Unternehmer können für eigene Reisekosten den Vorsteuerabzug beanspruchen, sofern sie die allgemeinen Voraussetzungen erfüllen. Sie dürfen allerdings nicht ohne Weiteres den Vorsteuerabzug aus solchen Leistungen vornehmen, die ihre Mitarbeiter "bezogen" haben. Die Problematik stellt sich in erster Linie bei Auswärtstätigkeiten der Arbeitnehmer. Zu diesen gehören Dienstreisen, Einsatzwechseltätigkeiten, Fahrtätigkeiten[1] oder auch beruflich veranlasste doppelte Haushaltsführungen. Der BFH hat in seinem Urteil vom 23.11.2000[2] ausdrücklich bekräftigt, dass nur der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist. Der Unternehmer muss also dafür Sorge tragen, dass er, soweit möglich, Empfänger der Leistungen ist, die seine Arbeitnehmer im Rahmen beruflich veranlasster Auswärtstätigkeiten beziehen. Darunter fallen insbesondere Hotelrechnungen für Übernachtungen (natürlich auch Pensionen, Gästehäuser etc.), Verpflegungskosten des Arbeitnehmers (insbesondere Hotelfrühstück, Mittagessen etc.) und Fahrtkosten. Bei den Hotelrechnungen sind darüber hinaus die sich aufgrund der Steuerermäßigung für Beherbergungsleistungen ergebenden Besonderheiten zu beachten.[3] Hinsichtlich der Fahrtkosten stellt sich die Frage, ob auch solche Aufwendungen den Unternehmer zum Vorsteuerabzug berechtigen, die mit arbeitnehmereigenen Fahrzeugen (sprich Privat-Pkw der Mitarbeiter) verursacht werden.

[1] Für Zwecke der Lohnsteuer spricht man einheitlich von beruflich veranlassten "Auswärtstätigkeiten" bzw. "auswärtigen Tätigkeiten", vgl. R 9.4 LStR sowie BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 – S 2353/19/10011 :006.

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