Neben den Standard-Verprobungen gibt es im Rahmen des Monats-, Quartals- oder Jahresabschlusses weitere Verprobungsmöglichkeiten. Für viele Abschlusspositionen können Referenzbezüge gefunden werden, die grundsätzlich eine Verprobung ermöglichen. In einigen Fällen gibt es Besonderheiten, bei denen die Verprobung nur unter bestimmten Bedingungen sinnvoll ist.
3.1 Verprobung des Versicherungsaufwands
Die Versicherungsaufwendungen spielen bei den meisten Unternehmen hinsichtlich des Gesamtaufwands zwar keine überragende Rolle; die Abrechnungssystematik der Versicherungsprämien bietet aber buchhalterisch einige Herausforderungen. So werden üblicherweise zu Beginn des Geschäftsjahrs erste Prämienrechnungen versendet und verbucht. Im Laufe des Jahres erreichen die Buchhaltung dann Abrechnungen zu Nachträgen, Nachmeldungen oder sonstigen unterjährigen Veränderungen. Sobald dann Meldungen zu den größenabhängigen Versicherungen erfolgt sind, kommen Schlussabrechnungen, die im laufenden Jahr verbucht werden, aber meist Vorjahre betreffen. Hierfür sollten Rückstellungen oder Forderungen im Vorjahr gebildet worden sein, die dann bei Erhalt der Schlussabrechnungen ausgebucht werden sollten.
Die im Jahresabschluss verbuchten Aufwendungen für Versicherungen und Beiträge folgen mehrheitlich bestimmten Bezugsgrößen. So wird i. d. R. die Höhe der Aufwendungen für die Betriebshaftpflichtversicherung von der Umsatzhöhe abhängen, während die Beiträge für die Sachversicherung von der (Versicherungs-) Summe des Anlage- und Umlaufvermögens abhängen.
Für einen ersten Überblick können im Rahmen des Zeitreihenvergleichs die gesamten Versicherungsaufwendungen des Jahres mit den Umsatzzahlen ins Verhältnis gesetzt werden. Hierbei werden zwar wissentlich verschiedene Versicherungsarten, die keinen Bezug zum Jahresumsatz haben, in einen Topf geworfen. Dennoch ist – je nach Branche – dieser Zeitreihenvergleich für einen ersten Überblick hilfreich.
Erste Verprobung des Versicherungsaufwands
Die Weltraumianz AG möchte zur Vorbereitung auf den Jahresabschluss den Versicherungsaufwand des laufenden Buchungsjahrs verproben. Hierfür wird im Rahmen eines Zeitreihenvergleichs der jährlich verbuchte Versicherungsaufwand ins Verhältnis zu den Umsatzerlösen gesetzt.
Zeitreihenvergleich: Versicherungsaufwand zu Umsatz
| 01 | 02 | 03 | 04 | 05 | |
| Umsatz (TEUR) | 10.500 | 11.000 | 11.200 | 11.600 | 12.100 |
| Versicherungsaufwand (TEUR) | 55 | 58 | 58 | 63 | 75 |
| Verhältnis (Aufwand : Umsatz) | 0,52 % | 0,53 % | 0,52 % | 0,54 % | 0,62 % |
Aus dem vorliegenden Zeitreihenvergleich kann abgelesen werden, dass das Verhältnis Versicherungsaufwand zu Umsatz im Jahr 05 einen Ausreißer (0,62 %) aufweist. Dies ist an sich noch kein Hinweis auf unzureichende Buchhaltungsdaten. Vielmehr ist es ein Hinweis auf die Notwendigkeit eines tieferen Einstiegs in das Zahlenwerk und intensivere Analysen.
Im Beispielsfall haben die Nachforschungen ergeben, dass der Versicherungsaufwand vornehmlich wegen erheblicher Maschineninvestitionen im Bereich der Sachversicherung angestiegen ist. Im Verhältnis zum Umsatz haben sich daher höhere Verhältniskennzahlen ergeben. Denkbar wäre jedoch auch, dass ein Nachtrag im Zuge einer Endabrechnung des Vorjahrs nicht gegen das Rückstellungskonto, sondern gegen das Aufwandskonto des laufenden Jahres gebucht wurde und somit fälschlicherweise den Aufwand des Berichtsjahrs erhöht hat.
Sofern das Datenmaterial in der Buchführung in der entsprechenden Qualität vorliegt, kann eine Verprobung der Versicherungsaufwendungen auch eine Ebene tiefer erfolgen. Hierfür sind die Buchungen nach den verschiedenen Versicherungsarten zu gruppieren und zu summieren. Wurde beispielsweise bei jeder Buchung die Versicherungsnummer im Buchungssatz mitgeführt, lassen sich die Daten sehr einfach mit einem Tabellenkalkulationsprogramm filtern und summieren. Sobald die Summen gebildet sind, können diese wirkungsvoller ins Verhältnis zu geeigneten Bezugsgrößen gesetzt werden. Folgende Zuordnungen sind je nach den betrieblichen Besonderheiten denkbar:
| Versicherung | Bezugsgröße |
| Betriebshaftpflichtversicherung | Umsatz |
| Betriebsunterbrechungsversicherung | Rohertrag/Gewinn |
| Transportversicherung | (transportbehafteter) Umsatz |
| Maschinenversicherung | historische Anschaffungs- / Herstellungskosten (AHK) "Maschinen und technische Anlagen" |
| Kfz-Versicherung | historische AHK "Pkw" |
| Sachversicherung | historische AHK "Sachanlagen" und "Betriebs- und Geschäftsausstattung" |
Mithilfe dieser Detailbetrachtung können punktuell Abweichungen diagnostiziert werden. Die Erstellung einer Tabellenkalkulationsvorlage, in die jährlich die Einzelbuchungen des Versicherungskontos eingefügt und dann automatisiert den wesentlichen Bezugsgrößen gegenübergestellt werden, kann die Verprobung dieser Aufwandsposition beschleunigen.
Keine unterjährige Verprobung
Aufgrund der abrechnungstechnischen Besonderheiten (Vorabprämien, Nachträge, Schlussabrechnungen) eignet sich der Versicherungsaufwand i. d. R. nicht für eine unterjährige Verprobung beispielsweise im Rahmen eines Quartals- oder Mona...
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