Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 2 Wodurch entstehen ...

Reinhard Bleiber

Damit Sie die Verwaltungskosten korrekt erfassen und verursachungsgerecht zuordnen können, müssen Sie wissen, wie Verwaltungskosten entstehen. Da es sich um Gemeinkosten handelt, besteht kein Zusammenhang zu den Leistungen des Unternehmens. Die Suche nach den Parametern der einzelnen Kostenarten, den Kostentreibern innerhalb der Verwaltungskosten, ist daher umso wichtiger.

2.1 Besondere Aufgaben verursachen besondere Kosten

Ein Unternehmen wird geführt, um wirtschaftliche Erfolge zu erringen. Produkte werden in Form von Waren oder Dienstleistungen erstellt und am Markt verkauft. Der originäre Prozess der Leistungserbringung erfordert zusätzliche Prozesse, die ihn unterstützen. So muss z. B. der Produktionsfaktor Arbeit beschafft und verwaltet werden, Gebäude sind notwendig und IT-Unterstützung wird genutzt. Dazu kommt die Notwendigkeit, über die anfallenden Geschäftsvorfälle Buch zu führen, Risiken zu versichern oder den Einsatz der unternehmerischen Mittel zu optimieren. Gesetzliche Vorgaben für die unternehmerische Tätigkeit werden immer umfangreicher und führen zu immer mehr Kosten, die im Verwaltungsbereich anfallen.

Es existieren also Aufgaben, die sekundär oder nur am Rande mit der eigentlichen Herstellung von Leistungen zu tun haben. Diese besonderen Aufgaben verursachen die Verwaltungskosten.

Kosten des Rechnungswesens

Die Kosten des Rechnungswesens sind typische Verwaltungskosten. Das Rechnungswesen erstellt Aufzeichnungen über die im Unternehmen angefallenen Geschäftsvorgänge, solange sie geldliche Auswirkungen haben. Gesetzliche Vorschriften bestimmen das Mindestmaß dieser Tätigkeit im Unternehmen und damit auch das Mindestmaß an Kosten, die hierfür anfallen. Unternehmerische Anforderungen an Informationen haben das Ausmaß der Arbeiten im Rechnungswesen und damit die entstehenden Verwaltungskosten erheblich ausgeweitet.

Praxis-Tipp

Reduktion durch Verteilung

Sie können die Kosten des Rechnungswesens innerhalb der Verwaltungskosten reduzieren, indem Sie auf anderer Ebene bereits eine Zuordnung zu anderen Kostenbereichen vornehmen. So kann die Debitorenbuchhaltung zum Vertrieb gezählt werden, da die dort erbrachte Leistung in der Verwaltung der Kunden besteht. Die Kreditorenbuchhaltung kann zu den Materialkosten gerechnet werden, da sie sich mit den Lieferanten beschäftigt. Ähnlich können Sie die allgemeinen Kosten der Kostenrechnung reduzieren, indem Sie z. B. das Vertriebs-Controlling separat verrechnen. Sie erhalten die Verwaltungskosten auf unterschiedlichen Stufen. Das erleichtert die Arbeit mit diesen Gemeinkosten.

Verwaltungskosten im engeren Sinne

Als Verwaltungskosten werden in der Regel die Verwaltungskosten im engeren Sinne genannt. Diese entstehen durch die eigentliche Verwaltung des Unternehmens und umfassen eine Vielzahl von Kostenarten, bedingt durch eine Vielzahl besonderer Aufgaben. Die Mitglieder der Geschäftsleitung, die sich als Aufsichtsräte, Beiräte oder Geschäftsführer um die Belange des Unternehmens kümmern, müssen bezahlt werden. Hinzu kommen zentrale Aufgaben wie die Telefonzentrale, der Fuhrpark, die Kantine oder der Empfang. So entstehen Kosten durch besondere Aufgaben, die von der Unternehmensleitung gewollt oder durch Vorgaben von außen bestimmt werden.

2.2 Kosten werden nicht immer verursachungsgerecht zugeordnet

Gemeinkosten haben die Eigenart, nicht bestimmten Leistungen des Unternehmens, sondern im besten Fall bestimmten Verursachern zugeordnet werden zu können. Nicht immer gelingt das; besonders die Verwaltungskosten zeichnen sich dadurch aus, dass sie bei der Zuordnung zu originären Kostenverursachern Probleme machen.

Achtung

Verwaltungskosten aus Bequemlichkeit

Wir sprechen an dieser Stelle nicht von den Kosten, die aus Gründen der Vereinfachung nicht den Kostenverursachern zugeordnet werden. Immer wieder kommt es bei der Buchung von Kosten dazu, dass eine Zuordnung auf den ersten Blick nicht einfach möglich ist. Mit etwas Aufwand für die Suche nach der richtigen Zuordnung ließe sich das Problem lösen. Es ist einfacher, die Kosten dem Sammelbecken der Verwaltungskosten zuzuordnen. Hiervon ist an dieser Stelle jedoch nicht die Rede. Eine solche Vorgehensweise müssen Sie als Kostenrechner unterbinden. Die einzelnen, fehlgebuchten Beträge sind meist nicht sehr hoch, in der Summe kommt es jedoch zu signifikanten Werten, die Ihre Auswertungen negativ beeinflussen können.

Neben den nicht direkt zuordenbaren Kosten gibt es auch Kosten, die zwar zugeordnet werden könnten, wo dies jedoch nicht gewollt ist. Zum einen kann der Grund darin liegen, dass die Kostenstellenleiter bestimmte Kostengrößen nicht kennen sollen (z. B. für eine Beratungsleistung). Zum anderen erscheint es unter Umständen wirtschaftlicher, zunächst die Kostenbeträge auf einem Verwaltungskonto zu sammeln und dann mit anderen Kosten gemeinsam zu verteilen. In der Regel ist sonst Ihr Aufwand in der Kostenrechnung zu hoch. Typische Beispiele hierfür sind IT-Kosten und Kosten für das Personalwesen.