Die aufgeführten Nachteile sollen mit der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) vermieden werden. XML steht für Extensible Markup Language. Vereinfacht ausgedrückt ist XML ein textbasiertes Format für den Austausch hierarchisch strukturierter Informationen, was bedeutet, dass bei Dokumenten festgelegt wird, wie sie aufgebaut werden müssen. Durch die Struktur wird sichergestellt, dass Dokumente sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar sind, ohne dass man spezifische Software oder Programme benötigt. Bei XML handelt es sich um einen offenen Standard, der lizenzfrei erhältlich ist. Um sicherzustellen, dass die Struktur übergreifend bzw. international gültig ist, befasst sich ein entsprechendes Gremium mit Pflege und Weiterentwicklung.
Die XRechnung bietet die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung ohne weitere manuelle Eingriffe automatisch abzubilden. Eine eingehende Rechnung kann bspw. automatisch geprüft, mit dem zugrundeliegenden Auftrag und dem Lieferschein verglichen, verbucht und bezahlt werden. Manuelle Eingriffe sind regelmäßig nur noch notwendig, wenn es Abweichungen oder Fehler gibt. Außerdem ggf., wenn es im Unternehmen Regeln gibt, die sich mit der Prüfung der Freigabe von Rechnungen vor Zahlung befassen. Das ist z. B. der Fall, wenn Zahlungsvorschlaglisten von 2 Mitarbeitern im Rahmen des 4-Augen-Prinzips geprüft werden müssen.
Die Regelungen zur XRechnung gelten bis Ende des Jahres nur für den Rechnungsaustausch mit Behörden. PDF- oder Papierrechnungen werden nicht mehr oder nur in Ausnahmefällen akzeptiert. Die Bundesländer können abweichende Regelungen treffen, müssen es aber nicht. Eine interaktive Karte zum Stand der Umsetzung und den individuellen Regelungen in den Bundesländern findet sich z. B. hier: https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/. Es ist zu erwarten, dass alle Behörden künftig neben der XRechnung keine weiteren Formate akzeptieren werden. Die XRechnung ist technologieneutral und steht für alle Nutzer kostenfrei zur Verfügung und wird aufgrund der festgelegten Standards durch IT-Dienstleister bzw. Anbieter von z. B. Buchhaltungssoftware in ihre Lösungen und Programme eingebunden.
Abb. 1: XRechnung-Format als europäischer Standard
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