Zusammenfassung

 
Überblick

Der Vorsteuerabzug für Reisekosten scheitert in der Praxis häufig an den allgemeinen Voraussetzungen der §§ 14, 15 UStG. Insbesondere müssen Mitarbeiter während einer Auswärtstätigkeit darauf achten, dass sie die Leistungen – sofern dies nicht bereits im Vorfeld vom Arbeitgeber veranlasst wurde – im Namen und für Rechnung ihres Arbeitgebers bestellen, zu diesem Zweck entsprechend bevollmächtigt werden und ordnungsgemäße, auf den Namen des Arbeitgebers/Unternehmers lautende Rechnungen vorliegen.

1 Problematik

Unternehmer können für eigene Reisekosten den Vorsteuerabzug beanspruchen, sofern sie die allgemeinen Voraussetzungen erfüllen. Sie dürfen allerdings nicht ohne Weiteres den Vorsteuerabzug aus solchen Leistungen vornehmen, die ihre Mitarbeiter "bezogen" haben. Die Problematik stellt sich in erster Linie bei Auswärtstätigkeiten der Arbeitnehmer. Zu diesen gehören Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten, Fahrtätigkeiten[1] oder auch beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführungen. Der BFH hat in seinem Urteil vom 23.11.2000[2] ausdrücklich bekräftigt, dass nur der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Der Unternehmer muss also dafür Sorge tragen, dass er, soweit möglich, Empfänger der Leistungen ist, die seine Arbeitnehmer im Rahmen beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten beziehen. Darunter fallen insbesondere Hotelrechnungen für Übernachtungen (natürlich auch Pensionen, Gästehäuser etc.), Verpflegungskosten des Arbeitnehmers (insbesondere Hotelfrühstück, Mittagessen etc.) und Fahrtkosten. Bei den Hotelrechnungen sind darüber hinaus die sich aufgrund der Steuerermäßigung für Beherbergungsleistungen ergebenden Besonderheiten zu beachten.[3] Hinsichtlich der Fahrtkosten stellt sich die Frage, ob auch solche Aufwendungen den Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigen, die mit arbeitnehmereigenen Fahrzeugen (sprich Privat-Pkw der Mitarbeiter) verursacht werden.

[1] Für Zwecke der Lohnsteuer spricht man einheitlich von beruflich veranlassten "Auswärtstätigkeiten" bzw. "auswärtigen Tätigkeiten", vgl. R 9.4 LStR sowie BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006.

2 Gestaltungsempfehlungen

Der Vorsteuerabzug setzt im Allgemeinen voraus, dass auf den Namen des Unternehmers lautende Rechnungen vorliegen.[1] Daher erhält der Unternehmer aus Rechnungen für eigene Übernachtungen und Verpflegung anlässlich einer Geschäftsreise unter den weiteren Voraussetzungen den Vorsteuerabzug. Weil ein Vorsteuerabzug auch für eigene Verpflegungs­leistungen möglich ist, müssen die Hotelrechnungen diesbezüglich nicht etwa um den ­"Frühstücksanteil" gekürzt werden. Lediglich unangemessene Kosten (evtl. Übernachtung in Luxushotels) berechtigen ggf. nicht zum Vorsteuerabzug.[2]

An dieser Stelle ist auf das Urteil des FG Berlin-Brandenburg vom 9.4.2019[3] hinzuweisen, wonach der Vorsteuerabzug im Zusammenhang mit geschäftlichen Bewirtungen nicht versagt werden darf, weil die einkommensteuerrechtlich bestehenden Formerfordernisse gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG nicht erfüllt sind.

 
Praxis-Tipp

Tatsächliche Kosten dürfen Pauschalen übersteigen

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer für Verpflegungskosten des Unternehmers anlässlich einer Geschäftsreise ist auch dann abzugsfähig, wenn die tatsächlichen Kosten die ertragsteuerlich abzugsfähigen Verpflegungspauschalen übersteigen. "Erstaunlicherweise" kürzt die Finanzverwaltung diese Vorsteuerbeträge auch nicht um eine Haushaltsersparnis o. ä.[4], obwohl eigene Verpflegungskosten ja eigentlich auch immer "privat" mitveranlasst sind. Generell geht man davon aus, dass die private Mitveranlassung bei Übernachtungs- und Verpflegungskosten durch die unternehmerische Veranlassung verdrängt wird.

Der Unternehmer kann darüber hinaus (natürlich) Vorsteuern für eigene Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise abziehen, sofern die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind. Dies gilt auch für Vorsteuerbeträge, die unmittelbar und ausschließlich mit der unternehmerischen Verwendung eines nicht dem Unternehmen zugeordneten Fahrzeugs zusammenhängen. In Betracht kommen insoweit insbesondere Vorsteuern aus dem Bezug von Kraftstoff anlässlich einer betrieblichen Fahrt mit einem privaten Kfz und Vorsteuern aus Reparaturaufwendungen infolge eines Unfalls während einer Geschäftsreise.[5]

Bei Dienstreisen der Mitarbeiter wird in der Praxis vielfach vernachlässigt, dass der Leistungsempfänger grundsätzlich auch der Auftraggeber bzw. Besteller der Leistung sein muss.[6] Im Idealfall bestellt daher der Unternehmer vor Antritt der Auswärtstätigkeit seiner Arbeitnehmer die Leistungen in eigenem Namen und lässt sich dies auch schriftlich (z. B. per E-Mail) bestätigen. Nur so kann er einwandfrei im Rahmen einer späteren Sonderprüfung nachweisen, dass er tatsächlich Auftraggeber der Reisekostenleistung war.[7]

Gerade bei Hotelrechnungen bzw. sonstigen Übernachtungsleistungen ist diese Vorgehensweise in vielen Fällen ohne größere...

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