In vielen Unternehmen stellen die Personalaufwendungen einen betragsmäßig intensiven Kostenblock dar, der ebenfalls für Verprobungen geeignet ist. Da sich die Personalaufwendungen i. d. R. aus einer Vielzahl von Einzelbuchungen zusammensetzen, zielt eine effektive Verprobung auf die oberen Konsolidierungsebenen ab. Zur Ermittlung der Referenzgröße eignet sich beispielsweise das Lohnjournal.
Lohnjournal: Buchhaltungsjournal für einen Lohnabrechnungszeitraum
Das Lohnjournal führt als spezielles Buchhaltungsjournal für einen Lohnabrechnungszeitraum (Monat, Jahr) Abrechnungswerte detailliert für alle Mitarbeitern auf. Am Ende der Einzelauflistung werden die Abrechnungsbeträge über alle Mitarbeiter addiert und ergeben somit die Gesamtheit der Lohnabrechnungen.
Üblicherweise führt ein Lohnjournal folgende Spalten:
- Steuerbrutto
- (pauschale) Steuerabzüge
- Krankenversicherungsbrutto und -beiträge (Arbeitnehmer/Arbeitgeber)
- Rentenversicherungsbrutto und -beiträge (Arbeitnehmer/Arbeitgeber)
- Arbeitslosenversicherungsbrutto und -beiträge (Arbeitnehmer/Arbeitgeber)
- Pflegeversicherungsbrutto und -beiträge (Arbeitnehmer/Arbeitgeber)
- Umlagen (U1, U2, Insolvenz)
- Gesamtbrutto
- Nettobezüge/-abzüge
- Auszahlungsbetrag
Das Lohnjournal enthält alle Beträge, die über die Lohnabrechnung abgerechnet wurden. Mit entsprechenden Anpassungen kann grundsätzlich eine Verprobungsreferenz für die Aufwandsbuchungen in der Finanzbuchhaltung erstellt werden. Hierfür sind die Beträge aus dem Lohnjournal zu identifizieren, die Aufwand für das Unternehmen darstellen. Dies sind beispielsweise die Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung und Umlagen) und vornehmlich das Steuerbrutto. Ausgesondert werden müssen arbeitnehmerbezogene, nicht aufwandswirksame Beträge wie Steuerabzüge (Lohnsteuer, Kirchensteuer, Solidaritätszuschlag). Die Summe aller aufwandswirksamen Werte kann dann überschlagsmäßig mit den abrechnungsbezogenen Aufwandsbuchungen in der Finanzbuchhaltung verprobt werden.
Individuelle Auswertung erstellen
Sofern die Finanzbuchhaltungs-Software individuelle Auswertungen (z. B. Betriebswirtschaftliche Auswertungen oder Summen- und Saldenlisten) ermöglicht, kann gezielt für die Verprobung eine Auswertung erstellt werden, die alle abrechnungsrelevanten Aufwandskonten zusammenstellt und aufsummiert. Diese Auswertung kann dann mit einem modifizierten Lohnjournal verprobt werden. In diesem Zuge können beispielsweise auch (separat verbuchte) Sondereffekte (spezielle Gratifikationen, Sonderzahlungen), die die Verhältnisse aus dem Gleichgewicht bringen, ausgesondert werden.
Da Lohnjournale i. d. R. für verschiedene Zeiträume zur Verfügung stehen (Monatsjournal, Jahresjournal), kann die Verprobung neben der Durchführung zum Jahresabschluss grundsätzlich auch unterjährig vorgenommen werden.
Neben der Verprobung mit der Referenzgröße "Lohnjournal" sind auch andere Verprobungsmöglichkeiten der Personalkosten denkbar. Eine nutzbringende Anwendung ist von den individuellen Besonderheiten des jeweiligen Unternehmens abhängig. Folgende Verprobungsmöglichkeiten können grundsätzlich noch in Betracht kommen:
- Personalaufwand im Verhältnis zur Mitarbeiteranzahl
- Personalaufwand im Verhältnis zum Vollzeitäquivalent (VZÄ oder FTE)
- Sozialversicherungsaufwand im Verhältnis zu den Lohn- und Gehaltskosten
- monatliche Lohnkosten im Verhältnis zu den Arbeitstagen des Monats
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