Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 1 Eine besondere Kostenart: Verwaltungskosten

Die Verwaltungskosten haben in der Praxis bisher in vielen Unternehmen ein sehr verstecktes Leben geführt. Die Kostenrechnung hat sich mit der Untersuchung von Kostenträgern und Prozessen beschäftigt, die Einzelkosten optimiert und die Gemeinkosten gesenkt. Innerhalb dieser Berechnungen tauchen immer wieder Verwaltungskosten auf, die in der Regel als prozentualer Aufschlag in die Gesamtkosten übernommen werden. Die Zuschlagskalkulation verrechnet Verwaltungsgemeinkostenzuschlagssätze, die Prozesskostenrechnung erhöht viele Kostenarten einfach um die Verwaltungskosten. Ein konfliktfreier Weg, um diese besonderen Kosten ohne viel Aufwand zu verstecken.

Der Block der Verwaltungskosten ist für viele Kostenrechner bis heute nicht interessant. Das hat verschiedene Gründe:

• Die Verwaltungskosten sind die Kosten, die am weitesten von den Produkten und Leistungen eines Unternehmens entfernt sind. Sie sind daher kaum greifbar und zuzuordnen.
• Die Verwaltungskosten bestehen zu einem großen Teil aus Kosten, die die Unternehmensleitung verursacht. An dieser Stelle mit Kostenoptimierungen zu beginnen kann auf erheblichen und als gefährlich angesehenen Widerstand stoßen.
• Der Anteil der Verwaltungskosten an den Gesamtkosten ist relativ gering. Daher wird meist kein ausreichend interessantes Potenzial in der Beschäftigung mit diesen Kosten gesehen.
• Die Entwicklung der Verwaltungskosten ist in großen Teilen selbst von unternehmensinternen Stellen kaum zu beeinflussen. Der Aufwand für eine Optimierung an dieser Stelle ist relativ hoch.

Gerade aus diesen Gründen ist es dringend notwendig, dass sich der Kostenrechner mit den Verwaltungskosten beschäftigt. Er wird sehr schnell feststellen, dass sie gar nicht so besonders sind. Denn auch hier handelt es sich um Gemeinkosten, die je nach der Stufe, von der aus sie betrachtet werden, unterschiedliche Ausmaße annehmen.

1.1 Gemeinkosten in der Verwaltung

Die Verwaltungskosten sind typische Gemeinkosten, da sie keinem Produkt oder Verursacher direkt zugeordnet werden können. Sie lassen sich jedoch intern gliedern und je nach Kostenart teilweise auf die Kostenstellen und Produkte in der Kostenrechnung verbuchen. Es bleibt jedoch ein Rest, der sich nicht, nicht wirtschaftlich oder nicht sinnvoll zuordnen lässt. Dabei handelt es sich um die Verwaltungskosten im engeren Sinne. Diese werden als Zuschlagssatz berechnet und in der Kalkulation der Produkte berücksichtigt.

Andere Kosten der allgemeinen Verwaltung sind Gemeinkosten, die durch die Ausübung einer bestimmten Funktion entstehen (s. Abb. 1). Diese können in vielen Fällen sinnvoll und wirtschaftlich auf andere Stellen innerhalb des Betriebsabrechnungsbogens umgelegt werden. Sie bilden gemeinsam mit den Verwaltungskosten im engeren Sinne die Verwaltungskosten im weiteren Sinne.

Abb. 1: Verwaltungskosten im weiteren Sinne

In welchem Umfang die IT-Kosten, die Kosten des Personalwesens, des Rechnungswesens und der sonstigen zentralen Dienste zu Verwaltungskosten im engeren Sinne werden, hängt von den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen ab.

• Wie weit ist die Organisation vorhanden, um eine Zuordnung von Verwaltungskosten zu Stellen und Kostenträgern durchführen zu können (Erfassung, Einteilung von Mitarbeitern etc.)?
• Wie weit ist es technisch möglich, die Verwaltungskosten bestimmten Verursachern zuzuordnen (Erfassung, Zeitproblem, Messproblem etc.)?
• Welcher Grad der Zuordnung wird vom verantwortlichen Management gewünscht?

Praxis-Tipp

Informationen schaffen Durchsicht

Je detaillierter die einzelnen Kosten den Verursachern zugeordnet werden können, desto sicherer kann der Kostenrechner die Verwaltungskosten bearbeiten. Wenn Verursacher und Gründe feststehen, ist die Optimierung, Kontrolle und Planung möglich. Wenn in der Kostenrechnung diese Informationen nicht zur Verfügung stehen, können die Verwaltungskosten nur als undurchsichtiger Block bearbeitet werden.

1.2 Mehrstufige Verwaltungskosten

Verwaltungskosten, zumindest die im engeren Sinne, werden meist aus den genannten Gründen als ein Block behandelt und nach mehr oder weniger stimmigen Schlüsseln auf die Kostenstellen verteilt bzw. in der Kalkulation als prozentualer Aufschlag verrechnet. Der Kostenrechner kann jedoch durch die Veränderung der Sichtweise auf die Verwaltungskosten eine Differenzierung als erste Möglichkeit der Beeinflussung erreichen. Werden die Kosten nicht von den Arten her betrachtet, sondern z. B. vom Ort der Entstehung, verdeutlicht dies, dass sich verschiedenen Entstehungsorten auch unterschiedliche Verwaltungskosten zuordnen lassen. Reduziert man die Auflösung, werden die Verwaltungskosten mehrerer Bereiche zu einem übergeordneten Bereich zusammengefasst, dem wiederum bisher noch nicht verteilte Verwaltungskosten zusätzlich zugeordnet werden können. Hierdurch entsteht eine Mehrstufigkeit der Verwaltungskosten, in der Regel entlang der Kostenstellenhierarchie.

Praxis-Beispiel

Verwaltungskosten in 2 Werken

Ein Unternehmen produziert in 2 unterschiedlichen Werken mit jeweils einer eigenen Personalabteilung und einer selbstständigen Pro...