XRechnung: So stellen Sie e... / 1.5 ZUGFeRD-Formate in Deutschland ebenfalls nutzbar

Wichtig zu wissen ist, dass es Rechnungsstellern grundsätzlich freigestellt ist, auch andere XML-Formate zu nutzen, soweit diese den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. In Deutschland ist das sogenannte ZUGFeRD-Format[1] relativ weit verbreitet.

Für Unternehmer stellt sich u. a. die Frage, ob sich dieses Format auch für den Rechnungsverkehr mit Behörden und anderen Geschäftspartnern nutzen lässt. Für den ZUGFeRD-Standard Version 1.0 gilt das ausdrücklich nicht, da er nicht der EU-Norm entspricht. Daher wurde bereits seit Längerem an der Version 2.1 gearbeitet, die jetzt in mehreren Profilen erhältlich ist. Drei der Profile,

  • Basic
  • Comfort
  • Extended

werden in Deutschland steuerrechtlich als Rechnungen anerkannt. Für die Profile "Minimum" und "Basic WL" gilt das nicht. Daraus folgt, dass sich nur die drei erstgenannten Profile als echte elektronische Rechnung nutzen lassen.

Mit ZUGFeRD 2.1 werden vom Rechnungsersteller immer zwei getrennte Dateien versendet:

  • ein PDF-Dokument (PDF/A3) als "Bildteil" und
  • eine reine XML-Datei.

Der Empfänger kann entscheiden, ob er das PDF- oder die XML-Datei verarbeitet. Damit kann ZUGFeRD 2.1 auch von allen europäischen Verwaltungen und Partnern empfangen und verarbeitet werden.

Die XRechnung hingegen ist ein reines XML-Datenformat. Die Dateien können auf beliebigem Weg übertragen werden, z. B. per E-Mail, File-Download oder FTP; hierzu gibt es keine unmittelbaren Vorgaben.

ZUGFeRD 2.1 kann nach Registrierung z. B. einfach unter https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.1/zugferd-2.1.html heruntergeladen werden. Bei Interesse bzw. wenn man ZUGFeRD 2.1 im bereits vorhandenen Buchhaltungsprogramm nutzen möchte, sollte man sich ggf. vorab mit seinem Anbieter in Verbindung setzen und nach dem aktuellen Stand und Unterstützungsmöglichkeiten fragen.

 
Hinweis

XRechnungs-Generator zum Testen

Wer erst einmal testen möchte, wie eine XRechnung erstellt werden kann, findet unter https://xrechnungsgenerator.schuetze.ag/ einen XRechnungs-Generator, mit dem das kostenfrei möglich ist.

 
Praxis-Tipp

XRechnung, ZUGFeRD und Factur X

International ist der Begriff ZUGFeRD 2.0 bzw. XRechnung noch wenig bekannt, hier wird eher der Begriff "Factur X"“ verwendet. Es kann sein, dass sich beide Bezeichnungen in Deutschland etablieren werden. Die Unterlagen zum französischen Parallelstandard Factur-X finden Sie hier: http://fnfe-mpe.org/factur-x/ (Seiten in französicher Sprache).

[1] Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland bzw. Forum elektronische Rechnung Deutschland, https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-2.1/zugferd-2.1.html, Abrufdatum 25.5.2020.

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