Umwandlungsrecht in der Praxis / 7.2 Vorbereitungsphase

Vorbereitung notwendiger Beschlüsse

In der Vorbereitungsphase werden die Beschlüsse der Anteilsinhaber der an einer Umwandlung beteiligten Rechtsträger vorbereitet, d. h. es wird die rechtsgeschäftliche Grundlage der Umwandlung erstellt.

Bei den mit Vermögensübertragungen verbundenen Umwandlungen (Verschmelzung, Spaltung, Vermögensübertragung) ist von den Vertretungsorganen der beteiligten Rechtsträger der entsprechende Verschmelzungs- oder Spaltungsvertrag abzuschließen. Der Mindestinhalt ergibt sich aus § 5 UmwG (Verschmelzung) bzw. § 126 UmwG (Spaltung). Diese Verträge bedürfen der notariellen Beurkundung.

Bei der Spaltung zur Neugründung tritt an die Stelle des Spaltungsvertrags ein Spaltungsplan gemäß § 136 UmwG. Bei der Vermögensübertragung ist ein Übertragungsvertrag abzuschließen bzw. ein Übertragungsplan zu erstellen.

Beim Formwechsel, bei dem eine Vermögensübertragung nicht stattfindet, ist in der Vorbereitungsphase lediglich der erforderliche Entwurf eines Umwandlungsbeschlusses vorzubereiten. Der Inhalt dieses Beschlusses ergibt sich aus § 194 UmwG.

Informationspflichten

Neben der vorbereitenden Erstellung der rechtsgeschäftlichen Grundlagen einer Umwandlung müssen in der Vorbereitungsphase noch bestimmte Berichtspflichten gegenüber den Anteilseignern sowie gegenüber den Arbeitnehmern erfüllt werden.

Zu diesem Zweck müssen die Vertretungsorgane der beteiligten Rechtsträger einen schriftlichen Verschmelzungsbericht^[1], Spaltungsbericht^[2] bzw. Umwandlungsbericht^[3] beim Formwechsel erstellen. Diese Berichte dienen der umfassenden Information der Anteilseigner und somit als Grundlage für die erforderlichen Beschlüsse der Anteilseigner. Schwerpunkte der Berichterstattung sind die Erläuterung sowie die Begründung der Angemessenheit des Umtauschverhältnisses oder anderer Gegenleistungen.

Die Berichte sind nicht erforderlich, wenn alle Anteilseigner in notariell beurkundeter Form auf die Erstellung verzichten.^[4]

Die entsprechenden Umwandlungsverträge bzw. die Vertragsentwürfe müssen spätestens einen Monat vor dem Tage der jeweiligen Gesellschafterversammlungen dem zuständigen Betriebsrat (soweit ein solcher vorhanden ist) zur Information zugeleitet werden.^[5] In diesem Zusammenhang müssen auch die Folgen der Umwandlung für die Arbeitnehmer und ihre Vertretungen sowie die insoweit vorgesehenen Maßnahmen dargestellt werden. Zum Nachweis der rechtzeitigen Zuleitung sollte vom Betriebsrat eine entsprechende Empfangsbestätigung eingeholt werden.

Umwandlungsprüfung

Die jeweiligen Umwandlungsverträge bzw. -entwürfe der Vertretungsorgane sind grundsätzlich von einem unabhängigen Sachverständigen (Wirtschaftsprüfer bzw. vereidigter Buchprüfer) prüfen zu lassen, soweit dies im Umwandlungsgesetz vorgeschrieben ist.^[6]

Im Rahmen dieser Verschmelzungs- bzw. Spaltungsprüfung wird untersucht, ob das vorgeschlagene Umtauschverhältnis der Anteile sowie ggf. die Höhe einer baren Zuzahlung angemessen ist. Der Prüfer hat darüber in einem Prüfungsbericht Stellung zu nehmen.^[7]

Während bei Beteiligung von Aktiengesellschaften stets eine Prüfung verlangt wird, ist bei einer Umwandlung unter Beteiligung einer GmbH eine Prüfung nur vorzunehmen, wenn einer der Gesellschafter dies verlangt.^[8] Entsprechendes gilt bei der Beteiligung von Personenhandelsgesellschaften.^[9]

Eine Prüfung kann im Übrigen unterbleiben, wenn alle Anteilseigner auf die Prüfung verzichten.^[10] Die Verzichtserklärungen sind notariell zu beurkunden.

Schließlich entfällt eine Spaltungsprüfung mangels Anteilstausch gem. § 125 Satz 2 UmwG im Falle der Ausgliederung ebenso wie bei der Verschmelzung einer 100 %igen Tochtergesellschaft auf ihre Muttergesellschaft.^[11] Beim Formwechsel ist ebenfalls eine Prüfung gesetzlich nicht vorgesehen, da keine Vermögensübertragung stattfindet.

Soweit nach den gesetzlichen Vorschriften eine Prüfung vorzunehmen ist, kommen als Umwandlungsprüfer Wirtschaftsprüfer und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften in Betracht.^[12] Bei mittelgroßen GmbH sowie bei mittelgroßen und kleinen Rechtsträgern, deren Rechnungslegung keiner gesetzlichen Pflichtprüfung unterliegt, kann die Prüfung auch durch vereidigte Buchprüfer oder Buchprüfungsgesellschaften vorgenommen werden.

[1] § 8 UmwG.

[2] § 127 UmwG.

[3] § 192 UmwG.

[4] §§ 8 Abs. 3, 127, 192 Abs. 2 UmwG.

[5] § 5 Abs. 3, § 126 Abs. 3, § 194 Abs. 2 UmwG.

[6] § 9 UmwG.

[7] § 12 UmwG

[8] § 48 und § 125 UmwG.

[9] §§ 44, 125, 135 Abs. 1 UmwG.

[10] § 9 Abs. 3 und § 125 UmwG.

[11] § 9 Abs. 2 UmwG.

[12] § 11 Abs. 1 UmwG i. V. m. § 319 HGB.