Daher sollten Unternehmen ihre aktuellen Working-Capital-Strategien zumindest prüfen, mögliche (monetäre) Folgen berechnen und im Anschluss ggf. einen Teil der Strategien ändern. Mit dem zum Beitrag gehörenden Working-Kapital-Rechner lässt sich zumindest näherungsweise berechnen, welche Vorgehensweise welche Folgen hat. Der Rechner bietet die Möglichkeit, die Kosten der aktuellen Working-Capital-Strategie, einer Beibehaltung dieser Strategien und die Kosten für bis zu drei Szenarien zu berechnen. Der Rechner ist einfach gehalten und lässt sich weit gehend intuitiv nutzen. Er ist ausdrücklich als Einstieg in das Thema und als Ideengeber für mögliche Veränderungen der Strategien gedacht. In der Praxis muss in einigen Fällen mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Schätzungen oder Annahmen zurückgegriffen werden, etwa, wenn es darum geht, den Umsatzausfall durch Kunden- bzw. Auftragsverluste zu beziffern oder wenn es um die Bestimmung oder Festlegung von (kalkulatorischen) Zinsen geht, wenn z. B. das Kontokorrent nicht genutzt werden muss.
Aufbau des Excel-Tools "Working-Capital-Rechner"
Die Datei besteht aus zwei Tabellenblättern. Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift möglich. Wenn Eingaben in Zellen mit anderer Schrift vorgenommen werden sollen, muss geprüft werden, ob hier Formeln hinterlegt sind, deren Überschreiben die Hilfe unbrauchbar machen kann. Teile der Tabellenblätter können durch einen Klick auf "-" bzw. "+" aus- oder eingeblendet werden. Die Tabellenblätter werden stets auf einer Seite ausgedruckt. Eine Verknüpfungsmöglichkeit zu anderen Programmen ist nicht vorgesehen; die Eingaben müssen manuell vorgenommen werden.
Alle Zahlen und Angaben dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert und sind keine Hinweise auf gute oder schlechte Ausprägungen.
Controller können den Rechner gut dazu nutzen, Fach- und Führungskräfte zu sensibilisieren und ihnen die möglichen oder wahrscheinlichen Folgen verschiedener Vorgehensweisen zu verdeutlichen.
Im Rechner sollten zunächst die Daten eingeben werden, mit denen sich das Working-Capital berechnen lässt. Dazu werden im oberen Teil Angaben zu Forderungen, Vorräten usw. benötigt. Zuerst sollten die Daten der Ausgangslage eingetragen werden, um eine Basis für spätere Vergleiche zu haben. Dann werden die Daten in der nächsten Spalte eingegeben bzw. übernommen, wenn man die Strategie beibehalten möchte. Zwar verändert sich dann das Working-Capital oft nicht, aber es hat Konsequenzen bei den Kosten (s. nächsten Abschnitt). In den weiteren Spalten können die Werte für die Szenarien eingetragen werden.
Berücksichtigung der Inflation
In der Spalte "Beibehaltung…" wurden bei den Vorräten höhere Werte als bei der Ausgangslage angesetzt, um mögliche Preissteigerungen abzubilden, die aktuell relativ häufig vorkommen. Das führt zu höheren Vorratsbeständen, auch wenn sich die Mengen nicht ändern. Falls man nicht mit Preissteigerungen rechnet, kann der Wert der Ausgangslage übernommen werden. Aus den Daten errechnen sich Working-Capital und Working-Capital-Ratio.
Im zweiten Teil der Anwendung können die Kosten für das Working-Capital bzw. die Kapitalbindung eingegeben und berechnet werden. In der Datei sind Zinsen für das Working-Capital, Versicherungs- und Lagerkosten (z. B. Summe entsprechender Kostenstellenkosten), sowie Auftragsverluste, Kosten möglicher Kurzarbeit (z. B. durch Aufstockung) sowie Zinsen für die Finanzierung zusätzlicher Liquidität (z. B. auf Grund von Engpässen durch Umsatzausfälle) und andere Kosten vorgegeben. Diese können aber ergänzt oder verändert werden.
Abb. 1: Working-Capital-Rechner mit Szenarien (Auszug aus Excel-Arbeitshilfe)
Im Beispiel ist zu sehen, dass bei der Ausgangslage Kosten von rund 23.000 Euro entstehen. Werden die Strategien nicht verändert, erhöhen sich die Kosten auf fast 63.000 Euro. Passt man die Strategien an (Simulation 1), sind die Kosten zwar höher als bei der Ausgangslage; sie liegen mit etwa 40.000 Euro aber deutlich unter dem Wert, der anfällt, wenn man die bisherigen Strategien unverändert lässt. Die Simulation zeigt u. a., dass die Bestände deutlich gestiegen sind. Gleichzeitig sinken die Forderungen, wenn man z. B. die Möglichkeiten des Forderungsmanagements konsequenter nutzt.
Mögliche Umsatzausfälle mit dem Vertrieb analysieren
Die reinen Kosten lassen sich oft relativ gut ermitteln. Etwas schwieriger ist es meist, mögliche Umsatz- oder Auftragsausfälle zu beziffern, da nie genau bekannt ist, wie sich die Kunden tatsächlich verhalten. Schließlich werden auch andere Unternehmen ähnliche Probleme haben und können Kunden oft auch nicht sofort beliefern. Daher sollte man Annahmen zu Umsatzausfällen möglichst in Zusammenarbeit mit dem Vertrieb treffen, um zu einer gemeinsamen Lösung zu gelangen.
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