XRechnung: So stellen Sie e... / 2.2 Schritt 2: Bestandsaufnahme – Wie ist die Situation aktuell?

Ist final geklärt, was erreicht werden soll, geht es darum, zu erheben, was bereits im Betrieb vorhanden ist und wie die aktuellen Prozesse ablaufen. Wenn die Prozesse beschrieben sind, kann man sich bei der Umstellung in der Regel gut daran orientieren, auch wenn die Abläufe auf Papierformat abgestellt sind. Die nachstehenden Punkte und Fragen sind dabei mindestens zu berücksichtigen:

 
Praxis-Tipp

Vorhandene IT-Struktur prüfen und gegebenenfalls anpassen

Es sollte zeitnah geprüft werden, ob und in welchem Umfang die aktuelle IT bzw. Buchhaltungssoftware bereits XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Falls das noch nicht der Fall ist, sollte man sich kurzfristig mit dem Anbieter zusammensetzen und einen "Umsetzungsfahrplan" erstellen, möglichst mit dem Ziel, das bis spätestens Mitte 2021 erreicht zu haben.

  1. Wie sieht der aktuelle Rechnungsprozess aus? Welche wesentlichen Arbeitsschritte gibt es für Papier- und PDF-Rechnungen? Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich?
  2. Sind die wesentlichen Schritte sowie die zentralen Arbeiten schriftlich fixiert?
  3. Welche Geschäftspartner nutzen bereits XRechnungen bzw. andere XML-Formate? Welche Forderungen stellen diese ggf. schon heute an den eigenen Betrieb, z. B. Umstellung bis zu einem festen Termin?
  4. Wie erfolgt das "Handling" in diesen Fällen aktuell, gibt es beispielsweise eine separate Lösung für einzelne Partner? Wie sehen diese aus und kann man sie auch für XRechnungen nutzen?
  5. Welche IT-Systeme sind vorhanden? Unterstützen diese bereits ZUGFeRD oder XRechnung bzw. bis wann ist das der Fall? Welche Angaben macht der Anbieter dazu?
  6. Welche Schnittstellen gibt es bereits zu anderen Programmen, z. B. ERP oder CRM?
  7. Mit welchen Programmen werden Rechnungen erstellt oder bearbeitet und welche Abteilungen sowie Mitarbeiter sind betroffen, z. B. Vertrieb, Service, Einkauf, Buchhaltung?
  8. Wer ist für die richtige und fristgerechte Versendung von Rechnungen sowie für den Empfang zuständig?
  9. Gibt es definierte Ein- und Ausgangskanäle, z. B. E-Mail-Postfächer, zentrale Postanschrift?
  10. Wie erfolgt der Prüfungsprozess aktuell (formal und inhaltlich, mit Verantwortlichkeiten und Terminen)?
  11. Wie bzw. wann werden die Belege erfasst und gebucht?
  12. Sind Mitarbeiter, z. B. aus Vertrieb und Einkauf, verpflichtet, die Richtigkeit von Rechnungen innerhalb einer bestimmten Frist, etwa 5 Tage, zu prüfen und freizugeben?
  13. Welche Reglungen gibt es für den Umgang mit fehlerhaften Dokumenten oder im Fall von Rückfragen/Reklamationen durch Geschäftspartner?
  14. Nach welchen Kriterien erfolgt die Archivierung, z. B. Rechnungs- oder Kundennummern, Datum, Kombinationen?
  15. Wie häufig müssen Belege gesucht werden und wie hoch ist der benötigte Aufwand (möglichst Erhebung, sonst ggf. Schätzung)?
  16. In wie vielen Fällen gibt es Medienbrüche bzw. Arbeitsfehler (möglichst Erhebung, sonst ggf. zunächst Schätzung)?
  17. Sind die Stammdaten aktuell und werden sie regelmäßig geprüft und gepflegt (ohne gute Stammdaten ist ein automatisierter Datenaustausch kaum umzusetzen, da es viele Fehlläufe und Korrekturnotwendigkeiten geben wird. Bei einem "Nein" sollte zeitnah mit der Prüfung etc. begonnen werden)?
  18. Gibt es zumindest für die größeren A-Kunden konkrete Zahlungsvereinbarungen und Festlegungen, wie Rechnungen versendet werden (z. B. per Mail an ein hinterlegtes E-Mail-Postfach, per Post mit Rechnungsadresse)?
  19. Gibt es u. U. erkennbare Umsetzungshemmnisse, z. B. Mitarbeiter mit geringen "Digitalkenntnissen" oder grundsätzlich fehlender Veränderungsbereitschaft? Hier können Schulungen und eine andere Aufgabenverteilung helfen.
  20. Wie ist die Archivierung geregelt (Papier- und PDF-Dokumente)? Werden die Anforderungen der GoBD uneingeschränkt eingehalten? Werden die Anforderungen der DSGVO uneingeschränkt erfüllt?

    Wie zuvor gilt, dass zeitnah mit den erforderlichen Arbeiten begonnen werden und ein Archivierungs- und Sicherungskonzept erstellt werden sollte.

 
Praxis-Tipp

Bestandsaufnahme abschließend dokumentieren

Grundsätzlich nimmt die Bestandsaufnahme oft eher wenig Zeit in Anspruch. Allerdings fehlt oft die Dokumentation. Daher sollte man sich Zeit nehmen, um abschließende Antworten auf die Fragen zu erhalten, und diese schriftlich festhalten und bei Bedarf auch ergänzen. Damit lässt sich das Konzept im Anschluss einfacher, schneller und mit weniger Aufwand umsetzen.

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