Die Flora Nevada GmbH handelt mit Topfblumen aus der eigenen Gärtnerei. Kunden sind neben Großabnehmern wie Einzelhandelsketten auch kleinere Floristen, die in einem eigenen Vertriebsbereich betreut werden. Dieser muss grundsätzlich schneller reagieren als der Bereich, der sich mit Listungen und langfristigen Rahmenverträgen für Großabnehmer beschäftigt. Das normale Vertriebscontrolling kommt für eine effektive Steuerung des Bereichs "Floristen" zu spät.
Der Leiter dieses Vertriebsbereichs hat mit Hilfe der IT und mit Erlaubnis der Geschäftsleitung ein eigenes Vertriebscontrolling aufgebaut. Jede Nacht wird von der IT eine Datei zur Verfügung gestellt, die alle Rechnungssätze für Kunden aus dem betroffenen Bereich enthält. Diese Datei entspricht im Aufbau exakt den Vorgaben, die von der Excel-Tabelle für das Vertriebscontrolling kommen. Der morgendliche Import der Schnittstellendatei in die Excel-Tabelle wird manuell durchgeführt. Damit stehen die Auswertungen immer aktuell zur Verfügung.
In der Beispieltabelle sind nur einige wenige Datensätze eingepflegt, um das Volumen nicht zu sehr aufzublähen. In der Praxis spielt es aber keine Rolle, ob die Tabelle mit 17 oder mit 17.000 Datensätzen genutzt wird. Je nach Rechnerkapazität ist die Rechenzeit nur um Sekundenbruchteile länger.
Manuelle Ergänzungen
Manuell werden die Kundengruppen gepflegt, die sich innerhalb des Bereichs "Floristen" wieder in Groß- und Kleinabnehmer unterscheiden. Diese werden ebenso von Hand in die Tabelle eingegeben wie die Artikelgruppen Farbe und Farblos. Auch die Vertriebsgebiete Nord, Mitte und Süd werden manuell in den Auswertungen erfasst. Die Werte des einzelnen Datensatzes im Datenbereich kommen über die Schnittstelle aus den Stammdaten der Kunden bzw. Artikel.
Ergänzt wurde in der Flora Nevada GmbH die individuelle Auswertung 1. In dieses Feld wird bei der Datenübergabe ein Schlüssel für die Farbe der Blüte übergeben. 1 steht dabei für rot, 2 für gelb und 3 für weiß. Farblose oder nicht bestimmbare Produkte haben eine 9. Einmal eingepflegt, wird dieses Auswertekriterium behandelt wie die anderen Gruppen auch.
Standardauswertungen
Die Standardauswertungen nach Kunden, Artikel und Gruppen werden nicht nur von der Verkaufsbereichsleitung genutzt. Die Tabelle wird monatlich auch den Außendienstmitarbeitern zur Verfügung gestellt. Dabei enthalten diese Kopien nur noch die den jeweiligen Bereich betreffenden Rechnungssätze. Dazu wird in einer Kopie der Tabelle der gesamte Datenbereich nach dem Kriterium Verkaufsbereich sortiert. Die nicht zum gewünschten Gebiet gehörenden Sätze werden gelöscht.
Sonderauswertungen
Die Beispieltabelle ist auch die Grundlage für umfangreiche Sonderauswertungen im Vertrieb der Flora Nevada GmbH. Sehr beliebt ist die Sortierung der Standardauswertungen nach Umsatz oder Deckungsbeitrag. Dazu werden die in den Standardauswertungen gefüllten Zeilen einschließlich der Spaltenüberschriften markiert. Der Befehl Sortieren wird gewählt und dann wird die gewünschte Spalte ausgesucht. Ergebnis ist z. B. die Liste der Kunden mit den Umsätzen und Deckungsbeiträgen, sortiert nach Umsätzen in Euro (siehe auch Abb. 6).
Die Tabelle verführt dazu, viele eigene Auswertungen zu kreieren und auszuprobieren. Alle dazu notwendigen Informationen sind vorhanden. Selbst Plandaten könnten eingefügt werden (z. B. an Stelle des Deckungsbeitrags). Wichtig ist nur, dass immer mit einer Kopie der Tabelle gearbeitet wird. Schon oft wurde nach Veränderungen und langwieriger Arbeit versehentlich eine Speicherung unter dem Originalnamen vorgenommen. Die Originaldatei musste dann mühsam wieder aufgebaut werden.
Grafiken und ihr Wert für den Vertrieb
Vertriebsmitarbeiter sind oft emotionsgesteuert und können mit unübersichtlichen Zahlenfriedhöfen wenig anfangen. Es bietet sich an, hier mit Grafiken zu arbeiten. Um dem Verkäufer z. B. klar zu machen, in welchem Verhältnis die Produkte zueinander verkauft werden, kann eine Grafik schneller und wirksamer Auskunft geben als eine Liste (s. Abb. 8).
Abb. 8: Individuelle Grafik aus dem Vertriebscontrolling
Um diese Grafik zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:
- Bereiten Sie wie bereits geschildert die Standardauswertung Artikel aus der Excel-Tabelle auf.
- Kopieren Sie die erforderlichen Daten des Blattes Auswertung Artikel in eine neue und leere Datei. Dabei wird nur der Datenbereich mit den Spaltenüberschriften kopiert. Das Einfügen in die leere Datei erfolgt nur mit den Inhalten (Werte), da sonst die Verknüpfungen bestehen bleiben.
- Löschen Sie in der neuen Datei die Spalten, die nicht dargestellt werden sollen.
- Bauen Sie aus den verbleibenden Spalten über Einfügen → Diagramme die gewünschte Grafik auf.
Die Praxis zeigt also, dass die vorliegende Excel-Datei nicht nur eine Hilfe bei den regelmäßigen Informationsbedürfnissen ist. Sie bildet auch eine flexible Grundlage für individuelle Fragestellungen rund um das Vertriebscontrolling.
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