07.09.2012 | Serie Präsentationen im Finanz- und Rechnungswesen

Präsentationsgrundlagen

Serienelemente
Grundsätzlich sollten Datenpräsentationen standardisiert werden
Bild: MEV Verlag GmbH, Germany

Zu den wesentlichen Präsentationsgrundlagen gehören die Anforderungen an das innerbetriebliche Berichtswesen sowie die Datenherkunft und Datenaufbereitung wie Darstellungsformen, Tabellen, grafische und visuelle Darstellungsmöglichkeiten.

Die Anforderungen an das Berichtssystem sind im Wesentlichen:

  • einfach und übersichtlich,
  • auf den jeweiligen Adressaten ausgerichtet,
  • wahre und eindeutige Daten,
  • Beachtung des Aufwand-/Nutzenprinzips,
  • fortlaufende Aktualisierung.

Grundlage jeder Datenpräsentation ist ein funktionierendes Rechnungswesen. In kleineren Unternehmen werden die für die Präsentation erforderlichen Daten ausschließlich aus der Buchführung gewonnen. Soweit die Buchführung extern erfolgt, sind mit dem Dienstleister (Steuerberater, Buchführungshelfer, etc.) entsprechende Vorgaben abzustimmen und festzulegen. Mit steigender Unternehmensgröße kommen als Datenlieferant die Kosten- und Leistungsrechnung, Soll-Ist-Vergleiche, Investitions- und Planungsrechnungen, Lohn- und Gehaltsabrechnung, etc. hinzu.

Die Datenaufbereitung der notwendigen Informationen wird durch Tabellen und der Visualisierung von Sachzusammenhängen z. B. mit grafischen Darstellungen durchgeführt.

Der Mensch nimmt ca. 83 % der Informationen über die Augen auf. Ungefähr 50 % der Präsentationsinhalte merkt sich der Mensch durch eine bildhafte Darstellung, dagegen nur etwa 20 %, wenn er die Informationen nur hört.

Tabellen haben dabei die Aufgabe, Datenmengen in geordneter, übersichtlicher Form festzuhalten. Dies sollte in kurzer, aber präziser Weise erfolgen, d. h. alles Überflüssige ist wegzulassen, ohne bei der Verdichtung der Daten wichtige Einzelheiten fallenzulassen oder in ihre Bedeutung zu verändern.

Grafische Darstellungendienen der Visualisierung der Datenpräsentation. Allerdings muss darauf hingewiesen werden, dass grafische Darstellungen eine Tabelle niemals im gleichen Umfang ersetzen können. Das bedeutet jedoch nicht, dass eine Grafik ohne Tabelle nutzlos wäre. Es muss aber jeweils darüber eine Entscheidung getroffen werden, ob eine Tabelle oder Grafik für sich allein oder eine Kombination aus beiden das darzustellende Datenmaterial ausreichend verdeutlicht.

 

Ziel visualisierter Präsentationen ist es,

  • die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu erhöhen,
  • den Redeaufwand zu verkleinern,
  • das Gesagte zu ergänzen,
  • die zu vermittelnden Informationen leichter verständlich zu machen,
  • das Wesentliche zu verdeutlichen und
  • das "Behalten" der Informationen zu fördern.

 

Grundsätzlich sollten Datenpräsentationen standardisiert werden. Dies ermöglicht eine Vergleichbarkeit über längere Zeiträume hinweg. Auf der Grundlage von vergleichbaren, abgestimmten Inhalten können Abweichungen im Zeitablauf und daraus resultierend Handlungsbedarfe erkannt werden.

Zu den grafischen Darstellungsformen zählen: Schaubilder (Piktogramme, Bilder, Symbole), Diagramme (Stab-, Strich-, Histo-, Kreis-, Kurven-, Blasen-, Punkt-, Linien-, Ring-, Netz-, Torten-, Kuchen-, Zeiger-, Gantt-, Pareto-) und Zeitreihen mit Trendbestimmung.

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