06.04.2017 | Aus der Praxis – für die Praxis

GoBD und Datev: GoBD-konforme Übertragung von Rechnungen

Ein GoBD-konformes DATEV-Modul ist zu empfehlen, da die Daten dann auch bei Versendung unveränderlich sind.
Bild: Corbis

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), gelten ab dem 1.1.2015 für Deutschland. Dadurch werden die Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen konkretisiert. Die Regelungen gelten für sämtliche Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten. Dabei ist fraglich, ob die Übertragung der Rechnungen in das DATEV-System ausreicht.

Es sind unterschiedliche Szenarien denkbar:

  1. Die Rechnungen werden in Word oder in Excel geschrieben, im normalen Windows-Dokumentenmanager gesichert und dann an den Steuerberater weitergegeben. Die unveränderbare "Speicherkette" ist unterbrochen. Das Verfahren ist nicht GoBD-konform (vgl. Tzn. 108 und 110 GoBD). 
  2. Auf dem Rechner der Firma ist ein GoBD-konformes DATEV-Modul installiert. Die Rechnungen werden in diesem Modul geschrieben und gespeichert. Die Daten werden dann GoBD-konform (z. B. mit Verschlüsselung, Kennwort etc.) an den Steuerberater weitergeleitet.
    Hier ist die Unveränderbarkeit garantiert, da die Daten (=Rechnungen) in einem GoBD-konformen System erstellt worden sind und der weitere Verarbeitungsweg (Buchen usw.) wiederum GoBD-konform erfolgt. Ein zusätzliches Datenmanagementsystem (DMS) ist insoweit nicht auf dem Rechner der Firma erforderlich. 

Praxistipp: GoBD-konforme Speicherung und Archivierung

Grundsätzlich ist für die Übertragung von Rechnungen kein spezielles DMS notwendig. Ein GoBD-konformes DATEV-Modul garantiert die erforderliche Unveränderbarkeit der Daten. 

Zu beachten ist in diesem Zusammenhang auch die Aufbewahrung der Rechnungen, die ebenfalls in einem GoBD-konformen Archiv erfolgen muss.   

 

Schlagworte zum Thema:  GoBD, DATEV, Rechnung, Elektronische Rechnung, Digitale Rechnung

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