10.09.2012 | Serie Präsentationen im Finanz- und Rechnungswesen

Präsentationsformen und -arten

Serienelemente
Schriftform mit mündlicher Ergänzung
Bild: Haufe Online Redaktion

Zur Anwendung kommen zwei grundsätzliche Formen der Datenpräsentation: die Schriftform und der Vortrag. Innerhalb dieser beiden Präsentationsformen gibt es jeweils drei Unterarten: die Standardpräsentation, die Abweichungspräsentation und die Bedarfspräsentation.

Präsentationsarten

  • Der Normalfall ist die Standardpräsentation, die zu regelmäßigen Terminen und auf der Grundlage eines inhaltlichen und formalen Schemas erfolgt. In größeren Unternehmen gibt es auf den jeweiligen Adressaten (z. B. Geschäftsleitung, Abteilungsleiter, Meister, etc.) ausgerichtete Standardpräsentationen.
  • Eine Abweichungspräsentation findet immer dann statt, wenn festgelegte Vorgabewerte über- bzw. unterschritten werden. Der formale Aufbau entspricht der Standardpräsentation, allerdings ist sie inhaltlich auf die Abweichungen bezogen und zeitlich vorgezogen.
  • Eine Bedarfspräsentation wird aufgrund eines zusätzlichen oder einmaligen Informationsbedarfs vorgenommen. Sie weicht i. d. R. inhaltlich und formal von der Standard- bzw. Abweichungspräsentation ab.

Präsentationsformen

  • Die grundsätzliche Präsentationsform ist die Schriftform, der Bericht. Er enthält alle festgelegten Daten aus dem Rechnungswesen in tabellarischer Form und grafischer Aufbereitung sowie einen Erläuterungsbericht. Die Schriftform bildet gleichzeitig die Grundlage für die mündliche Präsentation, den Vortrag.

  • Zwar kann ein Vortrag auch ohne Rückgriff auf einen Bericht erstellt werden, die Ausarbeitung ist aber wesentlich einfacher, wenn darauf zurückgegriffen werden kann. Zumal auch für den Vortrag das entsprechende Datenmaterial vorliegen muss.

Eine erstmalige Darstellung von Daten aus dem Rechnungswesen wird neben der Schriftform immer durch eine mündliche Präsentation ergänzt. Dass gleiche gilt für Abweichungs- und Bedarfspräsentationen.

Der Ablauf einer Präsentation erfolgt in drei grundsätzlichen Schritten:

  1. Präsentations-Vorbereitung

    zu berücksichtigen: Raumsituation, Zielgruppe, Inhalt und Umfang der Präsentation, Ablauforganisation,

  2. Präsentations-Durchführung

    Eröffnung, Hauptteil, Schluss,

  3. Präsentations-Nachbereitung
    Ablaufbewertung, gegebenenfalls Änderungen für zukünftige Präsentationen.

Hilfreich ist die Verwendung einer Präsentations-Checkliste, in dem der Ablauf detailliert aufgezeichnet ist.

Checkliste: Präsentationen gestalten und durchführen

 

Ziel der Präsentation schriftlich festlegen

 

Zielgruppe analysieren (Motive, Schwerpunkte, Anzahl, etc.)

 

Termin festlegen – gegebenenfalls Einladungen versenden

 

Präsentationsraum und Präsentationshilfsmittel technisch prüfen

 

Ablauf:

 

- Begrüßung

 

- Einleitung

 

- Inhaltsüberblick

 

- Datenpräsentation (Achtung: Beschränkung der Folien, Schriftgröße)

 

- Zusammenfassung

 

- Verteilung der schriftlichen Unterlagen

 

- Verabschiedung

 

Persönliches Auftreten (Bekleidung, Sprache)

 

 

Schlagworte zum Thema:  Bericht, Präsentation

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