XRechnung: So stellen Sie erfolgreich um / 1 Was ist die XRechnung?

1.1 Rechtliche Grundlagen der XRechnung und Behördenbegriff

Mit dem E-Rechnungsgesetz vom 4.4.2017 wurden die Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union vom 16.4.2014 in nationales Recht umgesetzt. In Deutschland sind die neuen Regeln zum Rechnungsaustausch mit den obersten Bundesbehörden zum November 2018 in Kraft getreten. Für Bundesbehörden gelten die Regelungen seit Ende 2019, für alle weiteren Behörden seit Ende November 2020.

Unter "Behörden" darf man sich nicht nur "klassische" Verwaltungen vorstellen. Auch Krankenhäuser, Energieversorger, Schulen oder Universitäten können Behörden sein, sodass für alle Betriebe, die für diese und andere Träger künftig arbeiten möchten, Handlungsbedarf besteht. Da die Einführung bzw. Umstellung der Prozesse auf die XRechnung schnell 12 und mehr Monate in Anspruch nehmen kann.

Das E-Rechnungsgesetz schafft eine verbindliche Rechtsgrundlage für den Empfang und die Verarbeitung echter elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland und Europa. In vielen europäischen Ländern, etwa Frankreich, Italien oder Spanien, werden die Regeln bereits seit 2019 angewendet.

1.2 PDF-Rechnungen gelten nicht als elektronische Rechnungen

Unternehmen, Gewerbetreibende und Selbstständige, die PDF-Rechnungen versenden oder empfangen, nutzen dabei ihrer Ansicht nach elektronische Rechnungen. Doch das ist so nicht ganz korrekt, auch wenn der Versand elektronisch erfolgt.

Als echte elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzgebers gelten nur Dokumente, die auch beim Empfänger automatisch und ohne weitere – oft manuelle – Arbeitsschritte, wie Ausdrucken, Scannen oder manuelle interne Versendung zum Prüfen, verarbeitet werden können. Das ist nur mit Dokumenten im XML-Format möglich. Das Problem bei PDF-Rechnungen und -Dokumenten ist u. a., dass zwar der Absender viele Vorteile hat, etwa Zeit- und Kostenersparnisse, der Empfänger dadurch, dass er dennoch weiter manuelle Arbeitsschritte tätigen muss (z. B. Drucken, Scannen, Versendung zur Belegprüfung), allerdings nur in geringem Umfang davon profitiert. Zudem steigen durch manuelle Arbeiten das Risiko von Bearbeitungsfehlern und der Arbeitsaufwand. Das gilt auch, wenn man als Empfänger z. B. OCR-Software (Optical Character Recognition, Texterkennungssoftware) einsetzt, mit der sich Papier- oder PDF-Rechnungen bzw. Dokumente grundsätzlich automatisch weiterverarbeiten lassen. Allerdings arbeiten die Programme nicht vollständig fehlerfrei und es sind regelmäßig Nacharbeiten erforderlich. Hinzu kommt, dass sich in klassische PDF-Rechnungen keine weiteren Dokumente einbinden lassen; diese müssen separat versendet werden.

In der Folge verlangen schon heute vor allem größere Firmen von ihren Geschäftspartnern, dass sie ihnen strukturierte Datensätze liefern (bzw. sie umgekehrt auch selbst versenden), die sich automatisch und ohne Medienbrüche weiterverarbeiten lassen. Um für kleine Firmen mögliche Nachteile zu vermeiden (z. B. Abbildung separater Prozesse für jeden Geschäftspartner mit unterschiedlichen Rechnungsformaten), sollten sich diese Betriebe verstärkt darum bemühen, schnell Zugang zum XRechnungsformat zu bekommen.

1.3 Einsatz der XRechnung vermeidet Nachteile der PDF-Rechnung

Die aufgeführten Nachteile sollen mit der XRechnung (XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell) vermieden werden. XML steht für Extensible Markup Language. Vereinfacht ausgedrückt ist XML ein textbasiertes Format für den Austausch hierarchisch strukturierter Informationen, was bedeutet, dass bei Dokumenten festgelegt wird, wie sie aufgebaut werden müssen. Durch die Struktur wird sichergestellt, dass Dokumente sowohl für Menschen als auch Maschinen lesbar sind, ohne dass man spezifische Software oder Programme benötigt. Bei XML handelt es sich um einen offenen Standard, der lizenzfrei erhältlich ist. Um sicherzustellen, dass die Struktur übergreifend bzw. international gültig ist, befasst sich ein entsprechendes Gremium mit Pflege und Weiterentwicklung.

Die XRechnung bietet die Möglichkeit, den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung ohne weitere manuelle Eingriffe automatisch abzubilden. Eine eingehende Rechnung kann bspw. automatisch geprüft, mit dem zugrundeliegenden Auftrag und dem Lieferschein verglichen, verbucht und bezahlt werden. Manuelle Eingriffe sind regelmäßig nur noch notwendig, wenn es Abweichungen oder Fehler gibt. Außerdem ggf., wenn es im Unternehmen Regeln gibt, die sich mit der Prüfung der Freigabe von Rechnungen vor Zahlung befassen. Das ist z. B. der Fall, wenn Zahlungsvorschlaglisten von 2 Mitarbeitern im Rahmen des 4-Augen-Prinzips geprüft werden müssen.

Die Regelungen zur XRechnung gelten bis Ende des Jahres nur für den Rechnungsaustausch mit Behörden. PDF- oder Papierrechnungen werden nicht mehr oder nur in Ausnahmefällen akzeptiert. Die Bundesländer können abweichende Regelungen treffen, müssen es aber nicht. Eine interaktive Karte zum Stand der Umsetzung und den individuellen Regelungen in den Bundesländern findet sich z. B. hier: https://www.verband-e-rechnung.org/xrechnung/. Es ist zu erwarten, dass alle Behörden künftig neben der XRechnung keine weiteren Formate akzeptieren werden. Die XR...