeitnehmer, ist keine Betriebsveranstaltung; zu Sachzuwendungen aus solchem Anlass vgl. R 19.3 Abs. 2 Nr. 3 und 4 LStR 2015. Auch ein sog Arbeitsessen (R 19.6 Abs. 2 LStR 2015) ist keine Betriebsveranstaltung.

Erfüllt eine Veranstaltung des Arbeitgebers nicht den Begriff der Betriebsveranstaltung, ist nach allgemeinen Grundsätzen zu prüfen, ob es sich bei geldwerten Vorteilen, die der Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern im Rahmen dieser Veranstaltung gewährt, um Arbeitslohn nach § 19 EStG handelt.

> Mehr zum Thema "Betriebsveranstaltungen"

Mindestlohn ab 1.1.2015 – Folgen beim Minijob – ab 1.8.2015 MiLoDokV

Durch den Mindestlohn steigt der Verdienst des Minijobbers bei gleichbleibender Arbeitszeit, sodass in vielen Fällen die 450-EUR-Grenze überschritten wird. Dann muss zur Vermeidung der Versicherungspflicht in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung die Anzahl der Stunden reduziert werden. Dies ist aber arbeitsrechtlich nur einvernehmlich mit dem Arbeitnehmer möglich. Alternativ kommt der Midijob in Betracht.

Praxis-Hinweis: Stundenlohnaufzeichnungen

Arbeitgeber müssen aufgrund des § 17 Abs. 1 MiLoG für Minijobber detaillierte Stundenaufzeichnungen (mindestens wöchentlich) führen (siehe auch www.minijob-zentrale.de).

Die Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV) v. 29.7.2015 regelt, dass ab 1.8.2015 eine Aufzeichnungspflicht für im Betrieb arbeitende Ehegatten, Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers nicht erforderlich ist. Sollte es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (z. B. GmbH) handeln, dann kommt es auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person (Geschäftsführer) an.

Weitere Infos an die Lohnbuchhaltung zum Mindestlohn

Bei einem Leistungsbonus handelt es sich um „Lohn im eigentlichen Sinn", der in die Berechnung des Mindestlohns einzubeziehen ist (Arbeitsgericht Düsseldorf, Urteil v. 20.4.2015, 5 Ca 1675/15).

Laut Arbeitsgerichts Berlin (Urteil v. 4.3.2015, 54 Ca 14420/14) darf der Arbeitgeber ein zusätzliches Urlaubsgeld und eine jährliche Sonderzahlung nicht auf den gesetzlichen Mindestlohn anrechnen. Eine Änderungskündigung, mit der eine derartige Anrechnung erreicht werden sollte, ist unwirksam.

Wegen Geltendmachung von Mindestlohn darf nicht gekündigt werden (Arbeitsgericht Berlin, Urteil v. 17.4. 2015, 28 Ca 2405/15).

Sofern der Arbeitnehmer monatlich eine Vergütung erhält, die umgerechnet auf tatsächlich geleistete Arbeitszeiten und Bereitschaftszeiten zusammen mindestens 8,50 EUR pro Stunde beträgt, besteht kein zusätzlicher Anspruch auf Vergütung der Bereitschaftszeiten nach dem MiLoG (Arbeitsgericht Aachen, Urteil v. 21.4.2015, 1 Ca 448/15h).

Auch für Arbeitszeiten, die aufgrund von Arbeitsunfähigkeit oder Feiertagen tatsächlich nicht geleistet wurden, ist wohl der Mindestlohn zu zahlen (Argumente: siehe BAG, Urteil v. 13.5.2015, 10 AZR 191/14).

> Mehr zum Thema "Minijob"

Lohnsteuerbescheinigungen 2015 und 2016

Arbeitgeber müssen grundsätzlich der Finanzverwaltung bis zum 28. Februar des Folgejahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung übermitteln (§ 41 b Abs. 1 S. 2 EStG). Die Datenübermittlung muss nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifiziert erfolgen.

Dem Arbeitnehmer ist ein nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigter Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der Identifikationsnummer (IdNr.) auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41 b Abs. 1 S. 3 EStG; BMF, Schreiben v. 30.7.2015, IV C 5 – S 2378/15/10001). Sofern für den Arbeitnehmer keine IdNr. vergeben wurde oder der Arbeitnehmer diese dem Arbeitgeber nicht mitgeteilt hat, ist weiter die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) zulässig.

Sachbezugswerte für unentgeltliche/verbilligte Mahlzeiten und Unterkunft ab 2016

Der Wert für verbilligte oder unentgeltliche Mahlzeiten für ein Mittag- oder Abendessen beträgt ab 2016 3,10 EUR. Für ein Frühstück gilt der Wert von 1,67 EUR.

Obiges gilt gem. § 8 Abs. 2 S. 8 EStG auch für Mahlzeiten, die dem Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit oder im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten zur Verfügung gestellt werden, wenn der Preis der Mahlzeit 60 EUR nicht übersteigt.

Praxis-Tipp: Belohnungsessen

„Belohnungsessen“ (R 8.1 Abs. 8 Nr. 3 LStR 2015), d. h Mahlzeiten mit einem Preis von über 60 EUR sind mit dem tatsächlichen Preis als Arbeitslohn (§ 8 Abs. 2 S. 1 EStG) anzusetzen.

Der Sachbezugswert für freie Unterkunft beträgt für 2016 bundeseinheitlich 223 EUR.

> Mehr zum Thema "Sachbezugswerte"

Pauschbeträge für Auslandsreisen in 2015 und 2016

Bei Reisen vom Inland in das Ausland bestimmt sich der Pauschbetrag nach dem Ort, den der Steuerpflichtige vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat. Für eintägige Reisen in das Ausland und für Rückreisetage aus dem Ausland in das Inland ist der Pauschbetrag des letzten Tätigkeitsortes im Ausland maßgebend.

Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten sind ausschließlich in den Fällen der Arbeitgebererstattung anwendbar (R 9.7 Abs. 3 LStR 2015). Für den Werbungskostenabzug sind nur die tatsächlichen Übernachtungskosten maßgebend (R 9.7 Abs. 2 LStR 2015); dies gilt entsprechend für den Betriebsausgabenabzug (R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR 2012).

Hinweis: Die Finanzverwaltung hat mit Schreiben v. 9. 12.2015 ( IV C 5 - S 2353/08/10006) die steuerliche Behandlung von Reisekosten und Reisekostenvergütungen bei betrieblich und beruflich veranlassten Auslandsreisen ab 1.1.2016 bekannt gegeben.

Umzugsbedingte Unterrichtskosten und sonstige Umzugsauslagen 2015 und 2016

Der Höchstbetrag, der für die Anerkennung umzugsbedingter Unterrichtskosten für ein Kind nach § 9 Abs. 2 BUKG maßgebend ist, beträgt bis 28.2.2015 1.802 EUR und ab 1.3.2015 1.841 EUR.

Der Pauschbetrag für sonstige Umzugsauslagen nach § 10 Abs. 1 BUKG beträgt für Verheiratete/Lebenspartner bis 28.2.2015 1.429 EUR und ab 1.3.2015 1.460 EUR). Für Ledige gilt bis 28.2.2015 der Betrag von  715 EUR und ab 1.3.2015 730 EUR). Der Pauschbetrag erhöht sich für jede in § 6 Abs. 3 Sätze 2 und 3 BUKG bezeichnete weitere Person mit Ausnahme des Ehegatten bis zum 28.2.2015 um 315 EUR und ab 1.3.2015 um 322 EUR zu erhöhen; BMF, Schreiben v. 6.10.2014, IV C 5 - S 2353/08/10007).

Arbeitgeberdarlehen – neues BMF-Schreiben

Erhält der Arbeitnehmer durch ein Arbeitgeberdarlehen Zinsvorteile, sind sie zu versteuern. Der zur Anwendung des Lohnsteuerabzugsverfahrens verpflichtete Arbeitgeber muss die Lohnsteuer nach Maßgabe von § 38 Abs. 1 i. V. m. Abs. 4 S. 3 EStG einbehalten und abführen, sofern er sie nicht nach § 40 Abs. 1 EStG pauschal erhebt oder die Einkommensteuer nicht nach § 37b EStG pauschal erhoben wird.

Für die Ermittlung des Zinsvorteils ist zwischen einer Bewertung nach § 8 Abs. 2 EStG (z. B. der Arbeitnehmer eines Einzelhändlers erhält ein zinsverbilligtes Arbeitgeberdarlehen) und einer Bewertung nach § 8 Abs. 3 S. 1 EStG (z. B. der Bankangestellte erhält von seinem Arbeitgeber ein zinsverbilligtes Arbeitgeberdarlehen mit Ansatz des Rabatt-Freibetrags) zu unterscheiden. Der Arbeitnehmer erlangt keinen steuerpflichtigen Zinsvorteil, wenn der Arbeitgeber ihm ein Darlehen zu einem marktüblichen Zinssatz (Maßstabszinssatz) gewährt.

Achtung: Wann Zinsvorteil als Sachbezug zu versteuern ist

Zinsvorteile, die der Arbeitnehmer durch Arbeitgeberdarlehen erhält, sind Sachbezüge. Sie sind als solche zu versteuern, wenn die Summe der noch nicht getilgten Darlehen am Ende des Lohnzahlungszeitraums 2.600 EUR€ übersteigt (BMF, Schreiben v. 19.5.2015, IV C 5 – S 2334/07/0009).

Aufmerksamkeiten und Geschenke an Arbeitnehmer und Kunden – neues BMF-Schreiben

§ 37b EStG ermöglicht es dem Unternehmer die Einkommensteuer auf Geschenke (Sachzuwendungen) aus betrieblicher Veranlassung an Arbeitnehmer und Nichtarbeitnehmer pauschal mit 30 % (zzgl. Annexsteuern) zu erheben.

Sachbezüge, die im ganz überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers gewährt werden sowie steuerfreie Sachbezüge, z. B. auch nach § 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1 a EStG, werden von § 37b Abs. 2 EStG nicht erfasst. Im Übrigen gilt Folgendes:

Wird die Sachbezugsfreigrenze des § 8 Abs. 2 S. 11 EStG i. H. v. 44 EUR nicht überschritten, liegt kein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Bei der Prüfung der Freigrenze bleiben die nach § 8 Abs. 2 S. 1 EStG zu bewertenden Vorteile, die nach §§ 37b und 40 EStG pauschal versteuert werden, außer Ansatz.

Mahlzeiten aus besonderem Anlass, die vom oder auf Veranlassung des Steuerpflichtigen anlässlich von Auswärtstätigkeiten an seine Arbeitnehmer abgegeben werden, können nach § 37b EStG pauschal besteuert werden, wenn der Wert der Mahlzeit 60 EUR übersteigt.

Praxis-Hinweis: Bis 60 EUR „Aufmerksamkeit“

Zuwendungen des Steuerpflichtigen an seine Arbeitnehmer, die als bloße Aufmerksamkeiten (R 19.6 LStR 2015) anzusehen sind und deren jeweiliger Wert 60 EUR nicht übersteigt, gehören nicht zum Arbeitslohn und sind daher nicht in die Pauschalierung nach § 37b EStG einzubeziehen. Bei Überschreitung des Betrags von 60 EUR ist die Anwendung des § 37b EStG möglich.

Praxis-Tipp: Wann mehrfach 60 EUR angesetzt werden können

Aufmerksamkeiten i. S. d. R 19.6 Absatz 1 LStR sind Zuwendungen, die dem Empfänger aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses übergeben werden. Heiratet der Arbeitnehmer, gilt ein Geschenk bis zu 60 EUR als Aufmerksamkeit. Hat der gleiche Arbeitnehmer kurz darauf Geburtstag, kann der Arbeitgeber ihn erneut mit einem Geschenk bis zu 60 EUR beglücken.

Praxis-Tipp: Zuwendungen an „Dritte“ (Geschäftspartner)

Wenn der Unternehmer einem Geschäftspartner eine Aufmerksamkeit aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses zu, gilt auch für diese Zuwendungen des Steuerpflichtigen i. S. v. R 19.6 LStR 2015 an Dritte, dass sie nicht in die Pauschalierung nach § 37b EStG einzubeziehen sind (BMF, Schreiben v. 19.5.2015, IV C 6 – S 2297-b/14/10001, Rz. 9c; OFD Frankfurt/M., Verfügung v. 13.3.2014, S 2297b A-1-St 222, Tz. 4.1). Eine analoge Anwendung der Sachbezugsfreigrenze in Höhe von 44 EUR/Monat (§ 8 Abs. 2 S. 9 EStG) ist bei der Zuwendung an Dritte dagegen nicht zulässig.

LSt-Abzug für Dezember 2015 – Besonderheiten zu beachten

Mit dem „Gesetz zur Anhebung des Grundfreibetrags, des Kinderfreibetrags, des Kindergelds und des Kinderzuschlags" (G. v. 16.7.2915, BGBl I 2015 S. 1202), wurde die verfassungsrechtlich gebotene Anhebung des steuerlichen Grundfreibetrags und des Kinderfreibetrags für die Jahre 2015 und 2016 sichergestellt. Zur Förderung der Familien, bei denen sich der Kinderfreibetrag nicht auswirkt, wurde das Kindergeld in gleichem Verhältnis für 2015 und 2016 angehoben.

Die Neuregelungen für 2015 sind beim Steuerabzug vom Arbeitslohn erstmals anzuwenden auf laufenden Arbeitslohn, der für einen nach dem 30.11.2015 endenden Lohnzahlungszeitraum gezahlt wird, und auf sonstige Bezüge, die nach dem 30.11.2015 zufließen.

Bei der Lohnsteuerberechnung für Lohnabrechnungszeiträume im Dezember 2015, ist zu berücksichtigen, dass die Änderungen bis zum 30.11.2015 nicht angewandt werden dürfen. Das Bundesministerium der Finanzen hat dazu entsprechende Programmablaufpläne aufgestellt (BMF, Schreiben v. 8.9.2015, IV C 5 – S 2361/15/10001).

Der Entlastungsbetrag für Alleinerziehende wurde auch rückwirkend zum 1.1.2015 um 600 EUR auf 1.908 EUR angehoben (§ 24b Abs. 2 S. 1 EStG n. F.) und nunmehr nach der Kinderzahl gestaffelt. Die durch die Anhebung auf 1.908 EUR eintretende steuerliche Entlastung in der Steuerklasse II wird für 2015 – auf der Grundlage des vom BMF erstellten, geänderten Programmablaufplans – in voller Höhe bei der Lohnabrechnung für Dezember 2015 umgesetzt (sog. Nachholung gem. § 52 Abs. 37b EStG n. F.).

Hinweis: Steuerpflichtige mit mehr als einem Kind müssen – soweit sie dies nicht vorab im Lohnsteuerermäßigungsverfahren 2015 geltend gemacht haben – für 2015 eine ESt-Erklärung abgeben, um in den Genuss des sog. Erhöhungsbetrags gem. § 24b Abs. 2 S. 2 EStG n. F zu kommen.

> Mehr zum Thema "Lohnsteuerabzug"

Schlagworte zum Thema:  Jahreswechsel, Rechnungswesen, Lohnbuchhaltung, Bilanzierung, Jahresabschluss, Sozialversicherung

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