XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / Zusammenfassung

Immer mehr Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige nutzen elektronische Rechnungen, um Zeit, Aufwand und Geld zu sparen und versenden und empfangen dazu nach wie vor in erster Linie PDF-Rechnungen. Doch diese sind keine echten elektronischen Rechnungen i. S. d. Gesetzgebers, weil sie vom Empfänger manuell bearbeitet werden müssen. Als echte E-Rechnungen zählen nur XML-Formate, die von IT-Systemen zwischen Versender und Empfänger automatisch ohne manuelle Eingriffe verarbeitet werden können. Und hier gibt EU-weit die XRechnung die Richtung vor. In Deutschland gibt es zudem seit längerem das sogenannte ZUGFeRD-Format, das die Anforderungen an elektronische Rechnungen ebenfalls erfüllt. Der Beitrag erläutert, was eine XRechnung ist, ob ZUGFeRD alternativ genutzt werden kann und was bei der Umstellung zu beachten ist. Und inzwischen drängt die Zeit noch mehr, weil der Gesetzgeber eine verpflichtende Umsetzung für die meisten Betriebe ab 2025 vorgegeben hat, zumindest, wenn es um Rechnungen von Unternehmen zu Unternehmen (B2B) geht. Die Rechnungsstellung an Privatkunden ist nicht betroffen.

Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16.4.2014 über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen; Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen v. 4.4.2017 (E-RechG), BGBl. 2017 I S. 770; Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes v. 13.10.2017, BGBl I 2017, S. 3555; Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung v. 25.7.2013, BGBl. I S. 2749 (EGovG).

Obligatorische Verwendung der E-Rechnung, § 14 Abs. 1 Satz 2 bis 8, Abs. 2 und 3 UStG, § 27 Abs. 39 UStG, §§ 33, 34 UStDV (geplant lt. Referentenentwurf eines Gesetzes zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness ("Wachstumschancengesetz"). Das BMF hat mit einem Schreiben bereits verschiedene Fragen im Zusammenhang mit der verbindlichen Einführung der E-Rechnung Stellung genommen (Microsoft Word – 2023-0922192-R.docx (dstv.de).