Bisher haben viele Unternehmen daher versucht, den Lagerbestand soweit es geht zu senken, mit Lieferanten hart um günstige Zahlungsbedingungen zu verhandeln und mit eigenen Kunden kurze Zahlungsziele zu vereinbaren und sie bei Verzug konsequent zu mahnen. Im Beschaffungsbereich sind häufig Strategien wie Just-in-Time oder fertigungssynchrone Lieferung umgesetzt worden. In der Logistik wurde darauf gesetzt, dass es stets gelingt, kurzfristig günstige Transportkapazitäten einzukaufen. Es wurden weder ein eigener Fuhrpark aufgebaut, noch – meist etwas teurere – langfristige Verträge mit Spediteuren geschlossen.
2.1 Veränderungen an den Märkten machen Überprüfung von Strategien erforderlich
Materialengpässe, Preissteigerungen und lange Lieferzeiten können dazu führen, dass Unternehmen, die weiter konsequent die beschriebenen Strategien verfolgen, in der Summe erhebliche Nachteile erleiden können. Selbst wenn es gelingen sollte, die Bestände niedrig zu halten, ist das Risiko groß, dass zumindest ein Teil der monetären Vorteile durch kurzfristig stattfindende Preissteigerungen wieder aufgezehrt wird. Die Wahrscheinlichkeit, dass es in der aktuellen Lage immer gelingt, alle benötigten Stoffe kurzfristig zu den Zeitpunkten zu beschaffen, zu denen sie benötigt werden, ist also gering. Zudem kommt es immer wieder vor, dass Lieferanten trotz fester Zusagen Stoffe oder Komponenten an andere Unternehmen verkaufen, wenn diese höhere Preise zahlen. Kommt es in Folge der dargestellten Probleme dazu, dass man Kundenaufträge nicht mehr erledigen kann, drohen u. a: Umsatzausfälle, Liquiditätsprobleme und Imageverluste, wenn sich herumspricht, dass man nicht liefern kann. Und oft werden mögliche Einsparungen im Bereich Lagerhaltung durch höhere Kosten bei der kurzfristigen Beschaffung und mögliche Umsatzausfälle übertroffen.
2.2 Folgen mit Excel-Tool analysieren
Daher sollten Unternehmen ihre aktuellen Working-Capital-Strategien zumindest prüfen, mögliche (monetäre) Folgen berechnen und im Anschluss ggf. einen Teil der Strategien ändern. Mit dem zum Beitrag gehörenden Working-Kapital-Rechner lässt sich zumindest näherungsweise berechnen, welche Vorgehensweise welche Folgen hat. Der Rechner bietet die Möglichkeit, die Kosten der aktuellen Working-Capital-Strategie, einer Beibehaltung dieser Strategien und die Kosten für bis zu drei Szenarien zu berechnen. Der Rechner ist einfach gehalten und lässt sich weit gehend intuitiv nutzen. Er ist ausdrücklich als Einstieg in das Thema und als Ideengeber für mögliche Veränderungen der Strategien gedacht. In der Praxis muss in einigen Fällen mit hoher Wahrscheinlichkeit auf Schätzungen oder Annahmen zurückgegriffen werden, etwa, wenn es darum geht, den Umsatzausfall durch Kunden- bzw. Auftragsverluste zu beziffern oder wenn es um die Bestimmung oder Festlegung von (kalkulatorischen) Zinsen geht, wenn z. B. das Kontokorrent nicht genutzt werden muss.
Aufbau des Excel-Tools "Working-Capital-Rechner"
Die Datei besteht aus zwei Tabellenblättern. Eingaben sind in allen Zellen mit blauer Schrift möglich. Wenn Eingaben in Zellen mit anderer Schrift vorgenommen werden sollen, muss geprüft werden, ob hier Formeln hinterlegt sind, deren Überschreiben die Hilfe unbrauchbar machen kann. Teile der Tabellenblätter können durch einen Klick auf "-" bzw. "+" aus- oder eingeblendet werden. Die Tabellenblätter werden stets auf einer Seite ausgedruckt. Eine Verknüpfungsmöglichkeit zu anderen Programmen ist nicht vorgesehen; die Eingaben müssen manuell vorgenommen werden.
Alle Zahlen und Angaben dienen ausschließlich dazu, zu zeigen, wie die Anwendung funktioniert und sind keine Hinweise auf gute oder schlechte Ausprägungen.
Controller können den Rechner gut dazu nutzen, Fach- und Führungskräfte zu sensibilisieren und ihnen die möglichen oder wahrscheinlichen Folgen verschiedener Vorgehensweisen zu verdeutlichen.
Im Rechner sollten zunächst die Daten eingeben werden, mit denen sich das Working-Capital berechnen lässt. Dazu werden im oberen Teil Angaben zu Forderungen, Vorräten usw. benötigt. Zuerst sollten die Daten der Ausgangslage eingetragen werden, um eine Basis für spätere Vergleiche zu haben. Dann werden die Daten in der nächsten Spalte eingegeben bzw. übernommen, wenn man die Strategie beibehalten möchte. Zwar verändert sich dann das Working-Capital oft nicht, aber es hat Konsequenzen bei den Kosten (s. nächsten Abschnitt). In den weiteren Spalten können die Werte für die Szenarien eingetragen werden.
Berücksichtigung der Inflation
In der Spalte "Beibehaltung…" wurden bei den Vorräten höhere Werte als bei der Ausgangslage angesetzt, um mögliche Preissteigerungen abzubilden, die aktuell relativ häufig vorkommen. Das führt zu höheren Vorratsbeständen, auch wenn sich die Mengen nicht ändern. Falls man nicht mit Preissteigerungen rechnet, kann der Wert der Ausgangslage übernommen werden. Aus den Daten errechnen sich Working-Capital und Working-Capital-Ratio.
Im zweiten Teil der Anwendung können die Kosten für das Working-Capital bzw. die Kapitalbindung eingegeben und berechnet werden. In der Datei sind Zinsen für da...
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