Es gibt keine Vorgaben, wie Rechnungsnummern aufgebaut sein müssen. Jeder Unternehmer entscheidet deshalb selbst. Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, z. B. in Kombination einer laufenden Nummer mit der Jahreszahl (z. B. 2014-044). Auch eine Differenzierung nach Sachbereichen in Kombination mit Buchstaben ist möglich (z. B. 2014S044 oder 2014-S-044).

Der Leistungsempfänger, der den Vorsteuerabzug beanspruchen will, kann nicht kontrollieren, ob es sich um eine fortlaufende Rechnungsnummer handelt. Für ihn ist es entscheidend, dass eine Rechnungsnummer vorhanden ist, die plausibel erscheint.

In einem Urteil des FG Köln wurde entschieden, dass die Verwendung keiner lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummer das Finanzamt nicht dazu berechtigt, eine Schätzung vorzunehmen. Die Begründung des FG Köln bezieht sich darauf, dass es weder eine gesetzliche noch eine aus der Rechtsprechung herleitbare Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten System (numerisch und lückenlos) gibt.[1]

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