Jeder Kaufmann hat zum Jahresende seine Grundstücke, seine Forderungen und Schulden, den Betrag seines Bargelds sowie seine sonstigen Vermögensgegenstände im sogenannten Inventar aufzunehmen, § 240 HGB.
Freiberufler und sämtliche Unternehmer, die ihren Gewinn aufgrund einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln dürfen, sind von dieser Verpflichtung ausgenommen. Die Bestandsaufnahme, also das Zählen, Messen und Wiegen, selbst bezeichnet man als Inventur.
Die jährlich durchzuführende Inventur dient neben der Feststellung des richtigen Jahresergebnisses auch der Überprüfung und eventuell notwendigen Richtigstellung der buchhalterischen Bestände. Was vielleicht als beiläufige Bestätigung der Zahlen aus Buchhaltung erscheint, ist tatsächlich eine folgenschwere gesetzliche Pflicht, bei der Formvorschriften peinlichst genau eingehalten werden sollten.
Praxis-Tipp: Eine ordnungsgemäße Inventur ist betriebsprüfungssicher
Eine nicht ordnungsmäßige Inventur führt dazu, dass selbst die ansonsten nicht zu beanstandende Buchführung der Inventur- und des Folgejahrs verworfen werden kann. Es droht dann die Schätzung des Jahresgewinns durch den Steuerprüfer.
Diese Werte werden in die Inventur aufgenommen
Körperlich aufgenommen werden bei der Inventur Sachgegenstände, in erster Linie die Vorräte, aber auch das materielle Anlagevermögen. Forderungen, immaterielle Vermögensgegenstände und Verbindlichkeiten sind stattdessen durch entsprechende Dokumente nachzuweisen.
Dies sind:
- Grundbuchauszüge,
- Hypothekenbriefe,
- Grundschuldbriefe,
- Depotbestätigungen,
- Vertragsunterlagen,
- Saldenlisten und Saldenbestätigungen,
- Bankauszüge,
- Depotauszüge,
- Kopien aus dem Schuldwechselbuch.
Gezählt werden Bargeld, Besitzwechsel, Schecks usw..
Stichtagsinventur - innerhalb eines Zeitraums von 10 Tagen vor und nach dem Bilanzstichtag
Bei der hier behandelten Stichtagsinventur werden sämtliche Wirtschaftsgüter zum Bilanzstichtag erfasst. Da die Erfassung - zumeist auf den 31.12. festgesetzt - oft zu einer unzumutbaren Belastung führt, erkennt das Finanzamt auch eine Bestandsaufnahme innerhalb eines Zeitraums von 10 Tagen vor und 10 Tagen nach diesem Stichtag als ordnungsmäßig an. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sämtliche Bestandsveränderungen zwischen Aufnahme- und Bilanzstichtag genau belegt und berücksichtigt werden.
Es wird hauptsächlich auf die Inventur der Warenvorräte eingegangen, weil Planung, Organisation und Durchführung dieser Bestandsaufnahme ungleich mehr Aufwand erfordern als die sämtlicher anderen Vermögensgegenstände.
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