XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 4.1 Schritt 1: Ziele und Rahmenbedingungen – Was soll bis wann erreicht werden?

Wie bei jedem Projekt oder bei Organisationsänderungen sollte zunächst geklärt werden,

• was bis wann erreicht werden soll und
• wer betroffen ist und
• eingebunden werden muss.

Unternehmen, die eine Umstellung auf die XRechnung planen, sollten vor dem eigentlichen Projektstart mindestens folgende Fragen schlüssig beantworten:

1. Gibt es von der Geschäftsleitung vorab ein klares und eindeutiges "Go" und den erkennbaren Willen, das Vorhaben anzugehen und umzusetzen? Nur dann gibt es ein für alle Mitarbeiter erkennbares Zeichen, dass die Angelegenheit für den Betrieb von hoher Bedeutung und Priorität ist.
2. Welches Format soll final genutzt werden, z. B. ZUGFeRD 2.2 (Welches Profil?), XRechnung?

3. Wann soll das Projekt starten, wann spätestens beendet sein (Ab wann sollen XRechnungen genutzt werden können, aufgrund der Gesetzeslage sollte die Nutzung spätestens mit Beginn 2025 erfolgen)? Gibt es evtl. Zeitfenster, die sich nicht für das Projekt eignen, weil z. B. ein anderes, großes Vorhaben umgesetzt wird oder Abschlussarbeiten anstehen?

   Das Projekt sollte möglichst in mehrere Phasen mit Meilensteinen untergliedert werden, die sich z. B. an den im Beitrag vorgestellten Schritten orientieren können.

   Hinweis

   Umstellungszeitraum

   Man sollte zumindest in Unternehmen mit mehreren betroffenen Abteilungen mit einem Umstellungszeitraum von etwa 6-12 Monaten rechnen, da vor allem zahlreiche Abläufe und Strukturen im Betrieb umgestellt oder verändert werden müssen.

4. Welche Abteilungen bzw. Mitarbeiter (namentlich benennen und ggf. Aufgabenpakete zuteilen) sind direkt betroffen und sollten in das Vorhaben eingebunden werden?
5. Wer trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt?
6. Wie und mit welchen Dateien soll die Dokumentation umgesetzt werden?
7. Gibt es schon Geschäftspartner, die auf XRechnungen bestehen und können diese kontaktiert und ggf. um Unterstützung gebeten werden?
8. Ab wann sollen die Mitarbeiter informiert werden?
9. In welcher Form soll diese Information stattfinden (z. B. schriftlich, Inforunde) und wer gibt Antworten auf erste Fragen der Beschäftigten?
10. Wie soll die eigentliche Umsetzung erfolgen, z. B. mithilfe von Meetings, Workshops oder nach Vereinbarung der Projektteilnehmer?
11. Ist es notwendig oder gewünscht, einen Dritten, z. B. einen Berater oder den aktuellen Programmanbieter, einzubinden?
12. Welche (zusätzlichen) Geldmittel werden ggf. benötigt und wie lässt sich sicherstellen, dass das Tagesgeschäft störungsfrei weiterläuft, wenn Mitarbeiter zeitlich zusätzlich belastet werden?

Praxis-Tipp

Ausreichend Zeit für die Zielformulierung nehmen

Der Projekterfolg hängt entscheidend von einer klaren Zielformulierung inkl. Klärung der notwendigen Rahmenbedingungen ab. Daher sollte man sich ca. 20 – 25 % der für das Vorhaben zur Verfügung stehenden Zeit um diesen Punkt kümmern. Dann geht die folgende Umsetzungsarbeit deutlich schneller und leichter und in der Summe lassen sich so Zeit und Geld einsparen.