XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 1.2 PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen

Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige, die PDF-Rechnungen versenden oder empfangen, nutzen dabei ihrer Ansicht nach elektronische Rechnungen. Doch das ist so nicht ganz korrekt, auch wenn der Versand elektronisch erfolgt.

Als echte elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten nur Dokumente, die auch beim Empfänger automatisch und ohne weitere – oft manuelle – Arbeitsschritte, wie Ausdrucken, Scannen oder manuelle interne Versendung zum Prüfen, verarbeitet werden können. Das ist nur mit Dokumenten im XML-Format möglich. Das Problem bei PDF-Rechnungen und -Dokumenten ist u. a., dass zwar der Absender viele Vorteile hat, etwa Zeit- und Kostenersparnisse, der Empfänger dadurch, dass er dennoch weiter manuelle Arbeitsschritte tätigen muss (z. B. Drucken, Scannen, Versendung zur Belegprüfung), allerdings nur in geringem Umfang davon profitiert. Zudem steigen durch manuelle Arbeiten das Risiko von Bearbeitungsfehlern und der Arbeitsaufwand. Das gilt auch, wenn man als Empfänger z. B. OCR-Software (Optical Character Recognition, Texterkennungssoftware) einsetzt, mit der sich Papier- oder PDF-Rechnungen bzw. Dokumente grundsätzlich automatisch weiterverarbeiten lassen. Allerdings arbeiten die Programme nicht vollständig fehlerfrei und es sind regelmäßig Nacharbeiten erforderlich. Hinzu kommt, dass sich in klassische PDF-Rechnungen keine weiteren Dokumente einbinden lassen; diese müssen separat versendet werden.

In der Folge verlangen schon heute vor allem größere Firmen von ihren Geschäftspartnern, dass sie ihnen strukturierte Datensätze liefern (bzw. sie umgekehrt auch selbst versenden), die sich automatisch und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um für kleine Firmen mögliche Nachteile zu vermeiden (z. B. Abbildung separater Prozesse für jeden Geschäftspartner mit unterschiedlichen Rechnungsformaten), sollten sich diese Betriebe verstärkt darum bemühen, schnell Zugang zum XRechnungsformat zu bekommen.