XRechnung: So stellen Sie e... / 1 Was ist die XRechnung und was ist ZUGFeRD?

1.1 Rechtliche Grundlagen der XRechnung und Behördenbegriff

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4.4.2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union vom 16.4.2014 in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland sind die neuen Regeln zum Rechnungsaustausch mit den obersten Bundesbehörden bereits zum November 2018 in Kraft getreten. Für Bundesbehörden gelten die Reglungen seit  Ende 2019, alle weiteren Behörden folgen bis Ende November 2020.

Unter "Behörden" darf man sich nicht nur "klassische" Verwaltungen vorstellen. Auch Krankenhäuser, Energieversorger, Schulen oder Universitäten können Behörden sein. Die Beispiele zeigen, dass wahrscheinlich für mehr Unternehmer als auf den ersten Blick gedacht kurzfristig Handlungsbedarf besteht, da die Einführung bzw. Umstellung der Prozesse auf die XRechnung schnell 12 und mehr Monate in Anspruch nehmen kann.

International wird häufig von Factur X gesprochen. Aufgrund der offiziellen EU-Regelungen steht zu erwarten, dass sich der Begriff "XRechnung" zumindest in Europa durchsetzen wird.

Das E-Rechnungsgesetz schafft eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung echter elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Europa. In vielen europäischen Ländern, etwa Frankreich, Italien oder Spanien, werden die Regeln bereits angewendet.

1.2 PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen

Bereits heute versenden viele Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige PDF-Rechnungen v.a. an ihre Kunden und nutzen dabei ihrer Ansicht nach elektronische Rechnungen. Doch das ist so nicht ganz korrekt, auch wenn der reine Versand elektronisch erfolgt.

Als echte elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten nur Dokumente, die auch beim Empfänger automatisch und ohne weitere – oft manuelle – Arbeitsschritte, wie Ausdrucken, Scannen oder manuelle Versendung zum Prüfen, verarbeitet werden können. Das ist nur mit Dokumenten im XML-Format möglich. Das Problem bei PDF-Rechnungen und -Dokumenten ist u. a., dass zwar der Absender viele Vorteile generieren kann, etwa Zeit- und Kostenersparnisse, der Empfänger dadurch, dass er manuelle Arbeitsschritte tätigen muss (z. B. Drucken, Scannen, Versendung zur Belegprüfung), nur in geringem Umfang. Zudem steigen durch die nötigen manuellen Arbeiten das Risiko von Bearbeitungsfehlern und natürlich der Arbeitsaufwand. Das gilt auch, wenn man als Empfänger z. B. OCR-Software (Optical Character Recognition, Texterkennungssoftware) einsetzt, mit der sich Papier- oder PDF-Rechnungen bzw. Dokumente grundsätzlich automatisch weiterverarbeiten lassen. Allerdings arbeiten die Programme nicht vollständig fehlerfrei und es sind regelmäßig Nacharbeiten erforderlich. Hinzu kommt, dass sich in klassische PDF-Rechnungen keine weiteren Dokumente einbinden lassen; diese müssen separat versendet werden.

In der Folge gehen derzeit immer mehr vor allem größere Firmen dazu über, von ihren Geschäftspartnern zu verlangen, dass sie ihnen strukturierte Datensätze liefern (bzw. sie umgekehrt auch selbst versenden), die sich automatisch und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um für kleine Firmen mögliche Nachteile zu vermeiden (z. B. Abbildung separater Prozesse für jeden Geschäftspartner mit unterschiedlichen Rechnungsformaten), sollten sich diese Betriebe verstärkt darum bemühen, schnell Zugang zum neuen XRechnungsformat zu bekommen.

1.3 Einsatz der XRechnung vermeidet Nachteile der PDF-Rechnung

Die aufgeführten Nachteile sollen mit der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) vermieden werden. XML steht für Extensible Markup Language. Stark vereinfacht ausgedrückt ist XML ein textbasiertes Format für den Austausch hierarchisch strukturierter Informationen, was bedeutet, dass bei Dokumenten festgelegt wird, wie sie aufgebaut werden müssen. Durch die Struktur wird sichergestellt, dass Dokumente sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar sind, ohne dass man spezifische Software oder Programme benötigt. Bei XML handelt es sich um einen offenen Standard, der lizenzfrei erhältlich ist. Um sicherzustellen, dass die Struktur übergreifend bzw. international gültig ist, befasst sich ein entsprechendes Gremium mit Pflege und Weiterentwicklung.

Die XRechnung bietet die Möglichkeit, den gesamten Prozess ohne weitere manuelle Eingriffe automatisch abzubilden. Eine eingehende Rechnung kann bspw. automatisch geprüft, mit dem zugrundeliegenden Auftrag und dem Lieferschein verglichen, verbucht und grundsätzlich auch bezahlt werden. Manuelle Eingriffe sind regelmäßig nur noch notwendig, wenn es Abweichungen oder Fehler gibt. Außerdem ggf. wenn es im Unternehmen Regeln gibt, die sich mit der Prüfung der Freigabe von Rechnungen vor Zahlung befassen. Das ist z. B. der Fall, wenn Zahlungsvorschlaglisten von zwei Mitarbeitern im Rahmen des 4-Augen-Prinzips geprüft werden müssen.

Zwar gelten die Regelungen zur XRechnung im Moment nur für den Rechnungsaustausch mit Bundesbehörden, die seit November 2018 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Unternehmer müssen erst ab November 2020 in der Lage sein, echte E-Rechnungen an die Beh...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Finance Office Premium 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge