Vermietungsunternehmen / 2.5 Ordnungsgemäße Rechnung oder Mietvertrag

Erbringt der Unternehmer seine Leistung an einen Nichtunternehmer, ist er nicht verpflichtet, dem Leistungsempfänger eine ordnungsgemäße Rechnung oder einen Mietvertrag auszustellen, der den Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG entspricht.

Praxis-Tipp

Rechnung an Nichtunternehmer nicht zwingend

Bei Vermietungsleistungen liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung auch keine "Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück" i. S. d. § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG vor, sodass gegenüber Nichtunternehmern keine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht.

Bei einer Vermietung an einen anderen Unternehmer oder an eine juristische Person ist der Vermieter als Unternehmer nach § 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 UStG nur dann zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet, wenn es sich um eine steuerpflichtige Leistung handelt. Führt der Unternehmer eine steuerfreie Vermietungsleistung an einen anderen Unternehmer aus, kann er mit einer Rechnung abrechnen, es besteht aber umsatzsteuerrechtlich keine Verpflichtung. In der Praxis wird jedoch die Abrechnung mit einem Abrechnungspapier schon aus Nachweisgründen erfolgen. Als ordnungsgemäße Rechnung kann auch der Mietvertrag angesehen werden, soweit alle Formvorschriften des § 14 UStG damit erfüllt werden. Bei einer steuerpflichtigen Vermietung sollte insbesondere der Mieter darauf achten, dass sein Mietvertrag alle notwendigen Bestandteile des § 14 Abs. 4 UStG enthält, da er ansonsten keinen Vorsteuerabzug aus der gezahlten Miete vornehmen kann.^[1] In der Rechnung oder dem Mietvertrag ist auch die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters sowie eine einmalige Rechnungsnummer (dies kann die Nummer der Mieteinheit mit einem entsprechenden Zusatz für den Mieter sein) mit aufzunehmen. Mittlerweile ist aber gerichtlich geklärt, dass bestimmte Nebenbedingungen einer Rechnung (z. B. die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers) auch mit Wirkung für die Vergangenheit ergänzt werden können.

Praxis-Tipp

Änderung der Mietkonditionen oder des Steuersatzes

Bei einer steuerpflichtigen Vermietung muss bei einer Änderung der Mietkonditionen daran gedacht werden, dem Mieter eine neue Dauerrechnung zu erteilen oder den Mietvertrag an die neuen Konditionen anzupassen. Dies gilt auch bei einer Änderung des Steuersatzes. So musste bei einer durch Option steuerpflichtigen Grundstücksvermietung für die zweite Hälfte 2020 wegen der temporären Absenkung des Steuersatzes darauf geachtet werden, eine Ergänzung des Mietvertrags oder eine geänderte Dauerrechnung auszustellen, da ansonsten die überhöht ausgewiesene Umsatzsteuer nach § 14c Abs. 1 UStG geschuldet wird, ohne dass der Mieter diesen überhöhten Betrag als Vorsteuer abziehen kann.

Hinweis

Vorbereitung auf eRechnung

Voraussichtlich ab 2025 (mit Übergangsregelungen) soll die Abrechnung bei Leistungen zwischen inländischen Unternehmern durch Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format verpflichtend werden. Dies betrifft dann auch die durch Option steuerpflichtige Grundstücksvermietung. Der Mietvertrag kann dann nicht mehr als Rechnung gelten, da dieser kaum in ein solches elektronische Format zu übertragen sein wird. Vermieter müssen sich damit darauf einrichten, eRechnungen zu erstellen. Grundsätzlich gilt dies für den Empfang von Rechnungen auch für jeden anderen Vermieter (sowohl bei steuerpflichtiger als auch bei steuerfreier Vermietung).

[1]

S. Rechnung.