Prüfungen vor Ort sind aktuell nicht oder nur eingeschränkt möglich. Da ein Verzicht auf Revisionsprüfungen keine Option ist, sind Remote Audits die Alternative: Prüfungen der internen Prozesse, die nicht im Unternehmen vor Ort erfolgen. Schließlich gelten die Überwachungspflichten der Aufsichts- und Leitungsorgane unverändert.
Auch für die Zeit nach der Corona-Pandemie ist zu erwarten, dass ein gewisser Anteil der Prüfungen weiterhin auf Distanz stattfinden wird. Die Zukunft der Internen Revision wird in einer hybriden Form liegen, mit einem größeren Anteil an Prüfungsleistungen, die „remote“, also nicht vor Ort durchgeführt werden, als bisher.
Remote Audits: neue Herausforderungen für die Interne Revision
Doch bei der Durchführung von Remote Audits gibt es einige Herausforderungen zu meistern. Neben der Verifizierung der Echtheit von Prüfungsnachweisen sind es vor allem die technischen und organisatorischen Anforderungen sowie die fehlenden persönlichen Kontakte. Je weniger digital ein Unternehmen organisiert ist, desto schwieriger kann die Überprüfung der Echtheit von Dokumenten sein.
Technische Infrastruktur wichtig für effektive Remote Audits
Wenn die Möglichkeit, Dokumente und Unterlagen vor Ort einzusehen, aufgrund von Reisebeschränkungen wie derzeit größtenteils entfällt, können alternativ Originale ggf. per Video-Chats oder in Form von Scans eingesehen werden. Natürlich können Originale auch per Post angefordert oder durch einen vertrauenswürdigen Dritten vor Ort eingesehen werden. Auch Ortsbegehungen sind heute dank Livestreams und Trackingfunktionalitäten virtuell umsetzbar. Ob diese Vorgehensweisen jeweils ausreichen, ist aber im Einzelfall zu würdigen und zu hinterfragen. Um relevante Informationen mit dem Mandanten auszutauschen, sind Videokommunikationssysteme und sog. Collaboration-Tools zum Transfer von großen Datenmengen unumgänglich. Dafür sollten sowohl stabile und ausreichend große Datenleitungen bei den jeweiligen Kommunikationspartnern vorhanden sein als auch entsprechende Fähigkeiten bei den Mitarbeitenden, die Systeme einwandfrei bedienen zu können. Es empfiehlt sich, den Einsatz dieser Systeme im Vorfeld mit den relevanten Gremien im Unternehmen (wie Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten) abzustimmen. Auch wenn dies banal erscheint, so zeigt sich in der Praxis, dass genau diese Aspekte effektive Remote Audits ausmachen.
Vorbereitung: Zeit für Beziehungsmanagement einplanen
Eine gute Vorbereitung zählt ebenfalls zu den Erfolgsfaktoren. Unter anderem sollten sich alle Beteiligten bewusst Zeit für das Beziehungsmanagement nehmen, da das informelle, aber enorm wichtige „Gespräch an der Kaffeemaschine“ aktuell nicht stattfinden kann. Sich kennenzulernen und Vertrauen aufzubauen, ist bei einer Prüfung ein nicht zu unterschätzender Faktor.
(Kosten-) Effizienter durch Remote Audit
Die Vorteile von Remote Audits, insbesondere durch das Einsparen von Reisekosten und Reisezeit, aber auch unter Berücksichtigung der ökologischen Effekte, sind offensichtlich. Es ist zu beobachten, dass Unternehmen die aktuelle Situation außerdem zum Anlass nehmen, neue Technologien zu implementieren und Prozesse effizienter, also digital und ggf. (teil-) automatisiert, zu gestalten. Das macht Abläufe sicherer und schneller. Fast beiläufig werden diese Unternehmen auch für (potenzielle) Mitarbeitende attraktiver, da diese ihre Arbeit flexibler gestalten können – und in vielen Fällen auf häufige Dienstreisen verzichtet werden kann. Ebenso sollten Unternehmen Datenanalysen einen weitaus höheren Stellenwert einräumen. Mithilfe dieser werden vollkommen ortsunabhängig wertvolle Erkenntnisse über die Funktionsfähigkeit von Prozessen und Kontrollen gewonnen.
Remote Audits: ein Konzept für die Zukunft
Der Prüfungsansatz Remote Audit hat sich in den vergangenen Monaten rapide entwickelt, nicht zuletzt durch die Kreativität und den Erfindergeist der Internen Revision – Fähigkeiten, die ihr Dritte gerne absprechen. Mit Spannung bleibt abzuwarten, welche Herausforderungen Prüfer und Mandanten gemeinsam bewältigen und welche neuen Ideen sie entwickeln. Fest steht schon jetzt, dass sich die Revisionsprüfungen in einem grundlegenden Wandel befinden und Remote Audits in Zukunft einen größeren Anteil einnehmen werden.
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