| Forderungsmanagement

Verjährung von Forderungen: 3-Jahresfrist berücksichtigen

Maßnahmen für ein gutes Forderungsmanagement müssen nicht aufwändig sein.
Bild: Haufe Online Redaktion

Mit einem organisierten Forderungsmanagement beugen Sie Ausfall von Zahlungen vor und damit finanziellen Schwierigkeiten Ihres Unternehmens. Ein wichtiger Stichtag ist hier der 31.12. eines jeden Jahres. Ist dieser abgelaufen, verjähren alle Zahlungsansprüche des täglichen Geschäftsverkehrs, die der Verjährungsfrist unterliegen. Wir geben 14 praktische und schnell umsetzbare Tipps.

Das Zahlungsverhalten von privaten und gewerblichen Schuldnern, bedingt durch deren eigene bestehende Überschuldung oder drohende Zahlungsunfähigkeit, ist ein wesentlicher Grund für die finanziellen Schwierigkeiten von vielen Unternehmen. Unternehmer selbst machen allerdings auch oft Fehler, sei es bei Beginn der Vertragsbeziehung, bei der Rechnungsstellung oder im Mahnwesen, und bieten damit dem Schuldner mehr oder weniger gute Ausreden, nicht (sofort) zahlen zu müssen.

Beispiel: Forderungen aus dem Jahr 2012 verjähren Ende 2015

Forderungen aus dem Jahr 2012 verjähren beispielsweise mit Ablauf des 31.12.2015. Dies gilt auch, wenn gemahnt wurde. Gegen die Verjährung hilft nur ein Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids gegen den Schuldner noch vor Ablauf des Jahresendes (in diesem Beispiel also Dezember 2015).

Professionelles Forderungsmanagement installieren

Ein professionelles Forderungsmanagement – konsequent, wirksam und kundenfreundlich – ist ein "Muss" für jedes Unternehmen. Mit der Reduzierung von Forderungsausfällen steigt die eigene Liquidität, die z. B. für Investitionen dringend benötigt wird. Für Banken ist ein funktionierendes Forderungsmanagement ein wichtiges Rating-Kriterium bei der Kreditvergabe.

Tipps für ein erfolgreiches Forderungsmanagement:

 1. Blick ins Telefonbuch

Der 1. Blick bei Auftragsangeboten sollte dem Telefonbuch (übers Internet) gelten. Sind dort keine Eintragungen zur Adresse oder nur Handy-Nummern vorhanden, ist Vorsicht geboten.

2. Blick ins Internet

Das Internet ist ebenfalls hilfreich, zumindest bei Firmen-Kunden über deren Homepage Informationen über Geschäftsführer, Inhaber und Handelsregisternummer, Registergericht und Firmensitz zu erhalten (Impressum). Mit diesen Angaben können weitere Auskünfte eingeholt werden, z. B. beim Handelsregister.

3. Vorschüsse verlangen

Es kommt oft auf die Argumentation an, dem potenziellen Kunden den Sinn und Zweck der Vorschusszahlungen nahezubringen. Zumindest dann, wenn Unternehmer Materialien einkaufen müssen, um den konkreten Auftrag erfüllen zu können, sollten sie auf einen Vorschuss in Höhe der Materialkosten bestehen. Alternativ sollte dem Kunden mitgeteilt werden, dass er sich die benötigten Materialien vorab selbst besorgen soll, indem man ihm geeignete Lieferanten, Geschäfte usw. benennt. U. U. kann diese Vorgehensweise dem Kunden dadurch attraktiv "verkauft" werden, dass man ihm mitteilt, dies sei für ihn auch finanziell günstiger.

4. Kaufverträge mit Rabatt

Bei Kaufverträgen lässt sich eine Vorschusszahlung erreichen, wenn der Verkäufer im Gegenzug einen Rabatt verspricht oder kostenlose Zusatzleistungen (Service) für einen bestimmten Zeitraum anbietet.

5. Inhaltliche und formale Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden!

Bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. Die Vorschriften des § 14 UStG müssen pedantisch eingehalten werden, weil die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Das Merkmal "vollständige Anschrift" in § 14 Abs. 4 Nr. 1 UStG erfüllt z. B. nur die Angabe der zutreffenden Anschrift des leistenden Unternehmers, unter der er seine wirtschaftlichen Aktivitäten entfaltet.Die Kunden sind immer spitzfindig, wenn es um Gründe geht, nicht sofort zahlen zu müssen. Das Prozedere im Zusammenhang mit der Rückforderung der Original-Rechnung zwecks Rechnungsberichtigung kostet wertvolle Zeit. Besteht ein Anspruch auf Erteilung einer Rechnung nach § 14 UStG, kann der Leistungsempfänger das von ihm geschuldete Entgelt grundsätzlich zurückhalten, bis der Leistende ihm die Rechnung erteilt. Problematisch wird der Fall, wenn der Kunde trotz Berichtigungswunschs der Rechnung diese nicht zurückschickt und nicht bezahlt. Bei einem Prozess riskiert der Unternehmer, dass er auf den anfallenden Kosten "sitzen" bleibt.

6. Forderung unverzüglich in Rechnung stellen

Sobald ein Unternehmen die vereinbarte Leistung erbracht hat, sollte die Forderung unverzüglich dem Kunden in Rechnung gestellt werden. In den meisten Fällen ist es möglich, die Rechnung schon mit Auslieferung der Ware mitzuschicken oder bei Werkleistungen an Privatleute die Rechnung (bei Pauschalpreisen) nach der Abnahme zu überreichen.

7. Vorbereitete Überweisungsträger

Vorbereitete Überweisungsträger können zumindest bei Privatkunden eine beschleunigte Zahlung bewirken. Einzugsermächtigungen sichern Liquiditätsvorteile und erleichtern die Verwaltungsarbeit.

8. Eindeutige Zahlungsbedingung festlegen

Besonders wichtig ist die Formulierung eindeutiger Zahlungsbedingungen auf der Rechnung, insbesondere für die Fälligkeit der Forderungen. Hier empfiehlt sich immer ein Fixdatum, z. B. 30.11.2015.

9. Wiedervorlagen notieren

Mit der in den meisten Betrieben vorhandenen Software ist es kein Problem, sich Wiedervorlagen für Zahlungseingänge zu notieren, z. B. auch "Outlook"/Aufgaben. Eine andere Möglichkeit ist, dass sich der Unternehmer bzw. dessen Angestellte z. B. am 15. und am 30. eines jeden Monats die Offene-Posten-Liste aus der Buchhaltung zur Überprüfung vornimmt.

10. Zuständige Person für das Mahnwesen festlegen

Bekanntermaßen gehen gerade Handwerker die Forderungseintreibung nur sehr ungern an, weil sie z. B. meinen, den Kunden dadurch zu verlieren. Falsches Warten kann aber den Verlust der Forderung bedeuten. Das Mahnwesen im Betrieb sollte eine Person übernehmen, die konsequent und gegenüber offensichtlichen Ausreden immun bzw. schlagfertig ist.

11. Persönlicher Anruf bei dem Kunden

Um Kunden nicht zu verärgern, sollte man diese unmittelbar nach Überschreitung des festgesetzten Zahlungstermins persönlich anrufen und an die offene Zahlung höflich, aber bestimmt erinnern und einen neuen Zahlungstermin vereinbaren. Anschließend sollte der Inhalt des Telefongesprächs kurz schriftlich zusammengefasst und dem Schuldner geschickt werden mit dem Hinweis, dass bei einer weiteren Mahnung Mahngebühren und Verzugszinsen angefordert werden.

12. Drei mal mahnen ist kein "Muss"

Es gibt keine Vorschrift, dass man den Schuldner 3-mal mahnen muss. Eine Mahnung darf rechtlich unterbleiben, wenn dem Schuldner ein festes oder berechenbares Zahlungsdatum gesetzt worden ist. Zu viele Mahnungen kosten Zeit und Geld. Unsinnig ist es, auf die 1. Mahnung den Zusatz "1. Mahnung" zu setzen bzw. bei weiteren Mahnungen mit der entsprechenden Durchnummerierung zu arbeiten. Jeder Schuldner weiß dann, dass er nochmals gemahnt wird.

13. Vermeiden Sie die Verjährung von Forderungen

Unternehmer müssen rechtzeitig vor dem Jahreswechsel prüfen, ob 3 Jahre alte Forderungen an Kunden bestehen, und sich für geeignete Maßnahmen (Mahnbescheid oder Klage oder Ratenzahlungsvereinbarung) entscheiden und im Dezember 2015 umsetzen, um die Verjährung zu hemmen bzw. zu unterbrechen.

14. Umsatzsteuer zurückfordern

Sind die Forderungen uneinbringlich geworden, kann der bilanzierende Unternehmer (Soll-Versteuerer bei der Umsatzsteuer) die bereits in Rechnung gestellte und an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer berichtigen bzw. zurückfordern. Nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG kann die geschuldete Steuer berichtigt werden, wenn das vereinbarte Entgelt uneinbringlich geworden ist. Der Unternehmer hat den Forderungsausfall also stets "nur" mit dem Nettorechnungsbetrag zu verschmerzen. Uneinbringlich ist eine Forderung laut BFH, wenn der Anspruch auf Entrichtung des Entgelts nicht erfüllt wird und bei objektiver Betrachtung damit zu rechnen ist, dass der Leistende die Entgeltforderung – ganz oder teilweise – jedenfalls auf absehbare Zeit nicht durchsetzen kann. Das ist der Fall, wenn und ggf. soweit der Leistungsempfänger das Bestehen dieser Forderung ganz oder teilweise substanziiert bestreitet und damit erklärt, dass er die Entgeltforderung (ganz oder teilweise) nicht bezahlen werde.

Weitere hilfreiche Inhalte zum Forderungsmanagement:

>Forderungsmanagement: Praktische Tipps für die Umsetzung in Unternehmen

Schlagworte zum Thema:  Jahresabschluss, Forderungsmanagement

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