Der Vorsteuerabzug setzt im Allgemeinen voraus, dass auf den Namen des Unternehmers lautende Rechnungen vorliegen.[1] Daher erhält der Unternehmer aus Rechnungen für eigene Übernachtungen und Verpflegung anlässlich einer Geschäftsreise unter den weiteren Voraussetzungen den Vorsteuerabzug. Weil ein Vorsteuerabzug auch für eigene Verpflegungs­leistungen möglich ist, müssen die Hotelrechnungen diesbezüglich nicht etwa um den ­"Frühstücksanteil" gekürzt werden. Lediglich unangemessene Kosten (evtl. Übernachtung in Luxushotels) berechtigen ggf. nicht zum Vorsteuerabzug.[2]

An dieser Stelle ist auf das Urteil des FG Berlin-Brandenburg vom 9.4.2019[3] hinzuweisen, wonach der Vorsteuerabzug im Zusammenhang mit geschäftlichen Bewirtungen nicht versagt werden darf, weil die einkommensteuerrechtlich bestehenden Formerfordernisse gem. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 Satz 2 EStG nicht erfüllt sind.

 
Praxis-Tipp

Tatsächliche Kosten dürfen Pauschalen übersteigen

Die in Rechnung gestellte Vorsteuer für Verpflegungskosten des Unternehmers anlässlich einer Geschäftsreise ist auch dann abzugsfähig, wenn die tatsächlichen Kosten die ertragsteuerlich abzugsfähigen Verpflegungspauschalen übersteigen. "Erstaunlicherweise" kürzt die Finanzverwaltung diese Vorsteuerbeträge auch nicht um eine Haushaltsersparnis o. ä.[4], obwohl eigene Verpflegungskosten ja eigentlich auch immer "privat" mitveranlasst sind. Generell geht man davon aus, dass die private Mitveranlassung bei Übernachtungs- und Verpflegungskosten durch die unternehmerische Veranlassung verdrängt wird.

Der Unternehmer kann darüber hinaus (natürlich) Vorsteuern für eigene Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise abziehen, sofern die Voraussetzungen des § 15 UStG erfüllt sind. Dies gilt auch für Vorsteuerbeträge, die unmittelbar und ausschließlich mit der unternehmerischen Verwendung eines nicht dem Unternehmen zugeordneten Fahrzeugs zusammenhängen. In Betracht kommen insoweit insbesondere Vorsteuern aus dem Bezug von Kraftstoff anlässlich einer betrieblichen Fahrt mit einem privaten Kfz und Vorsteuern aus Reparaturaufwendungen infolge eines Unfalls während einer Geschäftsreise.[5]

Bei Dienstreisen der Mitarbeiter wird in der Praxis vielfach vernachlässigt, dass der Leistungsempfänger grundsätzlich auch der Auftraggeber bzw. Besteller der Leistung sein muss.[6] Im Idealfall bestellt daher der Unternehmer vor Antritt der Auswärtstätigkeit seiner Arbeitnehmer die Leistungen in eigenem Namen und lässt sich dies auch schriftlich (z. B. per E-Mail) bestätigen. Nur so kann er einwandfrei im Rahmen einer späteren Sonderprüfung nachweisen, dass er tatsächlich Auftraggeber der Reisekostenleistung war.[7]

Gerade bei Hotelrechnungen bzw. sonstigen Übernachtungsleistungen ist diese Vorgehensweise in vielen Fällen ohne größeren Aufwand möglich. Sofern der Arbeitgeber die Bestellung nicht im Vorfeld in Auftrag geben kann (z. B. wegen kurzfristiger bzw. flexibel gestalteter Reisetätigkeit seiner Arbeitnehmer), sollte er sicherstellen, dass seine Arbeitnehmer die Übernachtungsleistungen in seinem Namen beauftragen. Aus Gründen der Beweissicherung empfiehlt es sich zu diesem Zweck, die jeweiligen Arbeitnehmer im Vorfeld schriftlich zu bevollmächtigen[8] und diese Vollmacht bei den übrigen Buchhaltungsunterlagen aufzubewahren.

 
Wichtig

Arbeitnehmer darf in Kleinbetragsrechnungen nicht als Adressat auftauchen

Sofern die Hotelrechnung 250 EUR nicht übersteigt, handelt es sich um eine Kleinbetragsrechnung i. S. d. § 33 UStDV. Kleinbetragsrechnungen berechtigen auch dann zum Vorsteuerabzug, wenn der leistungsempfangende Unternehmer (Arbeitgeber) darin nicht genannt ist. Taucht jedoch in Kleinbetragsrechnungen der Name des Arbeitnehmers als Adressat auf, dürfte der Vorsteuerabzug zumindest nach Ansicht der Finanzverwaltung entfallen.[9]

Bezüglich der vom Arbeitnehmer während einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit verursachten Verpflegungskosten vertritt die Finanzverwaltung die Auffassung, dass diese den Unternehmer nur dann zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn die Leistungen von ihm empfangen und in voller Höhe getragen werden.[10] Bei nicht vollständiger Erstattung der Verpflegungskosten unterstellt sie demnach, dass der Arbeitnehmer Empfänger der Leistung ist/war. Unternehmer können daher nur dann den Vorsteuerabzug aus Verpflegungskosten für die Mitarbeiter im Rahmen einer Auswärtstätigkeit sicher in Anspruch nehmen, wenn sie die Auslagen in vollem Umfang erstatten.

 
Praxis-Tipp

Bestellung im Namen des Arbeitgebers

Gerade bei Verpflegungsaufwendungen wird im Vorfeld nicht immer eine Bestellung der Leistung durch den Unternehmer möglich sein. Daher muss in diesem Bereich besonders darauf geachtet werden, dass der jeweilige Mitarbeiter vor Ort namens und im Auftrag seines Arbeitgebers die Leistungen bestellt und der Arbeitgeber genau in der Rechnung bezeichnet wird. In vielen Fällen wird es sich jedoch um Kleinbetragsrechnungen handeln, sodass die Angabe des leistungsempfangenden Unternehmers entbehrlich...

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr? Dann testen Sie hier live & unverbindlich Haufe Finance Office Premium 30 Minuten lang und lesen Sie den gesamten Inhalt.


Meistgelesene beiträge