29.11.2012 | Top-Thema E-Bilanz im Rechnungswesen

Buchungsstruktur anpassen

Kapitel
Buchungsstruktur für E-Bilanz anpassen
Bild: Michael Bamberger

Nach Vorgaben der bisher vorliegenden Steuer-Taxonomie muss es in einzelnen Bereichen des Rechnungswesens zwangsläufig zu einer Anpassung der Buchungsstruktur an die Steuer-Taxonomie kommen, wenn die geforderten Mussfelder übertragen werden wollen.

Die manuelle Buchungsstruktur und die damit verbundenen Prozessabläufe müssen sich an die veränderten Rahmenbedingungen anpassen. Durch die Erweiterung des Kontenrahmens entstehen umfangreichere Informationspflichten, die einer differenzierteren Abbildung im Rechnungswesen bedürfen.

Eine weitere Besonderheit der veränderten Buchungsstruktur ergibt sich aus der geplanten Auswertbarkeit der Daten seitens der Finanzverwaltung. Durch die Standardisierung der eingehenden Daten im Rahmen der Übertragung der E-Bilanz ist die Finanzverwaltung in der Lage, neben Branchenvergleichen auch Mehrperiodenvergleiche für ein Unternehmen durchzuführen. Damit sind z. B. Schwankungen und Unplausibilitäten in einzelnen Positionen der GuV zeitnah identifizierbar. Deshalb ist eine kontinuierliche Verbuchung der Geschäftsvorfälle in allen Perioden erforderlich. Es sollte der Grundsatz gelten: Gleiche Geschäftsvorfälle müssen auf den gleichen Konten erfasst werden. Nur so kann verhindert werden, dass allein aus einer unterschiedlichen buchhalterischen Behandlung zweier gleicher Geschäftsvorfälle die Finanzverwaltung aufgrund ihrer Auswertungen zu dem Schluss kommt, dass Unplausibilitäten in den Abschlussunterlagen vorliegen.

Anpassungen bei maschinellen Buchungsroutinen

Ebenso wie die notwendigen Anpassungen der Buchungsstruktur bei manuellen Buchungen, sind die eingerichteten maschinellen Buchungsroutinen zu überprüfen. Insbesondere beim Einsatz von komplexen ERP-Systemen, bei denen die Nebenbücher wie die Anlagenbuchhaltung, das Debitoren- und Kreditorenmanagement, das Vertragswesen, die Warenwirtschaft oder auch die Personalwirtschaft die produzierten Daten über automatische Buchungsübernahmen an das Hauptbuch übertragen, ist eine Überprüfung der zugeordneten Konten erforderlich. Im Rahmen der automatischen Buchungsübernahmen werden seitens der Nebenbücher spezielle, im System hinterlegte Konten des Hauptbuchs angesprochen. Durch den enormen Detaillierungsgrad der Steuer-Taxonomie und dem daraus veränderten Kontenrahmen des Hauptbuchs ist eine Anpassung der Nebenbücher ebenfalls zwingend. Dabei ist zu überprüfen, ob die bisher eingerichteten Konten weiterhin zutreffen und ob der veränderte Kontenrahmen weitere Informationen des Nebenbuchs einfordert, die die Einrichtung neuer maschineller Buchungsübernahmen erzwingt.

Wichtig: Die Anpassungen der maschinellen Buchungsübernahmen sollten ebenfalls zu Beginn des Wirtschaftsjahrs implementiert werden, für das erstmalig die E-Bilanz übertragen werden soll. Gleichzeitig wäre es sinnvoll, wenn auch die maschinellen Buchungsübernahmen in einen Buchungsleitfaden integriert werden.

Notwendige steuerliche Anpassungen / integrierte Steuerbuchführung

Wie bereits mehrfach erwähnt, sollen durch die Steuer-Taxonomie sehr viele steuerliche Sachverhalte in der E-Bilanz abgebildet werden. Hierzu müssen viele separate Konten eingerichtet bzw. später nach Erstellung des Jahresabschlusses die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz eingepflegt werden. Deshalb stellt sich für Unternehmen ab einer gewissen Größenordnung die Frage, ob aufgrund der gestiegenen Komplexität der steuerlichen Gewinnermittlung sowie der zusätzlichen Nachweispflichten nicht sogar die Umstellung auf eine integrierte Steuerbuchführung sinnvoll erscheint.

Dies natürlich in Abhängigkeit von Größe des Unternehmens und der Anzahl der Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz. Dabei kann die parallele Fortschreibung von Wertansätzen in der Handels- bzw. Steuerbilanz je nach Buchungssystem über parallele Buchungskreise, parallele Konten oder parallele Ledger erfolgen.

Aber auch in zeitlicher Hinsicht ist der Prozess in Bezug auf steuerliche Anpassungen zu überprüfen. Während bislang vielfach die steuerlichen Berechnungen erst im Nachgang zum Jahresabschluss im Rahmen der Steuerdeklaration erfolgten, wird diese Vorgehensweise zukünftig nicht mehr möglich sein. Dies gilt nicht nur, wie oben bereits beschrieben, für die frühzeitige Berechnung latenter Steuern sondern auch für die Erfassung der für die elektronisch zu übermittelnden E-Bilanz notwendigen Daten.

Hinweis: Dieser Textauszug stammt aus „E-Bilanz: Die Umsetzung im Unternehmen“ von Arne Jansen/Tobias Polka. Vertiefende Informationen, Praxisbeispiele und Hinweise erhalten Sie in dem Beitrag „E-Bilanz: Die Umsetzung im Unternehmen“.

Schlagworte zum Thema:  XBRL, Taxonomie, E-Bilanz

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