XRechnung: So stellen Sie e... / 1.4 Thema betrifft mittelfristig alle Unternehmen, Gewerbetreibenden und Selbstständigen

Wer als Unternehmer oder Selbstständiger der Ansicht ist, dass ihn das Thema nicht oder erst in ein paar Jahren betrifft, irrt. Denn immer mehr größere Unternehmen stellen ihre Abläufe um und verlangen von ihren Geschäftspartnern, dass sie in der Lage sind, echte elektronische Rechnungen versenden, empfangen und bearbeiten zu können. In der EU-Richtlinie gibt es eine Passage, die sich explizit mit Unternehmen befasst: "Darüber hinaus sollte die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung auch für die Verwendung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen geeignet sein. Die Kommission sollte aus diesem Grund sicherstellen, dass die Norm nicht nur allein für den Bereich der Vergabe öffentlicher Aufträge entwickelt wird, sondern auch von privaten Wirtschaftsunternehmen in ihren Geschäftsbeziehungen untereinander verwendet werden kann."

Unternehmer, die mit ausländischen Geschäftspartnern zu tun haben, haben u. U. schon die Erfahrung gemacht, dass diese Partner ebenfalls echte E-Rechnungen verlangen. So gilt die Verpflichtung zur Versendung von XRechnungen bspw. schon in Frankreich, Italien und Spanien (in jedem Fall mit Behörden, zum Teil bereits mit privaten Firmen). Wer geschäftliche Beziehungen (z. B. Export, Import) zu diesen und ggf. anderen Ländern hat oder plant, sie demnächst einzugehen, sollte sich entsprechend frühzeitig informieren – und dafür Sorge tragen, dass er in der Lage ist, die richtigen Dokumente liefern und bearbeiten zu können. Höchste Zeit also, dass sich auch kleinere Firmen und Selbstständige mit dem Thema befassen und prüfen, wie und in welchem Zeitraum sie die Umsetzung realisieren können.

Gemeinsamer E-Rechnungsstandard von Deutschland und Frankreich

Seit Ende März 2020 gibt es zwischen Frankreich und Deutschland einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard, der den Austausch von elektronischen Rechnungen deutlich vereinfacht. Beteiligt bei der Erarbeitung sind das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) und das französische Nationale Forum für elektronische Rechnungsstellung und öffentliche elektronische Beschaffung (FNFE-MPE, Forum National de la Facture Electronique et des Marchés Publics Electroniques). Sie haben aus ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 einen gemeinsamen E-Rechnungsstandard definiert. Beide Formate, ZUGFeRD 2.1/Factur-X 1.0, ermöglichen den Austausch elektronischer Rechnungen in Form von strukturierten Daten zwischen Unternehmen und zwischen Unternehmen und Verwaltung. Das hybride elektronische Rechnungsformat besteht aus zwei Komponenten, einer PDF- und einer eingebetteten XML-Datei. Die PDF-Datei ist für Menschen lesbar, die XML-Datei enthält Rechnungsdaten in strukturierter Form und kann automatisch und maschinell ohne manuelle Eingriffe oder Medienbrüche verarbeitet werden. Die gemeinsame Vorgehensweise der beiden größten und wichtigsten EU-Staaten ist ein wichtiges Zeichen dafür, dass die XRechnung so schnell wie möglich europaweit umgesetzt werden soll und setzt auch andere Staaten unter Druck selbst zeitnah aktiv zu werden.

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