08.01.2013 | Top-Thema Elektronische Abläufe im Rechnungswesen

De-Mail und elektronische Rechnungen

Kapitel
Bild: Haufe Online Redaktion

E-Mails gelten als rechtsunsicher, weil E-Mail-Adressen ohne Identitätsprüfung vergeben werden und daher leicht manipuliert werden können. Ihre rechtssichere Variante heißt „De-Mail“ und ist für diejenigen interessant, die oft Rechnungen elektronisch erhalten oder versenden.

De-Mail stellt die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts und die Echtheit der Herkunft sicher.

E-Mails versus De-Mails
E-Mails haben sich in nahezu allen Bereichen durchgesetzt. Auch Behörden und andere staatliche Institutionen nutzen immer öfter die Möglichkeit, via E-Mail mit Bürgern und Unternehmen zu kommunizieren. Die bisher übliche einfache E-Mail ist für diese Aufgaben allerdings nur begrenzt tauglich, weshalb die De-Mail gesetzlich verabschiedet und ins Leben gerufen wurde.
Die Vor- und Nachteile der neuen De-Mails im Vergleich zu den klassischen E-Mails finden Sie hier.

De-Mail-Authentifizierung und Registrierung
Die De-Mail-Dienste werden von Privatunternehmen erbracht. Diese müssen hierbei Anforderungen in Bezug auf die Technik, ihre Zulassung und die zu erbringenden Dienste beachten. Für die Nutzung müssen sich die Teilnehmer einer Identitätsüberprüfung unterziehen, ihr Postfach bekanntgeben und ihre De-Mails wöchentlich abrufen.
Wie Sie sich richtig für den De-Mail-Dienst registrieren und authentifizieren, erfahren Sie hier.

Versandoptionen und Kostenmodelle von De-Mail
Ein De-Mail-Postfach einzurichten, ist nicht so einfach. Zwar gibt es momentan wenig De-Mail-Anbieter, doch diese differenzieren stark in ihren Preismodellen und Versandoptionen. Hinzu kommt, dass für Privatpersonen und Unternehmen unterschiedliche Konditionen und Postfach-Arten zur Verfügung stehen.
Welche Versandoptionen und Konditionen es gibt, können Sie hier nachlesen.

Chancen und Grenzen für De-Mail
De-Mail bietet Rechtssicherheit und Verbindlichkeit beim Versenden von Dokumenten. In Punkto Schriftformerfordernis werden jedoch Grenzen erreicht. Müssen zum Beispiel Dokumente unterschrieben werden, wie eine Einzugsermächtigung, lässt sich De-Mail nicht nutzen. Andere Branchen profitieren hingegen von De-Mail.
Welche Chancen De-Mail bietet und wann sich dieses Mail-System nicht eignet, erfahren Sie hier.

De-Mail bei Elektronischen Rechnungen
Zum 1.7.2011 traten Erleichterungen im Umgang mit elektronischen Rechnungen in Kraft. Seitdem können die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts sowie die Echtheit der Herkunft mit viel einfacheren Verfahren – ohne aufwändige elektronische Signatur - belegt werden. De-Mail ist eine Möglichkeit davon. Es reicht jedoch auch, wenn Unternehmer mittels einer innerbetrieblichen Kontrolle die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts nachprüfen. Wer damit umzugehen weiß, kann dauerhaft und langfristig viel Zeit sparen.
Was unter einer innerbetrieblichen Kontrolle konkret zu verstehen ist, erfahren Sie hier in unserem Top-Thema „Elektronische Rechnungen“.

Aufbewahrungspflichten bei elektronischen Rechnungen
Elektronische Rechnungen unterliegen strengen Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Viele Unternehmen wissen nicht, dass elektronische Rechnungen auch zwingend elektronisch abgelegt werden müssen – auch E-Mails mit Rechnungsanhang. Dabei schreibt der Gesetzgeber Datei-Format und Speichermedium vor.
Elektronische Rechnungen und Papierrechnungen unterliegen unterschiedlichen Aufbewahrungspflichten, die Sie für den Vorsteuerabzug unbedingt kennen sollten. Welche das sind, erfahren Sie hier.

Schlagworte zum Thema:  Elektronische Rechnung, De-Mail, E-Bilanz, Elektronische Steuererklärung

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